情報を隠すことに何の意味があるのか?情報隠蔽?

情報公開のメリット

誰もが情報にアクセス可能=考えの共有

Aさんは社内全員にこの資料を周知したいと考えている。

各部門の管理者に資料をメールで送付し、全職員に周知を依頼した

  1. B管理者は資料を回覧し、確認後に捺印する様にした
  2. C管理者は資料をバインダーに挟み、確認する様声をかけた
  3. D管理者は資料の共有は不要と判断した
bozu
①〜③どれが正しいのでしょう?
  1. 全員周知するまでに時間を要するし、あとで確認したかのチェック作業が発生
  2. 誰が確認したか把握できない
  3. 共有されない

三択であれば①かとは思いますが、kintoneがあればこんな選択肢もありますよね

kintoneを使った情報共有

  • kintoneプロセス管理を活用して、確認していないユーザーに各管理者が声かけする
イメージ

情報周知kintone アプリフォーム
プロセス管理kintoneで周知するためのプロセス管理イメージ

誰が確認したかも把握できるし(把握するために使うのではなく、忘れてないかな?って感覚)

全社員にkintoneアカウント付与が難しければ、kViewerでIP制限で簡単に情報公開や、社内掲示板の作成が可能です

kintone全社員導入は無理だけど

全社員にkintone導入は無理だが活用したい

アプリ自体は簡単ですし、みんなに共有であれば制限かける必要のないですしね

bozu
クラウドストレージ使えばいいんじゃないの?

そうですそうです

今何か使えそうなものがあればそれを使えばいいと思います

共有するツールが重要ではなく、共有することが大切

もっと言えば共有することで発生する反応が大切

共有して安心ではなく、何のために共有するのかですね・・・

情報公開のデメリットは個々の意向?

さて、では情報を公開するデメリットは何でしょう?

守られるべき情報が後で書くとして、情報を社内で共有しない理由って存在しないと思います

  • その情報が必要か不要かは個人で判断すればいい
  • 情報を閲覧するかしないかを選択すればいい
  • 公開できない情報には何かしらマイナスな理由が存在する
bozu
この情報を公開すると誰かが利用するかもしれない・・・
bozu
この数値が公開されたら怒られる・・・
bozu
よし!!隠そう(消そう)

個人にとっては不都合な情報でも、チームにとっては大切な情報かもしれません

隠すことが評価されるのか?

bozu
上手に隠せたな〜出世街道まっしぐらやなフフフ

ってなりますかね?

隠す消すはいずれバレますし、バレた時の処分を考えたら・・・

まぁ1度ミスしたら出世レールから外されるという空気もどうにかしないとですが、やってしまったことは謝る

サイボウズのイベントでよく出てくる言葉が「公明正大」

アホはいいけどウソはダメ(サイボウズ式)

僕がサイボウズが好きな理由の1つです

皆さんどうでしょう?隠しながら仕事してませんか?

守られるべき情報もある

職場で活用しているkintoneが全ての情報を公開しているわけではありません

kintoneで閲覧制限をかけたい

kintone 情報の一部閲覧制限をかけて個人情報保護

個人情報を扱いますので、要所要所で閲覧制限をかけています

個人情報保護法 抜粋
「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。(第2条)

施設ごと、部門ごとに取り扱っている個人情報については、閲覧が必要なユーザーだけアクセスできるようにしています

個人の情報は守られるべきですが、それ以外の情報までHDDの奥底に隠していませんか?

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