脳神経リハビリ北大路病院様は、京都府京都市左京区にて回復期リハビリテーション病棟26床障がい者病30床 計56床の病院です。院内でのkintone活用に加えて、訪問リハビリテーションやホームページ運用支援について事例紹介書いてみます。
※掲載している資料は、実際に運用されている画面でなく、kinbozu株式会社が準備した資料です。
訪問リハビリテーションとkintone
訪問時の記録や計画書など、全て紙で運用管理をされていました。職員全員が記録可能なデスクはなく、院内いろいろな場所で記録を書いたり、PCを交代しながら計画書を作成するなど職場環境に大きな課題を感じました。
また、支援をスタートした時期は新型コロナウイルスの第一波と同時期であり、職場内のソーシャルディスタンスや直行直帰など、感染対策も大きな課題の１つとなりました。
- 利用者台帳
- 訪問記録
- 訪問予定
上記3つの情報をkintoneで管理するようにしました。各職員に1台ずつiPadを支給していただき、どこにいても予定確認や記録が可能な環境を作り、感染状況に応じて直行直帰や自宅でも業務を可能としました。
記録へのアクセスは、IPアドレス制限を設定し、原則院内ネットワークからのアクセスに制限。訪問先では、クライアント証明書をインストールした端末のみkintoneにアクセス許可するセキュリティ設定を行いました。
記録だけでなく、計画書や会議録もkintoneで作成。印刷は院内で行う必要がありますが、作成や作成した書類を上司に確認するまではクラウド上で完結。プリントクリエイターを用いて、病院の様式に合わせて書類を出力可能としました。
各自入力した情報は、kintone上で自動集計されます。当日の取得単位や加算状況も確認できますので、日報を作成しているのであれば、作成補助や廃止に繋がると思います。
紙記録の場合、1日の提供単位数やキャンセル数など集計に手間がかかることが多いです。介護ソフトは使っているけど、外に持ち出せないので紙で記録したものを事業所に戻って入力する。この手間を省くだけでも、職員の負担軽減につながると考えます。
面会禁止→リハビリ動画共有
新型コロナウイルスの影響もありますが、冬場になると感染対策の一環として面会禁止になることが多いです。普段は家族のリハビリしている様子を確認できますが、面会禁止では口頭での確認となります。
病院側としては、退院に向けてリハビリテーションの進捗状況を共有したい。そこで、リハビリをしている様子を院内で撮影し、撮影した動画を家族と共有するシステムをkintoneを中心に構築しました。
- 動画撮影
- 動画をvimeoにアップロード（パスワードロック）
- リンクとパスワードをkintoneに保存
- ご家族専用のURLから、リンクとパスワードを確認
動画撮影する度に送信するのではなく、クラウド上で保管している動画を共有する。動画といえばYouTubeが有名ですが、動画閲覧にパスワードを設定することができません。限定公開だと、万が一URLを変更したい事態になった場合、動画をアップロードし直す必要があります。
vimeoというサービスは、動画に対してパスワードを設定することができますので、今回採用することにしました。
病院スタッフの方が詳細記事を書かれていたので、共有しておきます
ホームページ閲覧数が半年で１０倍に
病院ホームページの閲覧数が月間3000ページビュー数程度であり、こまめに更新しているけど閲覧数が伸びないと相談がありました。確認してみると、投稿しているページがGoogle検索に引っかからない構造となっていました。
Google検索に表示されるよう設定を見直し、スマートフォン対応（レスポンシブ）などいくつか設定を見直しました。結果、半年で月間30000ページビュー数を超えるようになりました。ページビュー数を伸ばすことが目的ではないです。閲覧数が伸びたことで、ホームページからの受診問い合わせが増えました。
その後、外注していた設定や投稿部分の研修を行い、基本的な保守運用は院内で行えるようになりました。
その他、入院判定には京都リハビリテーション病院モデルを参考に、院内ルールを組んだアプリを作成しました。
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