kintoneプロセス管理を使って稟議書管理

kinbozu
kintoneって情報共有は出来るけど、上司に報告して、上司がその上に報告って道筋があると更にいいんだけどな・・・
部長
主任や課長の承認がまだなのに、全てkintoneに表示されるから何から確認すれば良いのか分からない!!

稟議書や報告書は作成者→上司→上司・・・

kintoneアプリは「プロセス管理」って機能を使うことで、

  1. 申請者(キンボウズ)
  2. 主任
  3. 課長
  4. 部長
  5. 承認

って流れで書類を申請する環境が簡単に作れます。

いま~稟議が~どこにあるのか~分からん!!

来月までに購入したい物品の稟議なのに、稟議が戻ってこない

主任
判子押して課長にまわしたよ
課長
あ~あれね・・・これこれ・・・ここ修正して

稟議書探し、それは宝探しに似ている

ってことにならない様に、kintoneを使って稟議書探しという旅にピリオドを打ちましょう!!

kintone プロセス管理?

プロセス管理?
プロセス管理機能を使用すると、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするためのプロセス(ワークフロー)を設定できます。

プロセス管理機能は、次のようなアプリで使用すると便利です。

  • 複数のユーザーで作業するタスクを管理するアプリ
  • 申請の承認や稟議の決裁を管理するアプリ

kintone ヘルプページより引用

プロセスの可視化が大切

今どの状況に置かれているのかを把握することは非常に重要です。

何故重要か?

同じ建物内にいても、自分の稟議等申請書がどこにあるか分からないのは不安です。

医療介護の場合に限らず、1つの建物内だけでなく、地域や日本全国に事業所や支店が散らばっているのではないでしょうか?

2月10日:3月15日のセミナー参加 稟議書を提出
2月12日:所属上司が承認
2月14日:本社定期配送にて本社に郵送
2月16日:稟議書が本社に到着
2月18日:訂正が必要と判断され、差し戻し
2月20日:差し戻された稟議書が手元に戻る
    セミナー参加費の支払いは締め切りは2月24日→諦める

申請あるあるな方もいるのではないでしょうか?

メールを使えば配送の時間短縮は出来ますが、メールの確認忘れで多くのメールに大切な稟議が埋もれてしまう可能性があります。

kintone使ってみたらこういったワークフローの問題が解決するのでしょうか?

kintoneアプリを使ってプロセス管理をしてみる?

稟議書フォームイメージ

簡単なアプリを作成しました。フィールドは

  • 申請者(初期設定でログインユーザーを指定)
  • タイトル(文字列1行)
  • 内容(文字列複数行)
  • 予算(数値)

必要最低限のフィールドを配置しました。

設定

稟議書プロセス管理イメージ
有効化

プロセス管理を有効にするにチェック

当然のごとくチェックしないと有効化されない 笑

 

ステータス

書類作成→主任→課長→部長→承認

上記のプロセスで書類申請を勧めたいと考え、ステータスを

  • 新規
  • 主任承認待ち
  • 課長承認待ち
  • 部長承認待ち
  • 承認済み

と設定

 

書類申請プロセスを少し詳しく

申請

稟議書プロセス管理のアクション実行イメージ

申請者は、申請書アプリを使用して申請書を作成(申請書って言葉多い)

作成できれば、申請ボタンを押すと

プロセス管理の設定で、「申請」アクション実行後のステータスを「主任承認待ち」にしています。申請ボタンを押せば主任のkintoneポータル画面に通知されます。

プロセス管理未処理通知

主任承認

主任承認待ちイメージ

申請者の画面とは違って、主任には

  • 承認
  • 差し戻し

2つの選択肢が存在します。プロセス管理の設定で

  • 承認→課長承認待ち
  • 差し戻し→新規

という感じで、アクション名とアクション実行後のステータス設定をしました。

ここで言う「新規」は申請した段階のステータスを戻すということなので、「差し戻し」というアクション名があてはまるのではないかと考えています。

今回主任は承認してくれましたが・・・

課長差し戻し

主任が承認した場合、ステータスは「課長承認待ち」となります。

以下の画像は課長が差し戻し、主任が差し戻された案件を確認している画面です

差し戻しからのコメント
課長
見積が1社だけですので、比較できるように数社見積データを添付してください

差し戻しと共にコメントも入るので、kintoneって便利!!

って場合でなく、数社見積データを添付でもして再度主任が承認し、ステータスを「課長承認待ち」へ

承認

最終的に今回のプロセス管理では、部長が承認ボタンを押すことで、ステータスが晴れて「承認済み」に変更されます。

これで、この稟議は承認済み!!

〇〇の購入が出来ますが、承認されたタイミングですぐに通知して欲しい・・・

遂に承認へ

承認されたか分からないから、通知して!!

以前「kintone通知をapple watchで確認することで連携をスムーズに」

ってタイトルで、kintoneの通知に対して直ぐに反応するために、apple watchを使って別の業務中でもkintoneの通知に敏感になるには・・・的なことを書きました

apple-watch-kintone

kintoneからの通知をapple watchで確認

2019年3月4日

今回、部長が承認することで、レコードのステータスは「承認済み」となります。承認済になったことを申請者がいち早く知る為に少しkintone設定をしてみます。

レコードの条件通知

アプリ設定で、レコードの条件通知を設定していきます。

レコードの条件
ステータスが、「承認済み」になった時
 
通知先
申請者
 
通知内容
部長承認済み
 

って設定をした画面が以下の画面です。

通知が欲しい承認後に

これで、部長が承認した時点で申請者に「部長承認済み」と通知が来ます。apple watchに通知できれば

部長
承認ボタンポチッ
kinbozu
ピローン「部長承認済み」よし買うか!!

kintoneアプリの通知画面

通知をkintoneアプリで確認してみると

スマホで承認確認

タップしてレコードの詳細を確認すると

スマホで承認内容確認

 

kintoneで書類申請管理も楽々

サイボウズ社のサービスにサイボウズofficeがありますが、サイボウズofficeでは今回書いたkintoneプロセス管理がより簡単に設定することが出来ます。

〇ワークフローをWebシステムに。クラウドだから外出先から申請できる

kintoneでもプロセス管理を使えばワークフローをwebシステムに!!

は可能です。サイボウズofficeよりも、kintoneの方が少しだけ設定を理解する必要がありますが・・・

書類作成、承認までをkintoneで管理する。紙として残しておきたいのであればプリントクリエイターで印刷

kintoneで全てOK・・・勿論もっとカスタマイズする必要はあるんでしょうけどね~

kintone稟議書

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