データコレクトで毎日集計結果をkintone自動記録

日報や在庫管理など、kintoneで記録をつけていく

それらを集計して、定期レポートさせて経過を観察していました

定期レポート?
定期レポートは、アプリのデータを定期的に集計し、集計結果を記録する機能です。

  • 1時間ごと
  • 毎日
  • 毎週
  • 毎月
  • 毎四半期
  • 毎年

って集計経過を記録できる機能

ただ

bozu
過去30回分までしか集計結果は保持されず、それ以前は破棄される

特に稼働や在庫状況は毎日記録として残しておきたい!!(会議資料作る時便利だしね)

過去30回じゃ意味がないし、アプリ間の集計レポートではないしと落胆する日々を送っていました

そこに救世主が!!

データコレクト登場したけど

トヨクモデータコレクトが出た時ワクワクしました

トヨクモデータコレクトを試してみた

データコレクト(トヨクモ)を使って法人全体の現状把握

集計がアプリ間で出来ちゃうんですよね

A会社とB会社それぞれ在庫管理しているが、🆎両方の在庫管理を1つのアプリ確認できる

bozu
(kintone見ながら)Aは在庫が250でBは在庫が100で合計350だから、そろそろ発注しようかな

まぁAとBだけならスペースのお知らせにでもアプリ貼り付けて確認すればいいでしょうが、10会社が法人にあり、100種類の在庫管理となればどうでしょう?

管理ソフト入れますよね・・・もしくは常に管理する人を常駐させる?

kintoneとデータコレクトなら・・・え!?

新規レコードをデータコレクトは自動作成できない?

複数のアプリの情報を集計できたとしても、新規レコードが追加されなければ永遠に同じレコードに情報を更新していく感じ?

ちょいとトヨクモに問合せすると

「YES.シンキデレコードツイカキノウハナイネ」

bozu
在庫管理だとリアルタイムや定期的に更新されることで、状況把握できるからいいけどさ。仕事で使う稼働!!稼働については実績値として毎日の情報を残しておきたいわけだ!
毎日更新されたらアプリアクション使ってコピーすればいいのかね?嫌だ!!何か嫌だ!!

自動で記録しておくれよ・・・仕方ない、考えてみるか

譲れない線

  • 集計記録は自動化させたい(ワンクリックもしたくない)
  • あとで情報修正したい(土日祝休んでいる時処理できないこともあるやん)
  • 10年くらい保守運用いらん感じが良い(更新はするけど、記録のために色々したくない)

 

まぁブログに書いてるんだから解決はしてるのです

毎日集計結果を新規レコード風にして記録させる方法

さて、では自動的に集計結果を記録させていきましょう

事前に集計用のアプリは作っておきましょう

トヨクモデータコレクトを試してみた

データコレクト(トヨクモ)を使って法人全体の現状把握

○年分の日付情報をファイル読み込ませておく

とりあえず50年分くらいの日付情報をアプリに読み込ませました

これで、日付しか入っていない(初期値とか設定してたら別ですが)レコードが2万くらい作成されました

日付=当日で絞り込んだ一覧を作っておく

データコレクトには一覧で絞り込んだ条件をワンクリックでクリップボードにコピーしてくれる機能があるんです

ということで、日付=当日と絞り込んだ一覧を作ります

一覧を作成できたら絞り込み条件をコピーボタンを押しておきます

このボタンはデータコレクトのjavascriptをkintoneアプリにアップロードすると出現します

次にデータコレクトをちょっとだけ設定します

フィールド式を設定する側の時間指定更新を触る

複数のアプリ情報を集約するアプリの時間指定更新設定をしていきます

更新間隔は毎日を設定(これは用途によって変更してください)

時間も用途によって設定ですが、23時には集計元のアプリを触る人達も仕事終えて帰っているだろうということで23時に設定

更新対象を絞り込み条件で指定(最大1,000件まで)にチェックを入れて、先ほどkintoneアプリ側で絞り込み条件をコピーボタンを押してクリップボードにコピーされた情報を貼り付けます

これで終わりです!!

どういうことか解説しますね

解説すると・・・

毎日23時に日付が当日のレコードに、データコレクトされた情報が入る

絞り込まれているのは当日のレコードで、更新対象を当日の記録としてターゲットオンしてる

最初に50年分ぐらいレコードは作成しているから、まぁ定年退職するまではもう放置プレー(修正するけどさ・・・)

bozu
データコレクトが新規レコード作ってくれないから諦めるのではなく、先に入れ物(レコード)を作って、そこに誘導させれば良かったんやね・・・

ってことで、職場でもデータコレクトを導入することができました

例えば医療介護で何ができるの?

日々施設の入所者や病院の入院患者、待機者をkintoneで管理するとしましょう。何人入院しているか、何人入所しているか、待機者は何人?こんな情報が毎日記録されます

その記録を使ってグラフやクロス集計とかできるんですね

bozu
会議で使う稼働実績資料が秒でできるぜ!!
bozu
まぁ、データコレクトの前に集計元や集約アプリを作ったり、細かなデータコレクトの設定が大変ですけどね 笑

大変そうだけど、ここに書いてることやってちょ〜だい、データコレクト売ってちょ〜だいって場合はいつでもご相談くださいませ(無料じゃないぜ 笑)

雑な営業・・・笑

でもまぁ、これで本当に仕事は楽になりそうです♪

シェアどうぞ宜しくお願い致します