平日20:00にYouTube動画投稿してます

kintone(キントーン)連携サービスで、非ユーザーと情報共有

全社員kintoneユーザーであれば考える必要はないんですが、一部の職員がkintoneを使っている

bozu
会社全体でkintoneを活用したい!!

ということで、職場の活用事例をkintone AWARD 2019登壇時に話をしました

非ユーザー構成図

700人にフォームブリッジを使ってアンケートを実施→アンケートの集計結果をkViewerで公開するってことをkintone15ユーザーで実際運用しています

kintoneAWARD登壇資料

今回は、もう少し組み合わせてkintone非ユーザーと情報共有するための掲示板(ぽい)環境を利用しているのでデモってみました。

kViewerで作成したデモスペースを確認

上記のスペースはフォームブリッジを利用して作成しています。

アクセス制限を書けることもできますので、IP制限かけて社内からのみアクセス可能とか◎

今回デモスペースに記載している情報は

  • kintone hiveの日程(終了は除く)
  • kinbozu gymbozuサイトリンク
  • アンケート入力フォームへのリンク
  • 各種セミナー情報へのリンク
  • 稼働報告アプリへのリンク
  • 稼働実績確認へのリンク

となっています

kintone非ユーザー掲示板
bozu
アプリへのリンクってkintone使えないユーザーは入れないやないか!!

いや、大丈夫

情報入力はフォームブリッジがリンク先、情報確認して欲しい場合はkViewerがリンク先になっているのでkintone非ユーザーでも問題なくアクセスできます!!

非kintoneユーザーと情報共有システムの作り方

今回作成したデモスペースの作り方を簡単に説明してみます

メインとなる情報入力kintoneアプリ

メイン画面はサイドコンテンツを表示するようにして、サイドコンテンツにはフォームブリッジやkViewerのリンクを貼っているだけのシンプルな内容

メインコンテンツには一番周知したい情報(今回はkintone hive 2020の予定)を掲載しています

基本画面アプリフォーム基本画面アプリフォーム
基本画面 レコード一覧基本画面 レコード一覧

文章などで周知したい場合は、ヘッダーに書く

アプリ内に配置するフィールドをリッチエディターにする

そうすることで、一番伝えたい情報を周知する「掲示板」ぽくなるんではないでしょうか?

作成したアプリをkViewerで公開します

今回はサイドコンテンツが大切な役割を果たすので、コンテンツ配置の選択はこいつ

kViewer配置

それでは、サイドコンテンツ用のコンテンツを作成していきます

kViewerサイドコンテンツを活用する

サイドコンテンツにはリッチテキスト機能が標準装備

キンボウズとかジムボウズのリンクを貼ることで、サイトアクセスへの利便性向上

kVIewerサイドコンテンツ

これから作成していくフォームブリッジやkViewerのリンクも貼るだけで高機能な掲示板が(できるかも)

アンケート機能を実装する

職員へのアンケートは周知も大変であれば、回収や集計も大変ですよね?

kintoneを活用すればアンケート業務は楽になる可能性大

kintoneでアンケート処理

簡単なアンケートを作ってみました

アプリフォームアプリフォーム
フォームブリッジイメージフォームブリッジフィールド設定

これで、締め切り後はサイドコンテンツからリンクを外す

集計はできているので、kViewerで公開してもいいしPDFとかに直して貼り付けて周知してもOKかと

稼働報告はフォームブリッジ経由で入力

続いて報告アプリを活用したい

kintoneユーザーであれば、kintoneアプリに直接入力するだけで担当している事業所の稼働を職員に共有することができます。

日々の記録アプリから集計して稼働を共有する方法もありますね、kintoneって素敵

bozu
kintoneユーザー数5の場合はそうも行かないんだな〜

とか、各地域で情報を共有したい時に全員kintone加入必須とか無理なケースもあります

bozu
じゃあ稼働管理アプリをフォームブリッジから入力してもらえばいいんじゃな〜い
アプリフォーム稼働報告アプリフォーム
フォームブリッジ入力イメージ稼働報告フォームブリッジ

これで、kintone非ユーザーでもデータをkintoneに蓄積していくことができます

  • 集計が楽
  • アクセス制限でセキュリティばっちり
  • 報告のために電話やFAXの準備不要

しかし、報告だけして実績を確認できないと共有している意味がない・・・

例えばこんな使い方(職員専用ページ)

kintone
フォームブリッジ
kViewer

を使って、kintoneユーザーとkintone非ユーザーを繋ぐ

例えば職員専用ページや会員専用ページをホームページに作るとしましょう

ICT病院

職員専用ページをクリックすると職員専用ページが表示されます

職員専用掲示板

別にフォームブリッジのURLを周知しておけばいいんですけどね(ホームページだとパスワードの設定とかそもそも公開されているページに重要情報置くことは・・・)

まぁ現実的には会員ページとかですかね?

社内専用サイトとかだと上記の活用方法ができるかも

bozu
うちはQRコードやブックマークしてねと短縮URLを周知したりしています

kintoneを利用していない社外との連携もkintoneで

社内ではkintoneを活用しているが、社外にゲストスペースでお誘いしても費用面で・・・

では月に3万程度の費用を負担して社外には今回作成したフォームブリッジへのアクセスを進めよう!!

まぁ、そんなこともできますね

集計する側は2度打ちしなくていいし、入力や閲覧側はいつも同じURLから入っておけば欲しい情報に繋がる

結構重宝しています♪

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