ドキュトーン kintone連携サービス使ってみた

kintoneはグループウェアで、画面で情報共有できるからなのか印刷機能は・・・△

しかし、kintone内の情報を請求書や帳票として印刷可能なレベルにカスタマイズすることができるkintone連携サービスが複数存在します。

連携サービス製品を挙げてみると

帳票出力という括りで考えれば同じように思えますが、使ってみるとそれぞれ独自のサービスが存在します。

今回は、OPROさんのドキュトーンをトライアルしてみたので、感想含めて書いてみました。

kintone標準機能で印刷可能

そもそもkintoneには印刷機能が存在します。(ライトコースでもOK)

レコード詳細画面を印刷可能ですし、レコード一覧画面も綺麗に印刷できるようになりました。

2019年9月 主なアップデート

kintone詳細画面

印刷用kintoneアプリ
kintone標準機能印刷イメージ

標準機能でkintone印刷
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書類として利用するには色々と課題有り

フィールドを上手に組み合わせれば、kintone標準機能で見積書や帳票として印刷が可能な場合もあります。

ただ、配置したフィールドを全部印刷してしまうので↓

kintone標準機能では不要なフィールドも印刷される
bozu
これを見積書として送付したらえらいこっちゃ

と考えると、アプリアクション機能を使って、必要なフィールドを綺麗にフィールド配置した別のアプリにコピーして標準機能の印刷でどうにかなるか・・・

ただし、文字の色や大きさは基本同じ(ラベルやリッチエディターフィールド等以外のフィールド情報だと)なので、もう少し書類っぽくしたいですね。

ドキュトーンとは?

ドキュトーンとはkintoneアプリからWordExcel出力をワンクリックで可能とするサービスです。

bozu
kintoneでもExcelやCSVを書き出すことができるのでは?

書き出すことはできますが、あくまでデータの書き出しであって書類として使えるものではありません。

ドキュトーン連携用Excelイメージ

同じレコードをドキュトーンでExcel出力したものが↓

ドキュトーンExcel出力イメージ

ドキュトーンで使えるサンプルデータを利用してみたんですが、なるほどワンクリックでExcelにkintoneの情報が入った状態で出力できる!!

よし今すぐ使うべ!!

設定はマニュアル見ないと困難!?

プラグイン入れただけで出力されるほど甘くない・・・

当然ですけどね。だってkintoneのどのフィールドの情報をWord/Excelのどこに表示して欲しいのかマッピングする必要があります。

設定が必要!!

設定に関してはサポートサイトで細かく書かれていますが、印象としては途中で挫折する人がでてきそう・・・

ドキュトーンを利用したWord出力
ドキュトーンを利用したExcel出力

なんとなくではゴールできないですが、サポートサイトには細かく説明が書かれているので1つずつ進めていけば確実にゴールへ・・・

  1. 試用(利用)申し込みをするとライセンス情報が送られてくる
  2. kintoneにドキュトーンアプリをテンプレートで作成
  3. アプリにLADライセンス・LAライセンス情報をレコード登録
  4. OPROARTS Designerにログインし、Word/Excelnのテンプレート作成
  5. デザインに沿ったkintoneアプリを作成
  6. kintoneアプリにドキュトーンプラグインを追加・設定
  7. kintoneアプリ内に出力ボタンが表示され、Word/Excel出力が可能に

順番は前後しますが大体こんな流れでした

特に4,OPROARTS Designerにログインし、Word/Excelのテンプレート作成ってさらっと書いていますが、マニュアル見て一旦閉じてしまいました 笑

2,3分では設定できませんね〜結構細かく設定が必要です。(細かく設定できると言うことでもある)

OPROARTS Designerってツールを使ってWord/Excelのテンプレを作成し、マッピングしてkintoneと繋ぐ・・・

ちょいと数枚の帳票の為に設定してといわれればすごく遠い目をしちゃうかもしれませんが、一度設定すればワンクリックで出力可能です。

変更もWord/Excelだと普段officeを利用している人であれば作業としては楽かもしれませんね~

一度設定すればパラダイス!?

設定については個人の感想としては慣れれば普段のExcel編集ぐらいのイメージでできる(と思う)

設定してしまえばレコード詳細画面に表示されるボタンをクリックすれば出力されます

ドキュトーン出力ボタン

Word/Excel出力の必要性

標準機能の印刷では、キャプチャーで画像データやPDFデータにして保存することは可能でしょうが、WordやExcelで出力はできない。

でもPDFでいいじゃないか?

いやいや、WordやExcel等提出書類の形式が定められているケースは多々あります。

医療介護業界でも、提出する頻度は高いが書類の形式はExcelでお願いしますとか、同じような内容を何度も入力するのに時間をとられているのであればドキュトーンありかもしれない。

しかし、そんなことはどうにかなる!!(笑)

それよりも、社員全員がkintoneユーザーとは限らないし、社外の人とやり取りをする際Excelでデータのやり取りをすることもあります

PCにWordやExcelはインストールされているが、kintoneユーザーではないという人も多いのではないでしょうか?

そういった場合、kintoneだけで情報共有したいと思ってもkintone利用できない人は資料の編集ができない状況となります。

ドキュトーンを利用して、Word/Excelに出力すればkintoneユーザーではなくても資料の編集が可能となります。

これから色々とアップデートされていく製品だと思いますので、個人的に注視していきたいです♫

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