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申請できないフォームやシートの弊害について

申請させてくれないフォームが多い

申請フォームはホームページからダウンロードください

Excelをダウンロードしてファイル開くと

  • 印刷範囲がズレていて、再設定が必要
  • 入力欄が明らかに入力する文字数に合っていない
  • 計算式とか設定が間違っている
bozu
クソフォームめ・・・これで何とか形になった。メール送信
キンボウズ
勝手にフォーム修正されたら困るんですよ。ダウンロードしたままのファイルで送付お願いします
bozu
特記事項の欄が小さすぎて、文字が入らないんですけど。フォントサイズ変えていいですか?
キンボウズ
欄にあった内容を入力して申請してください

そもそも、フォームダウンロードさせる必要があるのだろうか?オンライン申請フォームの設置はそんなに難しいでしょうか?

Webフォームの設置は、難しくない作業

ExcelとかPDFを貼り付けるより、フォームをホームページやQRコードで公開する方が簡単なケースもあります。データベースと連携させることで、申請情報の二度打ち作業がなくなるかもしれません。

フォームを設置しても、入力された内容を別のシートにコピーペーストしたり入力したりする作業は極力避けたいですよね。

WordPressなら、kintoneと連携することでデータベース化

WordPressで作成したホームページにフォームを設置しようと考えた場合、簡単に設置可能な方法の1つとしてプラグイン活用。

Contact Form7を利用している方も多いのではないでしょうか?

CotanctForm7で作成したフォームに入力された情報を、サイボウズのkintoneに作成したアプリへ情報を蓄積させることが可能な、Wordpressプラグインが公開されています。

wordpress kintone 問い合わせ自動連携プラグイン

kintoneに情報を蓄積させるメリットとして、入力された情報を複数名で共有することができる。例えば、問い合わせであれば気づいた職員が対応することで対応速度は上がります、進捗状況も許攸可能となります。

ホームページがなくても、入力された情報は蓄積可能

ホームページをWordpressで作成していなくても、ホームページ自体を持っていなくても、Webフォームは作成可能です。

bozu
ホームページがないと、周知する際不便です。メールとかQRコードでフォームアクセスしてもらうなど工夫が必要ですね

トヨクモのフォームブリッジとか、ノベルワークスのChobiit for kintoneとか、外部フォームに入力された情報をkintoneに登録するってkintone連携サービスはいくつもあります。

【従量課金制のkintone(キントーン)連携サービス】Chobiit for kintoneは外部公開外部入力

bozu
蓄積させるだけと考えたら割高な気がする

キンボウズ
確かに、月数件しか申し込みがないのであれば勿体ないかもしれない。ただ、kintoneはそもそも申し込みを受け付ける専用ソフトではないので、どんなことができるか調べてみてもいいかも

申請方法が難しいなら、申請される側も負担が大きい

申請方法が分からないとか、ダウンロードした申請フォームに不備があるとか、こういった場合お問い合わせが入りますよね?

電話が鳴り、メールが届くでしょう。

その対応に手が取られてしまうのって、改善したくなりませんか?

前からこの方法だからって、申請困難なフォームを公開していることは何かしら対応すべき案件だと思います。申請する側だけでなく、申請される側のことも考えて欲しいなと思う時が多々あります。

bozu
この申請方法だと、申請を受け付けている人の処理大変だろうな〜

GoogleフォームやHubSpotなど、他にも便利なサービスはたくさんある中で

bozu
いつまで崩れたフォームをダウンロードさせるんですか?

シェアしてくれると嬉しいです!!!
ABOUT US
Koichi Takimurakinbozu株式会社 代表取締役
【経歴】
体育大学→医療介護→起業
サイボウズ公認kintoneエバンジェリスト
【興味のあること】
筋トレ/業務改善/動画撮影/キャンプ
3児のパパで、基本在宅勤務

業務改善支援相談など、1時間相談無料