kintone PDF プレビュープラグイン紹介

kintoneには添付ファイルと呼ばれるフィールドが存在します。

簡単に言えばフォルダーみたいなもので、画像やzipデータなどを保存できる入れ物みたいなもの。

  • サムネイルを表示できる画像サイズは10MBまで
  • 1つのファイルにつき1GBまで

って制限がありますが、データを共有する上で非常に便利です。

便利なのですが、時にその便利さがリスクを発生させることもありますよね?

医療介護と画像データ

まず、kintoneを医療介護の現場で使う場合、どんなデータを共有したいのか?

  • レントゲン等の画像データ
  • 家屋評価等に用いる写真データ
  • 主治医意見書などの書類データ

いろいろなデータをFAXではなく、kintoneを使用してデータの共有できれば、送る手間もかなり省くことができます。

紙の消費も抑えることができて、とってもエコロジー

画像も書類もFAXで画質が劣化して送られてくるので、読めず、見えない

kintoneの添付ファイル機能は、非常にありがたいフィールドの1つです。

画像データを添付

添付ファイルのフィールドに、PNGとPDFを添付してみると、表示は以下の通りです。

kintonepdfイメージ

PDFはPNG画像データを、PDFに変換したものを添付しています。

見て分かるように、画像をPNGで添付すれば、kintoneのレコード詳細画面でサムネイルが確認できます。

例えば診療情報や主治意見書を、プリンターでjpegやpngデータでスキャンします。
添付ファイルフィールドに添付すれば、データをダウンロードしなくても確認できます。

サムネイルが小さいと感じた場合、サムネイルの大きさを変更できます。

サムネイル
添付ファイルフィールドは、
サムネイルの大きさを設定できます。
50×50
150×150
250×250
500×500
 

PDF

PDFは画像を見て分かるように、ファイル名と拡張子しか表示されません。
サムネイルが表示されないため、ファイル名を分かりやすくしておく。

どういったデータが添付されているか分からない状態にならないように。
PNGの場合、画像をファイル名をクリックすれば画像が拡大され、必要あれば画像のダウンロードが可能です。

しかし、PDFの場合サムネイルでの確認ができません。

さらにPDFは、ファイル名をクリックすると、プレビュー画面が表示されるわけではなく、クリックと同時にPDFデータをダウンロードされてしまいます。

情報を共有することは非常に良いことです。
個々の端末にデータをダウンロードさせたくない。

特に個人情報をスキャンしたデータであれば、院内 事業所内のパソコンであっても、端末に個人情報を残しておくことは好ましくありません。

定期的にダウンロードしていないか確認して、削除する作業は可能な限りしたくないですね。

通常kintoneの機能では、PDFをプレビューさせることができないため、ダウンロードするしか中身を確認する方法がありません。

PDFをダウンロードさせない

kintoneレコード一覧や、詳細画面でPDFファイル名をクリックしてもダウンロードさせない。
プレビューが可能なプラグインが存在します。

株式会社ジョイゾーさんPDFプレビュープラグインです。
このプラグインを使用すれば、PDFデータをダウンロードせずに、プレビューで見ることができます。

そして、無償で提供されているプラグイン!!
使い方はサイトを参考に・・・

プラグインを使用すれば、下記画像のようにkintoneでPDFデータもプレビューで確認できます。

端末のPDFデータを残していく必要がなくなります。

PDFプレビューイメージ

ダウンロードさせたくない理由

基本的にはデータを共有させたいので、ダウンロードしてもらって大歓迎!!
ただ、ダウンロードさせたくないケースもあるはずです

PDFデータの中身は見たいけど、見るたびにダウンロードするのは嫌だ
kintoneユーザーで、さらに限られたユーザーにだけ!!

閲覧可能にしているPDFデータなのに、ダウンロードできてしまうと・・・

端末を複数名で共有している場合は閲覧を、許可していない職員にまでダウンロードして、閲覧されてしまう危険性がある。

  • ダウンロードしたくない
  • 限られた人にだけ確認してほしい

そういった場合、PDFプレビュープラグインを利用すれば、ダウンロードせずにPDFデータを確認できます。

不用意にダウンロードすることでデータ拡散が防げます。
もちろん、PDFプレビュープラグインを使っていたとしても、データをダウンロードできます。

禁止にはできない?

添付ファイルフィールドに添付されたデータは閲覧できるが、ダウンロードできないってことができるのか?

アプリやフィールドの閲覧制限をかければデータにアクセスすることを防げます。

kintoneで閲覧制限をかけたい

kintoneの情報に一部閲覧制限をかける方法

2018年7月26日

しかし制限をかけると閲覧さえ出来なくなります。

プレビューしかできないように、きっと何か方法はあるのだと思います。
通常機能と紹介したプラグインだけではできません。

かと言って、PDFデータをZIP鍵付きにすると、ダウンロードしてもデータ閲覧に、必要なパスワード知らなければ閲覧できないが、kintone上でプレビューもできない。

そんなことするぐらいならフィールド制限かけるわ

まとめ

kintoneでPDFデータをプレビューで確認することができるプラグインは

株式会社ジョイゾーさんPDFプレビュープラグイン

自分なら有料プラグインでもうけてやると考える所ですが、無料で公開されていることに驚きです。
その都度ダウンロードして、ダウンロードファイルをクリックしてPDFを確認する手間を省けます。

時折他のプラグインが干渉してうまく機能しないことがありますので、プラグインの利用は慎重にね〜

kintonePDFプレビュープラグイン

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キンボウズが実際にkintone導入支援を致します。そのほか色々と・・・

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