書類管理が大変!! kintoneで管理してみる?

紙記録の場合

  • 日々の記録
  • 送付したFAX
  • 受け取ったFAX

といった書類達を、カルテに挟んで保管しておく必要があります。

医療介護業界の人なら味わったことがあるはずであろう「カルテが閉まらない問題」

基本の書類以外にも、送られてきた書類や記録などをファイルに挟んでいく。

年度が終わるといくつか記録を抜いて別の場所に保管し、利用終了後一定期間経過後に破棄する。

人によっては情報が少なく、薄めのカルテファイルもいれば

少しの振動でファイルが開いて書類がばらまかれてしまう・・・私はありました

書類を楽に管理する方法を考えてみました(特にFAX)

スキャンで書類を管理する?

送られてきた書類をカルテに挟まずに、スキャンしてパソコンに保存するとしましょう

  1. FAXが送付されてくる
  2. 確認し処理する
  3. スキャンし、PDFデータ等にして利用者ごとのフォルダーに保管
フォルダーが多すぎて困る

FAXデータ探しが大変かもしれない

F担当
Fさんの〇月〇日のFAX件でお聞きしたいんですけど

こういった質問の時は、書類が少なければ紙記録の方が探しやすいです

逆に書類が多ければデータ管理方が探しやすいでしょう

でも、利用者ごとにフォルダーを分けていると、そのフォルダーを探して、フォルダー内からFAXを探すことになります。少し手間に感じるかもしれません。

共有に制限

データをどこに保管するかということも重要です。

パソコンのハードディスク内に保存してしまうと、そのパソコン以外情報閲覧ができなくなります。

フォルダーを共有化したり、ネットワーク内に共有フォルダを作成するなり方法は色々とありますが、kintoneだとどうなるのでしょうか?

kintoneでFAX書類管理

では、kintoneでFAX管理するとしたら?

  1. ルックアップで利用者名とIDをGET(入力ミス防止)
  2. 日時はレコード登録時を初期設定(入力負担軽減)
  3. 状況をドロップダウンで管理(プロセス管理でもいいかも)
  4. 受信したFAXデータを添付ファイルフィールドに登録
    (備考があれば入力)
  5. 送信したFAXデータがあれば添付ファイルフィールドに登録
FAX-kintoneフォーム

レコード探しはアプリ内検索するしかないのか?

いえいえ、そんなことはありません

進行中だけを表示する様に一覧を設定しておけば、今確認しないといけないケースだけ一覧表示することができます。

関連レコードで楽に検索

  1. 利用者レコード詳細画面を開く
  2. 関連レコードフィールドを確認
    FAX関連レコード一覧
  3. FAXデータを確認したいなら、レコードの詳細を表示するボタンをポチッ!

楽に管理できそうな気がします。設定しておけば更新日や登録日で並び替えできることも良い点かと・・・

記録はkintone

FAXはPDF等のデータにしてkintoneに保管

記録はkintoneにアプリを作って保管

  • 利用者管理アプリ
  • 記録アプリ
  • FAX管理アプリ

をkintoneで作成し、連動させればカルテを探す必要もないですし、進捗状況も共有できます

書類探し、無駄なコピー

受け取った書類を職員全員分コピーして情報共有する

紙代がもったいないということよりも、情報漏洩リスクが高くなると思います

全員が管理徹底していたとしても、紙にすることで持ち帰ることができますし、道端で落とす危険性もあります

印刷しない情報共有

FAXが届いた→スキャンしてkintoneにレコード登録

PDFプレビュープラグインを利用することで、情報を端末にダウンロードすることなくFAX確認することが出来ます。

業務用とは言え、個々の端末に個人情報を残しておくことは避けたいところですし、プラグインも無料ですから導入おすすめです。

完全なデジタル化は難しい?

いくら病院内や介護事業所内を完全デジタル化にしたとしても、日本中の病院やクリニック、介護事業所が完全デジタル化しているわけではありません。

完全デジタル化していたとしても、使用しているソフトが違うということで連携出来ない

  • 電話
  • FAX
  • 郵送

といった手段が無くなることは当面ないでしょう。

そう考えると、アナログ情報をkintoneでどう処理させるかが重要になってきます(特に医療介護業界は)

全てデジタルで完結したいという訳ではなく、仕事を楽にやりやすくしたいだけですから、kintoneやデジタル・クラウドに拘る必要はないと思いますけどね~

デジタルは温かみがないと思われるかもしれませんが、コメント欄で

kinbozu
ガンバレ(●´ω`●)ゞ

でも温かみを感じる世代なので・・・



FAX管理をkintoneで

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