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オンライン学会の開催方法 kintone(キントーン)活用

新型コロナウイルスの影響でイベントが中止や延期になっています

学会や研修も同様で、延期やリモート開催が増えています

ライブ配信で対応できるなら得意な人はたくさんいますから依頼すればいいと思います

ROLAND VR-4HDを使ってライブ配信やってみた(機器接続編)

bozu
数百演題応募がある場合、全てをライブ配信していたら結局現地集合なので意味がない・・・

さてどうしたものか・・・

従来型学会の課題は現地に行く必要がある

ホテルや施設を貸し切って開催するオフライン学会が僕は大好きです

しかし、現状色々な課題があってオフライン学会の開催が困難になっています

  • 3密となる可能性が高い
  • 参加者数の減少(現地での参加承認がでない)
  • 現地に人が来ないのであれば、協賛広告が減る可能性
  • 開催費用の確保が困難となる

どれも難しい問題ですね

オンライン学会だからといって、これらの課題全て解決できるわけではない

広告とかも、サイトに表示されるようにすれば広告費用として請求できるかもしれないですが、ネット広告<ブース代 でしょうから収入は減る・・・

でも、新型コロナウイルス対策の一貫としてオンライン学会はこれからどんどん増えてくると考えます

オンライン学会・・・妄想してみました!!

まずは動画をチェックしてみてください!!

動画説明 kintoneを活用した学会妄想

【オンライン学会開催方法】をkintone(キントーン)×Vimeoで開催方法 DIYオンライン学会、研修

自宅オンライン開催学会のイメージ

今回利用したサービスをまとめてみると

  • kintone
  • フォームブリッジ
  • kViewer
  • vimeo

あったら便利

  • クラウドストレージ
  • kMailer or メールワイズ 

ざっくりと流れを説明していきます

0,周知はホームページでも作ればいいか

まず開催情報はドメイン取得してホームページ作成してもいいですし、kViewerのダッシュボードやテンプレートを使って、サイト作ってしまってもいいかもしれないですね

kViewerデザインテンプレート

1,演題登録はフォームブリッジ

まずは演題登録を受付!!
(事前参加も基本は同じ方法でOK)

kintoneアプリ学会演題登録kintoneアプリフォーム
フォームブリッジ学会演題登録をフォームブリッジ で

フォームブリッジを使って申込フォームを公開

申込情報はkintoneに蓄積されていくので、管理が楽ですね!!

文字数
演題登録によくある文字数制限ですが、kintone標準機能ではできませんが、方法としてはあるんです

2,編集や査読はkViewerを活用

登録はしたが、後から編集したいってあるあるですよね?

登録したからもう修正は不可能ってのは辛いです

フォームブリッジとkViewerを連携させることで

  1. 演題をフォームブリッジで登録
  2. kViewerと連携させることで、Myページのリンクを自動返信メールで送付
  3. Myページで情報を確認(kViewer)
  4. 編集ボタンを押せば再編集可能(フォームブリッジ)
kViewerで応募演題を確認可能

編集できる期間とかも設定できる(公開期間の設定)

査読に関しても、kViewerでもゲストアカウントでもいいので、わざわざ紙で郵送しなくても確認してもらう方法はあります

bozu
可能な限りコンパクトに!!

3,動画や発表資料提出の方法は色々ある

査読OKであれば、kintoneに登録しているメールアドレスを使って

  • kMailer
  • メールワイズ

とかを活用して

「あなた査読Okだから動画いついつまで送ってね」

ってメールを一斉送信すればいいだけです

フォームブリッジで動画も送ることができればいいんですが、1ファイル10MBまでって制約があったので、クラウドストレージ活用すればいいでしょう(好きなの選んで)

4,vimeoで動画資料のリンク作成

動画を送ってもらってから少し事務作業が必要となります

動画を公開する必要があります

誰でも視聴可能であればYouTube?でも、学会ですから参加費用が発生しているはず

視聴を限定するには・・・YouTubeはでもリンクを知らないと試聴できないって制限はかけられます

bozu
パスワードかけたり、特定のドメインからしか閲覧できない(貼り付けて対応)とかもできるvimeoが便利かな?

無料〜7,500円/月

一番高いプランを2ヶ月使っても15,000円で動画を公開できるので便利だと思います

個々の動画にリンクを作成することができるので、リンク情報をkintoneに登録しておきます

5,kViewerで限られた人が視聴し、検索も可能

kViewerはページに対してパスワードをかけることが可能です

つまり〇〇学会 演題専用サイトってのが構築可能なんですね

学会見取り図もkintoneとkViewerで作成可能

サイドに会場選択可能なリンクを設置することも可能です

会場番号でも、演題種別(医師とか地域包括とか)でも設定次第ですね

実際の動きとかは動画を確認してくださいませ

【オンライン学会開催方法】をkintone(キントーン)×Vimeoで開催方法 DIYオンライン学会、研修

費用はどれくらいかかる?

半年間各サービスを契約すると想定します(途中で契約してもいいけど)分かりやすく全て半年(6ヶ月)

30日お試し期間を終えてから半年としますので、サービスによっては7ヶ月!!

サービス名単価金額
kintone
(スタンダード)
10ユーザー1,50015,000
kViewer
(プレミアム)
1ドメイン契約15,00015,000
フォームブリッジ
(プレミアム)
1ドメイン契約14,00014,000
kMailer
(スタンダード)
1ドメイン契約15,00015,000
Vimeo
(Business)
15,0005,000
データ便
(ビジネスプラン500)
10ユーザー5005,000
1ヶ月69,000
6ヶ月414,000

※全て税抜

bozu
ざっくりこんな感じか・・・
Vimeoは5TB超えるならもう1つ契約すればいいだろうし、データ便は受け取り機能使いたいので500円プラン

半年ずっと契約しても約40万(全て設定できる人間がいればの話で、外注すると措置の費用がかかる

キンボウズ
でもまぁ、年間80万程度で複数の学会や研修で使えると考えたら・・・ありですな

発表資料にかけるコストはピンキリ

発表資料にかけるコストについてはどうでしょう?

パワーポイントの画面録画機能や、Zoomの録画機能も使えます

ガチの配信セットで撮影して、編集してってことも可能ですからピンキリですね

院内研修や事例発表会でも勿論使える

学会だけでなく、院内研修や事例発表会でも使えます
(社内や院内なら不要なサービスもあるし年間約40万くらいか・・・)

サービス名単価金額
kintone
(スタンダード)
10ユーザー1,50015,000
kViewer
(プレミアム)
1ドメイン契約15,00015,000
Vimeo
(Business)
15,0005,000
1ヶ月35,000
1年 420,000
bozu
集まれるようになるまで待っていても今後どうなるか分かりませんし、やれることやっていきましょ!!