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フォームブリッジとJobRunnerを組み合わせてkintone通知実行

フォームブリッジはkintoneユーザー以外でもkintoneにレコード登録できる便利な製品サービスです

kintoneアカウント持っていないても、kintoneを活用できるので情報追加するだけって場合やホームページの問い合わせに活用することができます

そして、CustomineのJobRunnerはWebhookや定時実行タスクなど活用の幅が最近広がったサービスです

今回はフォームブリッジとJobRunnerを組み合わせて、フォームブリッジからレコードが追加されたら担当者にkintone通知を飛ばしたいと思います

フォームブリッジとkintone通知の相性

そんなによくないw

フォームブリッジに入力された内容によって、通知メールの送り先を変えるってことは可能です。

回答後の処理に管理者通知メールってのがあります。その設定でフィールドの値を条件にして宛先アドレスをいくつも設定すると、例えばA施設に問い合わせが入るとA施設の担当者にメールが送信されることは可能です

kintoneの通知となるとハードルが上がる?

そして、レコードが追加されたことを通知することも可能です

では、回答内容によってkintoneの通知するユーザーを変更できるのか?

bozu
こちらも可能です!!フォームブリッジに入力された情報をレコードの条件として設定すれば、通知することは可能です
bozu
え?じゃJobRunnerいらんやん・・・

レコード条件通知を毎回設定変更することは現実的ではない

例えば、Aさんの担当がキンボウズだとしましょう

AさんのIDは0099と仮定して、IDに0099と入力されたレコードが存在すると通知をするようにすれば通知はされます

  • 利用者の人数分レコードの条件を設定しますか?
  • 担当が変わる度にレコードの条件を変更できますか?
  • 担当は番号順に綺麗に割り振ることができますか?

無理矢理ルールとして設定することも可能ですが、面倒臭いですw

そこで、CustomineのJobRunnerを活用してみた例を紹介します

Webhookでフォームブリッジ→Customine→通知

まず、アプリを2つ準備します

  1. フォームブリッジに入力された内容が追加されるアプリ
  2. 利用者情報が入力されたマスターアプリ
フローイメージ

  1. フォームブリッジに入力
  2. kintoneに追加
  3. 追加されたタイミングでルックアップ
  4. ルックアップが実行されたら該当ユーザーに通知 

こんな流れを実現してみました

JobRunnerの設定

まずフォームブリッジに入力された情報が追加されるアプリにkintone接続設定を行うアクションを設定します

アクション実行の条件はWebhookを開始した時としておきます

次に、Webhookから渡されたレコードを取得するアクションですね。そのままで、今回であればフォームブリッジに入力された情報を取得することになります。

次に、フォームブリッジに入力されたID(文字列1行)をCustomineを使ってルックアップフィールドにセットすることでルックアップ取得を自動で行います

そうすることで、利用者管理の入力されたユーザー選択の情報を引っ張ってきます。そのユーザー選択に入力されたユーザーへ通知を行うのがゴールです・・・

bozu
ちなみに、画像の6番を設定しないと

kintone がエラーを返しました。
「ルックアップ」の値「0001」が、ルックアップの参照先のフィールドにないか、またはアプリやフィールドの閲覧権限がありません。

ってエラーになりました

さて、最後にフィールドに値をセットします

説明した通り、IDをフォームブリッジで入力してもらい、そのIDの値をルックアップフィールドへセットすることでルックアップを自動化させます

通知の設定は色々考えられるけど

方法は色々と検討できると思いますが、今回はこんな設定をしてみました

ルックアップフィールドが空欄でない場合、ユーザー選択フィールド(今回なら担当者)に追加されましたと通知が入る

最初はルックアップフィールドは空欄ですが、JobRunnerでIDをルックアップフィールドにセットします。

セットした時点でユーザー選択にも担当者の情報が入りますので、その担当者に通知が飛ぶというわけです

bozu
まぁ動画でイメージしてくださいw

YouTube(ざっくり説明)

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