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キントーンで、定時に日報を生成して保存する

毎日情報を入力している。それをまとめて日報として報告している。

個人的には日報なんてkintoneがあれば不要だと思っているんですが、紙で保存しておく必要がある日報もあります。あと、職員全員にkintoneユーザーアカウントを付与していない場合、何かしら情報をまとめて共有する必要があります。

1レコードに1情報。今回は医療現場や介護施設で利用する日報を自動で出力してみようと思います。

【定時日報&PDF出力】自動化をkintoneとCustomineで設定してみる

kintoneアプリは、利用者管理アプリと日報アプリ

1レコード1利用者情報を登録するアプリを作成しておきます。その情報を1レコード1日でまとめるアプリ合計2つのアプリを作っておきます。

利用者情報kintoneアプリ
日報kintoneアプリ

日々新しいレコードを生成。その情報を元に、毎日定時になったら集計を別アプリに登録。

日報アプリには、当日入所している入所者数と、ユニット別の入所者数。今日以降で入所予定、退所予定の一覧。ついでにその情報をPDFに出力して自動保存するために、添付ファイルフィールドをkintoneアプリフォームに配置しておきます。

次に、kintone連携サービスCustomineを設定します。Customineで定時集計と、日報PDFの自動出力を設定します。

日報の定時生成をCustomineで設定する

  • 日報に必要な情報を収集する
  • 日報レコードに収集した情報をセットする
  • セットされた情報をPDFに出力する

流れとしては上記イメージで設定しました。

日報に必要な情報をカスタマインで収集する

今回は、Customineの定期実行タスクを利用します。処理にかかった時間でスロットを消費します。利用するには最低1スロット消費し、1スロット処理時間60分まで利用可能です。

通常のCustomineカスタマイズと違う点がいくつもあります。スタートの時点で違います。まず利用したいアプリには、kintone接続設定を行うってやることを設定しておく必要があります。

順番は色々と変更できますので、あくまで参考程度でお考えください。

クエリで条件を指定してレコードを取得するで、今日以降の入所日退所日に該当するレコード情報を取得します。

クエリってなんだか難しそうですよね。でも大丈夫です。kintone一覧画面でクエリに指定したい絞り込みを設定して反映した画面で、GoogleChrome設定→その他のツール→デペロッパーツールと進めます。開いた画面に、kintone.app.getQuery()と入力して実行すると、開いているkintoneの一覧画面に適用されている絞り込みに対応したクエリが表示されます。

入所予定や退所予定以外に、現在入所中のレコード情報も取得しておきます。レコード行数をカウントするで、入所中の利用者数を集計することが可能です。

77で入所中の情報を取得しているので、レコード中の条件に合う行数をカウントするで、各ユニットの入所者数もカウントしておきます。

  • 入所予定者
  • 退所予定者
  • 入所者数
  • ユニット別入所者数

上記の情報を持った状態となりました。次に、取得した情報をkintoneにセットしていきます。

日報レコードに収集した情報をセットする

データセットもいろいろな方法があります。Customineに答えはないんですね・・・

やらないといけないことは

  • 本日の日付が入ったレコードを生成する
  • 入所予定者と退所予定者の情報をテーブルにセットする
  • 集計した数値を数値フィールドのセットする

レコード追加するで、本日の日付が入ったレコード追加することができます。今回は、テーブルデータをセットしたレコードを追加するで、当日の日付も集計値もテーブルデータもセットしたレコードを追加します。

ミスしやすい点として、テーブルにセットする値の設定です。
テーブルにセットする場合、そのレコードが対象なのかやることで設定しています。なので、マッピングで挿入するのは=〇〇みたいな感じのフィールド情報に基本なります。

他のアクションの結果で設定すると同じ情報を繰り返しテーブルにセットされちゃったりするので、うまく設定できない時は思い出していただければ〜

テーブルデータをセットしたレコードを追加するでセットできるテーブルは1つだけなので、生成したレコード情報を取得して、取得したレコードにセットできていないテーブル情報を追加しておきます。

これで、実行する時刻を設定すればOKです。定時に情報を集めてレコード新規作成してくれます。便利です。よく利用します。

今回は、この情報をそのままPDFやExcelに出力して保存しておきます。

セットされた情報をPDFに出力する

Customineの帳票出力は、アプリに保存したテンプレートを指定して、指定されたレコードの添付ファイルを元にPDFやExcelを出力します。なので、テンプレートを保存しているアプリとkintone接続設定を行います。

接続したら、キーを指定してレコードを取得するで出力したいテンプレートが保存されているレコード情報を取得します。取得した情報をPDFやExcel出力設定。

出力しただけでは意味がない。通常のCustomineではPDFを出力するでダウンロードするのか、添付ファイルに保存するのか設定できます。JobRunner版のPDFに出力するではその設定項目はないです。なので、フィールドに値をセットするでPDFデータを添付ファイルフィールドにセットします。

この設定で、定期的な帳票生成。日報が月報などに必要な情報を自動集計しPDFなど自動出力できれば、かなりの業務負担軽減に繋がると思います。今回利用したkintoneやCustomineは他にもできることはたくさんありますので、是非一度お試しください!!

【定時日報&PDF出力】自動化をkintoneとCustomineで設定してみる

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ABOUT US
Koichi Takimurakinbozu株式会社 代表取締役
【経歴】
体育大学→医療介護→起業
サイボウズ公認kintoneエバンジェリスト
【興味のあること】
筋トレ/業務改善/動画撮影/キャンプ
3児のパパで、基本在宅勤務

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