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kintone×医療介護

kintoneをデイサービスで業務改善に活用する方法

デイサービスで登録者や申込み数を管理する際、

  • 利用中
  • 利用中断中
  • 待機者
  • 問い合わせのみ
  • 利用終了

こういった情報をエクセルで管理したい場合

現状という項目を作って、ドロップダウンで見たい項目を抽出していけば良いかもしれません。しかし、どんどんデータが増えていくことで、エクセルシートの動作が重くなっていく気がします。

データを軽くしたいと考えて、利用終了された方のデータから削除するとしましょう。

終了したけども、状況が変わって再度利用が再開する時があります。個人情報は削除するとして、事業所の実績としていくつかのデータを残しておきたいケースもあるでしょう。

エクセルだけでの登録者管理は結構面倒くさくないですか？

情報を入力するだけではなく、関数を使って曜日ごとの登録者管理も欲しいですし、要介護度の管理もしたですよね？どんどんエクセルにデータを入れて、関数を組み込んでいくと超オリジナルカスタマイズシートが完成します。相談員の異動や新しい職員さんや引継ぎの時にオリジナルカスタマイズエクセルの説明に困ったことありませんか？

kinbozu
このエクセルシートで申し込み管理してね
bozu
このエクセルシート関数がごちゃごちゃしていて、覚えるまで時間掛かりそう

kintone管理ならば、エクセルを引き継ぐよりももっとスマートに業務を渡すことができる気がします。

このページでは、kintone(キントーン)を利用してデイサービスの業務改善例をいくつか提案してみました

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YouTube
【デイサービス問い合わせ管理アプリ】居宅包括からの問い合わせをkintoneで管理してみる

kintoneデイサービスアプリイメージ

まず、以下の内容でアプリを作成します。
kintoneデイサービスフィールドイメージ
  • 問い合わせ日・・・日付
  • 状況・・・ドロップダウン
  • 要介護・・・ドロップダウン
  • 利用者名・・・文字列（1行）
  • 生年月日・・・日付or文字列(1行）
  • 居宅事業所・・・ドロップダウン
  • CMG・・・文字列（1行）
  • 曜日・・・チェックボックス
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kintoneでデイサービスの利用者と中断者を分けて表示する

デイサービスへの登録者が多くなればなるほど、管理が大変になってきます。

担当ケアマネ
〇〇さん肺炎で入院になったので、一旦利用中断です。退院したらまたお願いしますね

と言われたときに、エクセルで管理しているので

  1. エクセルのデータを直して
  2. お便りの印刷を止めて
  3. 職員に周知して
  4. 送迎リストから削除して・・・

複数回同じような事務作業については、出来るだけ少ない工程で終わらせたいですよね？

更に、電話受けながらスマートに事務処理が出来れば最高です

ということで、条件を付けて、条件にあった人だけをkintoneの画面に表示する方法をご紹介します。

今利用している人だけをkintoneの画面で表示する

申込みがあるが、利用に至っていない方だけを表示

状況ドロップダウン

利用中の方と中断中の方を分けて画面表示する為には、状況（ドロップダウン）に分類したい項目を作成することから始めます。

bozu
ほぼこれで終わりなんですけどね　笑

後は一覧タブから、利用中と中断中など表示項目を複数作成し、絞り込みで状況を選択。表示させたい項目にチェックを入れてアプリ更新すればOKです

曜日ごとの登録者数を管理

曜日ごとにどの程度登録者がいるのか。通所系に関しても定員という概念があります。1日の利用を30名定員と申請しているデイサービスに、1日の利用者を50人登録してしまうと定員超過で大きな問題となります。

相談員は、利用者さんや家族の相談を受けたり、ケアマネジャーと各種調整業務を担っています。

相談員がどの曜日が空いているか理解していても、営業や担当者会議で外に出ている時、新規の問い合わせがあった時、誰もどの曜日が空いているか答えられない。これは、折角の新規利用者を逃してしまう可能性があります。

bozu
定員超過したらどんな問題が起きるのか？

30名定員の通所介護事業所に、30名を超える利用登録をしてしまうと、定員オーバーとなり減算対象になる可能性があります。悪質であれば介護サービスの指定を取り消され、営業停止。

相談員が事業所に戻ってからその曜日は既に新規受け入れができないと分かり、紹介元のケアマネジャーに受け入れできないと連絡。

連絡対応次第では、ケアマネジャーとの信頼関係を潰す可能性もありますので、曜日ごとの登録者数は職員で共有したいものです。

kintoneの設定方法としては、グラフタブより縦棒グラフを使用。

大項目に曜日を選び、集計方法をレコード数にすることで、曜日ごとに登録している方の人数が把握できます。

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曜日別利用人数グラフ


しかし、これでは利用中も中断中も関係なく表示されてしまいますので、条件で現状の利用中のみを選択して、現時点で利用されている方だけを表示する。

もしくは、縦棒グラフの積み上げに設定し、中項目に現状を追加。

条件の設定次第で、利用中と中断中の合計数を曜日ごとに一目で確認できるようにできます。

グラフにした場合

自宅を地図にピン表示（kintoneスタンダードプラン必須）

kintoneライトプランでは出来ませんのでご注意ください。

表示されているレコードに登録されている住所をグーグルマップと連動させて地図にピン表示させることができます。

一覧タブで曜日ごとに表示するようにすればどの曜日に送迎する利用者の一覧が地図で確認できます。

詳細は以下のページでご確認ください。
顧客訪問リストを地図にピン表示