空いてる時間に予定を入れてもらう? Dr.Worksでオンライン日程調整

自分の空いている予定を見てもらい、空いてるとこにミーティング予約入れて欲しくないですか?

bozu
お世話になっています。〇〇の件、その後いかがでしょうか?
キンボウズ
お世話になっております。少し問題が発生しましてご相談させていただきたいとご連絡しようと思っていました。来週以降で1度オンラインミーティングさせていただけませんでしょうか?
bozu
承知しました。それでは、

  • 8月10日14-16
  • 8月11日10-12
  • 8月12日10-15 16-17

上記の日時でご調整可能でしょうか?

キンボウズ
すいません。いただいた日時は全て予定が埋まっていまして。では、この・・・

bozu
全然日程調整ができない!!

会って調整できればいいのですが、最近はオンライン上でのやりとりが多くなっています。電話だとこのやり取りの前に繋がる繋がらないという問題が発生してきます。

30分ミーティング調整のために、何度もやり取りしたくない。よく連絡する人であれば、slackやChatWorkなどチャットツールを使えば早く日程調整できる場合もあります。初めて連絡するお客さんなどだと、基本メールからスタートすること多くないですか?

オンラインで日程調整業務をもっと簡単にしたい!!

最近利用しているDr.Worksを使えば

  1. 自分の空いている予定を確認できるURL生成
  2. 専用ページで空いている予定から選択
  3. 選択された時間帯のオンラインミーティングURLを生成

この流れを1つのツールで実現(無料で利用できる範囲も広い)できるので、ご紹介します!!

Dr.Worksの使い方

予めGoogleカレンダーやZoomと連携しておきます。

  • Googleカレンダー
  • Zoom
  • Zapier
  • Teams
  • GoogleAnalytics(有償版)

Googleカレンダーと連携しておくこと、Dr.Worksで自分の予定が確認できます。Googleカレンダー側で複数のカレンダーを連携させている人もいると思いますが、連携中のカレンダーも反映可能です(複数のGoogleアカウントを登録ではなく、登録できるのはアカウント自体は1つだと思います)

ドクターワークス Google予定反映画面

自分で空き時間を指定して調整する場合(一回限りの調整)

まず、複数候補となる予定を決めて相手に選んでもらうスタイル。よくある日程調整スタイルですね。

相手に自分の予定を送る場合、自分の予定を確認できる

一回限りの調整をクリックして、自分の予定を画面で見ながら、この予定であれば調整できるかなって日時を指定(複数可能)します。

ドクターワークス 候補日時設定画面

指定すると、自動でメール内容を生成してくれます。そこに専用のURLも貼り付けられているので、受け取る側はリンクから調整ページに入って日時を確認してもらいます。

ドクターワークス 予定調整依頼テキスト

受け取る側は、空いている予定を選択するだけ

送られてきたURLから先方が選択した予定を確認してスケジュールを登録します。

ドクターワークス 受け取った予定を確認

30分ミーティングだから、30分枠をたくさん作るって必要はなく。

bozu
10時から14時まで空いてるから、この時間帯で30分枠を選んでください

ミーティング可能な日時を選択したら、自身の情報を入力して確定させませす。

ドクターワークス日時を確定する画面

今回はZoomにしていますが、Zoomが利用できない会社も結構あります(セキュリティ上〇〇しか利用できないんですって言われること多い)

送信する側の設定で、複数のオンラインミーティングツールなど設定しておくことが可能です。訪問や電話も項目にありますね。

ドクターワークス 調整種類が多い

確定した情報はメールでお知らせしてくれます。Googleカレンダーと連携していれば、Googleカレンダーに予定が自動的に入ります。Dr.Wokrs側でもミーティング一覧が確認可能です。

ドクターワークス調整後一覧
bozu
この方法は便利だけど、選択して相手に送った予定がNGだった場合。再度調整して送る手間があります。
キンボウズ
Dr.Wokrsには「俺の予定で空いてること好きに予定いれておくれ」って機能も存在します

自分の空いている予定を公開して、好きに選択してもらう方法(受付URL)

受付URLをクリックして、新規作成から受付内容を作成します。

複数条件に合わせた受付URLが生成可能

  • タイトル(お打ち合わせとか、1on1とか)
  • 会議方法(ZoomとかTeamsとか)
  • 共有リンク(リンクの一部を変更可能)
  • ミーティング時間
  • 前後の空き時間

その他にも、調整可能な時間(例えば2日後以降とか)など細かく設定可能です。

個人的にはミーティング前後の空き時間が設定できる機能が良い。14時から15時の予定が入っているから15時に予定入れとこってなると、前のミーティングが長引いたら大変。30分程余裕を持たせておきたいです。

ドクターワークス 受付編集画面

受付URLを作成したら、そのURLを相手に送るだけ。

ドクターワークス選択可能画面

相手は、予定の入っていない空白時間を確認して、予定を選択するだけ。選択した後は一回限りの調整と流れは同じです。

bozu
この方法なら来週が無理なら再来週の予定を見て検討すればいい
キンボウズ
直近1週間の予定だけ公開した受付URLを生成したり、120分の研修受付URLを生成するなど用途に合わせたURL生成が可能ですね

Dr.Wokrsは1対1で利用するのであれば、フリープランで十分過ぎる機能が利用可能です。

  • 複数人で調整したい
  • Webに埋め込みたい
  • 自社のロゴを使いたい

って場合は利用するボリュームで費用が変わってくるみたいです。

日程調整業務に疲れている方!!
一度Dr.Woks使ってみませんか?

2021年8月20日 Dr.Works紹介セミナー

シェアどうぞ宜しくお願い致します