介護の営業管理をkintoneアプリでやってみた

単体の事業所でも営業日報をつけているところはあるでしょう。

大きな法人やグループになると悩むのがグループ内での営業情報の管理

◯Aという事業所は月曜日に〇〇居宅介護支援事業所の田中さんに営業に行きました

◯Bという事業所も月曜日に〇〇居宅介護支援事業所の田中さんに営業に行きました

AとBは医療法人キンボウズの事業所であり、グループ広報誌と空き情報を持参して田中さんに営業をかけました。

結構あるあるではないでしょうか?

「さっきAさんとこも来てましたよ」
「これと同じやつね、1部でいいです」

これくらいの反応であればいいですが、

bozu
何度も来なくて結構
と田中さんを怒らせてしまう原因にもなりかねません。

また、相談員や管理者が営業を行っているところが多いと思いますので、限られた時間で効果的な営業が求められます

「営業のプロではない」

相談援助業務や、現場業務の空き時間に稼働確保のためにパンフレットを配ったっり、月初に実績を送付せずに手渡しすることで顔の見える関係性を作っている。

しかし、同じグループの職員が同じ日に同じような営業を行ってしまうと折角時間を作って営業に行っても効果が薄れてしまいます。

  • 営業先がかぶらないようにしたい
  • 営業実績を共有して営業戦略の材料にしたい
  • 営業報告が必要であれば事務作業を簡単にしたい

「情報を共有することで改善ができる!!」

と言ってエクセルを共有フォルダーに入れて、営業件数や営業先の情報を入力して共有しようとしましょう。

管理人も昔エクセルで営業情報を共有していましたが、件数の管理だけであれば、訪問した事業所の情報をシートに入れて、各事業所が営業に行った場合1と入力することで、月の営業件数ぐらいは出せます。

その際エクセルのコメント挿入で

bozu
〇〇居宅介護支援事業所に来月から新規のケアマネジャーが入職されます

と入力して情報の共有に努めていましたが、結局データを有効活用できませんでした。

活用できなかった原因としては、

コメントに対してエクセルでは返信が難しいこと

  • 営業先が被っていないか
  • 〇〇居宅には新しいケアマネが配属されていた
  • 〇□ケアマネがデイサービスの空き情報を欲していた

そういった営業先で知った情報は貴重ですよね?

営業情報を共有しようとしていたこと自体は良かったと思います。

もう少し発展させて、kintoneで医療介護の営業管理ができるのか、アプリを作りながら検討してみました。

そもそも、kintoneのアプリテンプレートに営業日報など素晴らしいテンプレートがあるのですが、まぁ昔作ってみたのでネタとして・・・

kintoneアプリでしたいこと

kintoneのアプリでしたいことは

○各事業所の営業情報の共有

がメインでしたいことであるので、

  • 「どこに営業に行ったのか?」
  • 「誰と話をしたのか?」
  • 「誰と話をしたのか?」

これらの情報を共有できれば良いかなと考えました。

営業予定を共有することでブッキングすることも防げるでしょうし、計画的な営業を心がけることができるかなと・・・

もう1つ

○営業先の情報共有

することも重要ですね

「〇〇さんは重症なケースをメインにもっている」
「16時以降この居宅は会議が多いので営業は15時までに行くこと」

そういった情報を入力できるようにしておきたい。

常に変化する可能性のある共有情報
「〇〇さんが退職予定」

変化のあまりない情報
「〇〇居宅は土曜日は営業していない」

という2種類の情報を分けて入力できるようにしています。

kintone営業管理アプリテンプレート

医療介護営業管理アプリパック
アプリテンプレート

アプリテンプレートを上記からダウンロードしていただき、
「アプリ作成からテンプレートファイルを読み込んで作成」でZIPデータを読み込みます。
テンプレート導入

kintone医療介護 営業管理アプリについて

基本的に営業情報はこのアプリに入力します。
営業に行った後もですが、営業に行く前の予定の段階で入力します。

「今日営業行ってみるか!」

で効果的な営業はできないでしょう?

