広報誌をkintone経由で簡単に一般公開

広報誌に限ったことではないんですが、情報を公開したいと考えたとしましょう。

テキストデータではなく、ファイルデータを公開したい。

〇〇便りみたいなデータをPDFにしていネットで公開したいと考えた。

どんな公開方法があるのか?

色々あると思います。

SNSで公開したり、ホームページに公開したりと

このキンボウズはwordpressで作っているので、wordpressで公開するとしましょう。

WordPressで公開するなら

例えば、wordpressで公開するとしたら

入所者マップ アプリパック

こんな感じで、ファイルデータを一旦メディアにアップロードして、テキストや画像にリンクを貼ることが一般的な気がします。

複数公開したいファイルデータがある場合は、テーブルにすると見栄えがいいかもしれません。

公開日タイトルデータ
2019/04/01〇〇便り 4月号4月pdf
2019/05/01〇〇便り 5月号5月pdf
2019/06/01〇〇便り 6月号6月pdf

これくらいなら私でもできますが、件数が増えてきた場合テーブルの追加や項目の追加、データの修正などは誰にでも出来るかと言われたら、少し勉強する必要があると思います。

じゃ、kintoneならどんな公開方法があるのか?

kintoneだとどうなる?

kintoneは情報共有や管理は得意分野です。

〇〇便りを毎月データ保存できるアプリを作成すれば、〇〇便りの情報管理はすぐにできますね。

そして、kintone連携サービスを使えば、kintoneアプリに登録した情報を一般公開すれば良い

やってみましょう

お便りデータ登録アプリを作る

まず、〇〇便りのデータを月ごとに保存するアプリを作ります。可能な限りシンプルにアプリを作ってみると

  • 公開日(日付)
  • タイトル(文字列1行)
  • データ(添付ファイル)
  • kViewer(ラジオボタン)

この様なフィールド構成にしてみました。

便り登録アプリフォーム

kViewerに関しては、後程設定で説明しますが、初期値を未公開としています。

レコード一覧画面は以下の見た目でして、これに類似した見た目を一般公開したい。

kintone連携サービスkViewerを使ってみます。

便りアプリレコード一覧

kViewer設定

kViewerの細かな設定については、以下の記事をご参考ください。

今回の目的はファイルデータを公開すること

なので、メインコンテンツからレコード詳細に移動しなくても良い。メインコンテンツでファイルデータを確認できればいい(いちいち詳細画面を開いても、メインコンテンツの画面で得られる情報と変わらないからね)

メインコンテンツ設定画面

kViewerメインコンテンツ設定

レコード詳細設定画面

今回はシンプルに作っていますが、データを補足する文章や画像などがあればフィールドを追加しておくことも可能です。

今回は、ファイルデータ公開だけなので、レコード詳細画面まで来ないと思うけど、念のため設定しておきましょう。

kViewerレコード詳細設定

一般公開画面

実際公開された場合、一番最初に表示される画面は下の画像の様に表示されます。

kViewerレコード公開イメージ

どうでしょう?kintoneでデータを管理して、そのデータを一般公開できる。

特に介護事業所では〇〇便りを作成して、ホームページに載せているところも多いと思います。

PDFだけアップするよりは、過去の分も検索しやすくしておくことで利便性が向上するのではないでしょうか?

編集中は公開しないようにしておく

kintoneにレコード登録した時点で一般公開されてしまうと困るケースもあります。他の職員にデータを確認してもらい、満場一致で公開したい。すぐに公開はさせたくない・・・

そういった時は、絞り込み条件を設定しておきます。

kViewerというフィールドを配置していたと思います。フィールドの設定で初期値は未公開となっています。

そしてkViewer絞り込み条件では、公開済みになっているレコードだけを公開する様に絞り込み設定をしています。

kViewer絞り込み設定

どういうことかと言うと、7月号のデータは未公開となっています。なので、kViewerではレコード閲覧できないようになっています。

未公開を公開済みに変更することでkViewer経由で一般の方も7月号のレコードを確認できます。

レコード一覧便りアプリレコード一覧
公開一覧kViewerレコード公開イメージ

レコード数が多くなったら検索フォーム

毎月〇〇便りを公開していくとなると、10年で120レコード

「過去の便りも見たい!!」

という熱いファンの為に検索フォームを作っておくと親切かもしれません。ちょいと設定してみます。

数値フィールドを追加して、公開年度を入力するようにしました。

年度を跨いだレコード一覧

そして、kViewerの設定に検索フォームという項目がありますので、以下の画像の様に設定すると・・・

kViewer検索フォーム設定画面

閲覧したい年度を入力すると、該当するレコードだけが表示されるようになりました。

公開するレコードが多い場合、予め検索フォームや絞り込みの設定をしておくと親切なデータ公開に繋がるのではないでしょうか?

検索フォームイメージ

可能な限り楽をしたい

データファイル公開後、

bozu
〇〇便り 6月号 誤字見つけたら修正しといて!!

これは大変です!!

修正したPDFデータをwordpressでアップロードして、リンク先を新しいデータファイルのリンクに変更

kintoneなら添付ファイルのデータを削除して新しいデータを登録するだけ、誰でもできます。レコードが多くなっても、kintoneアプリ内検索でもすればすぐに見つかるでしょう。

よく考えたら、自身の職場でもこれは使えるんじゃないかな・・・今度提案してみよう 笑

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広報誌をkintoneで簡単公開

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