kintoneって便利ですけど、スタンダードコースだと1ユーザー約1500円というコストがかかる。
活用すればオトクなkintoneですが、社員全員がkintoneを活用できる環境かと言われれば違う職場もあると思います。また、コスト面で全職員に導入することが出来ない。
社員全員がkintoneユーザーではなくても連携サービスを利用してkintone使えるようにしてみましょう！！
kintoneユーザーではない社員がkintoneにレコードを登録する
一部の職員がkintoneやクラウドサービスを導入している場合、途中までは紙ベースで種類申請を行う。
途中からPDFデータなどに変換し、kintoneやクラウドサービスで運用しているケースも多いのではないでしょうか?
PDFだけでは集計できないから手作業で入力
PDFデータでは、書類の中身は閲覧しない限り分かりません。
- 誰が申請した書類？
- 誰までが承認しているの？
- そもそも何を申請している？
結局補足的にPDFの中身の一部分をフィールドに入力して管理していませんか？私はしています。二度打ち面倒くさいです。でも、kintoneユーザーではない方からの申請書類だからPDFとかにする方が全てを入力するよりは楽だからな・・・
擬似的にkintoneにレコード登録は可能
kintoneの連携サービスを使えば、kintoneユーザーじゃなくてもkintoneにレコード登録できるサービスがあります。
例えば、こんな設定をすればどうでしょうか？
- 申請フォームをkViewerで選択する
- 入力はフォームブリッジを用いる
- 入力社の情報はkViewerルックアップ機能を活用する
- 申請された情報はkintoneプロセス管理で上司に承認依頼
この流れで行けば、複数のフォームをまとめたURL（kViewer）を伝えておけば、各自必要な申請フォームに入力するだけ。入力されたデータはkintoneにレコード登録される。
全職員がkintoneユーザーでなくても、kintoneを活用できるかもしれないな・・・
書類申請フォームをkintoneで作る
今回は流れの確認が出来ればいいので、アプリストアに出張申請アプリがあったのでこのテンプレートをほぼそのまま使っていきます。
フォームブリッジでもルックアップ
今回の目的は、kintoneユーザーではない社員が書類申請をした際にkintoneにレコード登録させること。
社員が申請するんだから、社員番号を入力することで
- 氏名
- 所属部署
- その他個人情報
を自動で入力させたい・・・ルックアップ！！
ということで、フォームの一番上に「社員番号ルックアップ」でフィールドを配置しました。
⇒kViewerルックアップの設定方法（kintoneapp BLOG様）
キンボウズは今回、
- 社員番号
- 氏名
- 部署名
がレコード登録されている社員名簿アプリをkViewerルックアップ設定のアプリに設定して、社員番号を入力するだけで氏名と部署名が自動で入力されるように設定しました。
作成したフォームのURL周知はどうする？
申請書類は出張申請書類だけではないと思います。
1つ1つフォームブリッジで作成したとして、それぞれURLをどう周知しようかな？
1つ1つブックマークしておくのは面倒くさいし、新しいフォームを作成した際の周知もメールとかだと面倒くさい・・・
フォームのURLをレコード登録してkViewerで公開
- 稟議書
- 事故報告書
- ヒヤリハット
- 飲み会補助金申請
- エトセトラ・・・
1つ1つフォームブリッジで作成したとして、それぞれURLをどう周知しようかな？
1つ1つブックマークしておくのは面倒くさいし、新しいフォームを作成した際の周知もメールとかだと面倒くさい・・・
フォームのURLをレコード登録してkViewerで公開
それぞれフォームブリッジで作成したフォームの公開URLをkintoneのリッチエディターフィールドを用いて、フォーム名に該当するURL（フォームブリッジで作成したURL）をリンクさせる。
そのアプリをkViewerで公開すれば・・・
こんな感じで、申請フォーム一覧を公開することが出来ます。設定次第では、周知したい情報を表示することも可能ですし、フォームブリッジ以外のURLを貼り付けて活用することも可能ですね。
社員以外からの入力や閲覧を制限したい
公開したkViewerのURLを知ることで、家からでも別の会社の社員でも申請できるというのは色々と困難を招きます。
フォームブリッジもkViewerも契約するコースによってはIP制限をかけることが出来ますので、社外からのアクセスを遮断することが出来ます。
まぁ、各種連携サービスと連携させるにはプレミアムコースの契約が必須なので、必然的にアクセス制限もできるんですけどね〜
申請までの流れを動画で見てみよう
全社員kintone化計画 まとめ
kViewerとフォームブリッジを足すと年額で30万円を超えます。
20ユーザーくらいでkintoneを運用し、kintone内のデータを一般公開しなかったり、Webフォーム的なものが必要なければ社員全員kintoneを契約するだけで事足ります。
ただ、数百人以上の社員がいるのであれば必要最低限のkintoneアカウントを契約し、連携サービスを活用することで
「疑似的社員全体kintone化」
ができるかもしれませんね〜
