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電子帳簿保存法とkintoneについて

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2022年1月から、電子帳簿保存法の改正されます。改正内容の要点としては以下の通りです

  • 税務署長の事前承認が不要になる
  • タイムスタンプの受領者署名不要、付与期限最長2ヶ月
  • スキャナー保存時、原紙保存不要
  • 検索機能確保要件が緩和
  • 罰則の強化

電子帳簿保存法関係 国税局

2022年1月に施行する電子帳簿保存法でしたが、2年の猶予期間を設けられました。

ただ、いずれは対応しないといけない問題。サイボウズのkintoneで対応できるのか?と聞かれることがあります。私その道のプロではないのですが、kintone単体での対応は色々と課題もありますので、別のサービスを組み合わせるか、そもそもkintoneでなくてもいいのでは?という考え方です。

 

kintoneとタイムスタンプ

kintoneタイムスタンプと検索しても、タイムスタンプ機能があるって内容はヒットしません。代わりにいくつかの「kintone連携サービス」がヒットします。つまり、kintoneは明確にタイムスタンプの機能が備わっているよ言っていません。

kintoneにタイムスタンプ機能をつけた状態で、データを保存したい場合は連携サービスを利用することになりそうですが、電子帳簿保存法では必ずしもタイムスタンプも付与しないといけない訳ではないようです。

電子取引の場合、契約書などを発行して相手に送る。データにそのままタイムスタンプを付せば良いと想定されているため、「すぐに付す」 運用となります。kintoneは電子契約サービスと連携することができます。

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問題はスキャナー保存です。保存したデータにタイムスタンプを必ずつけないといけない訳ではない理由と、それを可能にするルールが国税局の資料に記載されていました。

問 30 訂正削除履歴の残る(あるいは訂正削除できない)システムに保存すれば、タイムス
タンプの付与要件に代えることができるでしょうか。

【回答】 そのシステムに入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えていれば、タ イムスタンプの付与要件に代えることができます。

【解説】 国税関係書類についてスキャナ保存する場合には、その国税関係書類に係る記録事項にタ イムスタンプを付与することが要件として規定されており(規2⑥二ロ)、当該保存義務者が 訂正削除履歴の残る又は訂正削除できないシステムに保存する方法により規則第2条第6項 第1号の入力期限内に当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することがで きる場合には、その確認をもって当該タイムスタンプの付与要件に代えることができること とされています。 この訂正削除履歴の残る(あるいは訂正削除ができない)システムでタイムスタンプ付与 の代替要件を満たすためには、タイムスタンプが果たす機能である、ある時点以降変更を行 っていないことの証明が必要となり、保存義務者が合理的な方法でこの期間制限内に入力し たことを証明する必要があると考えられます。 その方法として、取扱通達4-28 では例えば、SaaS型のクラウドサービスが稼働する サーバ(自社システムによる時刻の改ざん可能性を排除したシステム)がNTPサーバ(ネ ットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ)と同期しており、かつ、スキャナデータ が保存された時刻の記録及びその時刻が変更されていないことを確認できるなど、客観的に そのデータ保存の正確性を担保することができる場合が明示されています。

解説は長いですが、最後の部分ですね。

SaaS型のクラウドサービスが稼働する サーバ(自社システムによる時刻の改ざん可能性を排除したシステム)がNTPサーバ(ネ ットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ)と同期しており、かつ、スキャナデータ が保存された時刻の記録及びその時刻が変更されていないことを確認できるなど、客観的に そのデータ保存の正確性を担保することができる場合が明示されています。

NTPについて、総務省版cybozu.comセキュリティチェックシートの記載では

32 時刻同期への対応の有無と、「有り」の場合は時刻同期方法

有り NTP を利用して、オペレーティングシステム、ネットワーク機器等、正確な時刻源と時刻同期を実施

保存の記録や変更履歴については、kintoneの変更履歴や作成時間などを活用することができると思います。思いますが、電子取引では連携サービスを利用することになります。電子契約サービスを利用するのであれば、そのサービスにはタイムスタンプを用いた保存サービスもあるはずです。

なので、私はkintone単体で電子帳簿保存法に対応するのではなく、電子契約や会計ソフトを使うか連携させる方が楽だと思っています。

kintone容量問題

kintoneは1ユーザー5GBってルールなので、10ユーザー契約すれば50GBまで利用できます。そう言うと、そんなに保存できるなら大丈夫!!と思うかもしれません。

帳簿書類の保存期間は7年間です。総勘定元帳や仕訳帳、現金出納帳などの帳簿、貸借対照表や損益計算書などの書類は、申告書の提出期限の翌日から7年間保存することが義務付けられています。

あと、kintoneって添付ファイルだけが容量としてカウントされる訳ではないです。文字列の情報も変更履歴もログも容量の一部です。さらに言えば、電子帳簿関係以外のアプリも作ると思います。そう考えていくと容量問題について検討する必要があります。(7年間は消せないですからね)

僕が利用しているfreeeの容量
「ファイルボックス」は、freee会計で利用できるファイル管理機能です。

有料プランでは、1ヶ月あたり合計10GBまでファイルのアップロードが可能となります(※ スタータープランは月5枚まで)。

僕は会計や人事まわり(人事って自分だけだけど)freeeを利用しています。電子契約はAdobeSign

kintoneに一本化することもできるだろうけど、よほどの知識と経験がない限りは専用のツールを使って、kintoneで集計やグラフ化って分けて考えた方が・・・

kintoneでなんでもできるイメージはあります。汎用型ですが、特化型ではない。特化したサービスと比較するものでもなく、特化したサービスと連携させることでより汎用型の強みが活かせると思っています。