事前に資料などを準備して、自信月間週間予定を確認して行動するはずなので、営業予定から入力していきます。

フィールド配置

営業アプリテンプレート1
営業日は勿論ですが状態としてラジオボタンで予定と実績を選択できるようにしています。

補足

  • (自)は自事業所情報入力欄
  • (他)は他事業所情報入力欄

同法人、同グループの事業所が情報を入力することを想定しているので、(自)(他)と間違わない様にしています。

 

初期値は予定としていますので、営業前に予定を入力することで、営業予定を各担当者が共有できることで、営業が被らないように注意できます。

一覧には営業予定として営業日順にどの事業所の誰がどこに営業に行く予定なのか、行ったのかを確認できます。

基本的に営業予定は未来のことですので必然的に一覧の上に上がってきます。

kintone営業アプリ2

営業カレンダー(予定)と営業カレンダー(実績)から視覚的にも確認できます。

ただ、できればカレンダーには営業に行く事業所名と予定か実績なのかを1つのカレンダーで分かるようにしたい。

その場合ラジオボタンと文字列(1行)を結合して新しいフィールドを作ってカレンダーに表示させれば良いので、プラグイン使えるのであれば文字列結合プラグインを利用してカレンダーでも予定と実績が確認できるようにすれば良いかもしれません。

kintone営業アプリ3
クロス集計でどの事業所に何回営業に行ったのか、1日ごとの営業件数も出るようにしていますので、営業の周り具合が確認できます。

営業で得た情報を共有したい

基本的に件数の管理と営業が被らないようにしたいということで作ったアプリですが、営業先で得た情報を共有したいと考えるものです。

だからといって全ての情報を共有して全て確認しないといけないとなると面倒くさいので、備考欄の横に重要度というドロップダウンのフォールドを配置しています。

初期値は「通常備考」ですが、この情報は共有しておいたほうがいいという場合

「共有備考」

を選択すると共有事項を一覧画面で選択すれば共有事項とされた情報だけを確認できます。

kintone営業アプリ4
基本的にコメントや掲示板でやり取りでもカバーできるとは思いますが・・・

kintone職員コードアプリ

誰が入力したか、どこの事業所かを入力しておきます。

営業管理アプリ入力時に自身の名前でルックアップでもいいですが、IDをきめておけばよりルックアップ時の作業が楽になると思います
(今回はID欄は作成していません)
kintone職員アプリ1

ユーザーフィールドで良いかもしれませんが、kintoneユーザー数=職員数ではない事業所もあると思います。1事業所に1ユーザーの場合は上記の方法で、職員ごとにkintoneユーザーを契約していればユーザーフィールドで良いと思います。

kintone事業者情報アプリ

営業先の事業者ごとではなく、営業先の事業所職員ごとにレコードを作成できるようにしています。

その為、一度事業者を登録するとレコードの再利用で営業対象の担当職員分を登録していくことになります。

事業者だけで良い場合は担当職員のフィールドは不必要ですし、事業者情報だけのアプリを作ってルックアップで担当職員を登録する際に楽することもできるかと思います。

このアプリの備考フィールドは担当職員の特徴や添付ファイルには名刺データを共有できるようにしています。
kintone事業所情報アプリ

まとめ

同じグループ内に属しているが、誰がいつどこに営業回っているのか分からないということがあると思います。

特に医療介護の場合、月末に締めた実績を、国保連請求までに担当ケアマネジャー等に送付や持参すると思いますので、できる限り効率的に回って効果的な営業にしたいと考えるのではないでしょうか?

また、医療では入退院支援加算1という加算があり算定要件の1つに

当該病棟又は入退院支援部門の入退院支援職員が、他の保険医療機関や介護サービス事業所等を訪れるなどしてこれらの職員と面会し、転院・退 院体制に関する情報の共有等を行う

とあります、年3回以上20の事業所と情報を共有するということですが、このアプリを応用すれば、担当職員がどの程度他の事業者と情報を共有できているのか抽出できます。

加算算定の実績を証明する資料となります。エクセルやノートに正の字をつけて管理するよりは楽な気がしますね。

kintonr営業管理アプリ

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