kintoneで議事録アプリを作ってみませんか?

議事録や報告書アプリをkintoneで作成される方は多いと思います

bozu
音声データ共有でよくね?

って意見も多いですが、音声データに拘ることで色々な課題も出てきます

  • 要点だけ確認しておきたい
  • 聴覚障害のメンバーとも共有したい
  • 印刷して保管する必要がある

職場やチームによって理由は様々ですが、文字の情報として残しておく必要がある場合でもkintoneは便利です

今回は議事録に焦点をあてて、kintoneアプリを作ってみようと思います

会議研修委員会の情報を簡単入力

会議も研修も委員会もたくさんありますよね?

感染対策委員会と入力する人がいれば、感染予防対策委員会と入力する人がいたら同じ委員会なのに複数の委員会名が入力されることになります。

そこで、会議や委員会の情報を入力したアプリを作っておきます

議事録アプリはルックアップを使って正式な会議名や委員会名を入力できるようにします

ほかのフィールドのコピーに参加者とかも設定しておくと、議事録を作成する時が楽かもしれませんね

ルックアップをプラグインで便利に

TISさんkintone ルックアップ/階層区分対応ドロップダウン変換プラグインを使用することで、ドロップダウン形式でルックアップ!!

  • 研修
  • 委員会
  • 会議

を選択すると該当する研修や委員会名が検索可能となります

該当する研修や委員会名を選択する

そうすることで入力ミスを防ぐことが可能です

入力作業をせず、クリックだけで該当する会議や委員会 研修の情報を取得することができるルックアップ&プラグイン

先に書きましたが、参加者もルックアップを活用すれば情報取得可能なので便利ですね

これで人によって会議や研修の名前が変わったり、参加者名簿をいちいち見なくても大丈夫

1度レコードを作ってしまえば、レコードを再利用することで入力作業は格段に減ります

bozu
レコード再利用って、必要じゃないフィールドの内容まで再利用される。消すのが面倒くさいんですよね・・・
キンボウズ
それは分かる

そんな時は、TISさん再利用レコード初期化プラグインを使えば任意のフィールドを初期化した状態でレコード再利用が可能です

内容はテーブルに初期値機能を追加して入力しやすいようにしましょう

会議名や参加者などの情報はルックアップできたとして、テーブルを使って議事録の内容を入力してみようと思います

基本は全てて入力でしょうが、議題とか大体同じであればテーブル複数行初期表示プラグインを使うことで、入力作業のちょっとした負担軽減が可能かもしれません

例えば議題の基本的な内容はいつも同じ内容だとすると、予めプラグインで設定しておき

プラグインを設定しておくことで、レコード新規作成時に議題に設定しな内容が入力された状態からスタートできます

bozu
ラジオボタンやドロップダウンの選択肢によって初期値を変更することはできませんが(テーブルが対象でなければ、選択した項目によって別フィールドの内容を自動入力とか自動コピー可能な項目選択フィールド連動各種設定プラグインってのがありますね)

選択肢によってチェックボックスの値を変える

選択肢によってチェックボックスの値を変える

bozu
入力はできた!!

あとはこの内容をどう周知するか?
kintoneのプロセス管理を使ってみよう!!

議事録の確認や承認はプロセス管理

出席者の情報は入力しているので、完成したら出席者に確認してもらいたい

プロセス管理のイメージとしては

  1. 作成
  2. 出席者確認(必要であれば修正)
  3. 欠席者確認
  4. 終了

ざっくりとした流れはこんな感じで、プロセス管理で設定すると以下の内容になりました

周知に関してはプロセス管理だけではありません。コメントに宛先指定をして確認を促すことも可能です

ケースバイケースですね

誰がいつ確認・承認したか知りたい

kintoneのプロセス管理では、いつステータスが変更されたか確認可能です

ただ、複数ユーザーでステータスを進める場合は一人ひとりの承認履歴はステータスの履歴では確認できません

変更履歴を見れば誰がいつ承認したのか把握はできますが、スレッドの様に変更履歴は伸びていくので探すのが大変です

そこで、かりんこラボさんで公開されてるプロセス管理履歴記録プラグインを利用してみました

こちらのプラグインは、ステータス履歴をテーブルに自動で入力してくれる便利なkintoneプラグインです

いつ誰がどんなステータスを変更したのか(承認したのか)テーブルで確認することが可能です

基本kintoneの情報を確認すれば良いのですが、印刷したい場合標準機能や連携サービスを利用することで議事録を紙保存することも可能です

印鑑いる?承認した時間分かればよくない?

kintoneから書き出した紙に捺印していくスタイルでもいいですが、そもそも議事録に印鑑押す必要あるんでしょうか?

誰が何時に確認したか分かればいいのでは?

プリントクリエイターであれば、テーブルも出力対応していますので誰がいつ確認したか出力可能です

印鑑押さなくてもこれで十分な気がしますね

定期的な開催に対応するプラグインもあった

  • 毎週月曜日に会議がある
  • 毎月第3火曜日に委員会がある

定期的に開催するのであれば、事前にExcelやCSVで読み込む方法もあれば、定例レコード一括生成プラグインってのも存在します

プラグイン設定画面
初期値設定画面

 

 

kintoneの標準機能では繰り返しの予定登録となるとExcelやCSVの読み込みが基本となります。複雑な繰り返し予約登録はCustomineとカレンダーPlusで試したことがあります

kintoneで繰り返し曜日条件で予定登録

繰り返し予定&曜日条件でkintoneレコード登録

基本予約する内容が固定であればプラグインで対応可能かと

最近ではZoom会議が多いと思いますが・・・

最近は会議や研修もZoomで開催しているところも多いんじゃないでしょうか?

確かにZoomで録画して、録画した内容を共有するだけで済めば楽です

ただ、開催したことを記録しろだの幹部に確認が必要だと色々ルールがありますよね?

社内ルールであれば変えてしまえばいいかもしれませんが、施設基準などで残しておく必要があれば印刷しなくてもレコードは作成しておいた方がいいでしょう。

そもそも、Zoomの録画も複数名で共有するのであればレコード作成してリンク貼っておいた方が共有は楽かもしれません

bozu
kintoneで情報共有が楽になったのであれば、次はレコード作成を楽にしたい・・・そんんな話でまとまったかな?w

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