kintoneの情報に一部閲覧制限をかける方法

kintoneで情報共有を行う際に、どうしても「個人情報」の取り扱いが壁となります。

例えば、新規の申込数を各事業所が集計していたとして、スペースに事業所ごとの申込数を張り付けようとします。

情報を共有をしたいとスペースに貼り付けたアプリやフィールドに、閲覧制限をかけている場合

下記の画像の様に閲覧できない状態となり、情報が共有ができない
kintoneアプリ閲覧制限

ただ、新規の獲得状況は共有したとしても、名前や生年月日などは閲覧制限をかけておきたいと考えますよね?

kintoneは同じドメイン環境下で利用していても、さまざまなユーザーや、組織が利用することがほとんどですので時には制限をかけておく必要があると思います。

<閲覧制限のかけ方>

まずは、アクセス権から制限をかけたい範囲を決めます。
kintoneアクセス制限
kintoneアクセス制限イメージ
アプリに制限を欠けてしまうと、アプリ自体に制限をかけることになります。そのアプリに制限を欠けられたユーザーや組織はアプリの存在すら知ることはできなくなるでしょう

制限をかけられた場合はアプリ名が表示されなくなりますので

レコードはその名の通りレコードごとに制限をかけます。

下記の画像の場合、〇〇居宅介護支援事業所のケースに制限をかけます
kintoneアクセス制限条件指定

最後にフィールドはフィールドごとに制限をかけることができます。

性別に制限をかけた場合、制限をかけられたユーザーは性別欄が閲覧できない様になる。

どんな使い分けをすればいいのか?

個人情報を見れないようにするけれども、新規申込数を共有したい場合は、それ以外のフィールドに制限をかけることで個人情報は共有せずに必要な情報だけを共有できます。

下の画像の様に、利用者名に制限をかける場合、右の欄に制限をかけたいユーザーを選択します。

下の画像のままだとEveryoneに□閲覧□編集にチェックが入っています。この場合、誰でも利用者名を見ることが出来、編集も可能です。(アプリの制限で編集制限をかけていたら別ですが)

フィールド制限イメージ

レコードの制限をかける場合、ドロップダウンフィールドの共有しないという選択肢が選ばれたレコードについては、作成者以外は□閲覧□編集□削除 できないって設定にしておきます。

ドロップダウンの設定で、基本的には共有しないという選択肢を初期値に設定しておけば通常のレコードは共有されない。

共有したいレコードだけ共有を選択することで、自動的に情報を共有できます。
レコード条件イメージ

個人情報のこともありますが、個人のデータを管理する際にkintoneを利用することもあると思います。

また、アプリを作成している途中なので他のユーザーに閲覧されると困るという事もあると思いますので、制限はしっかりとかけておきましょう。(公開しなければいい話ですが)

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kintoneで閲覧制限をかけたい

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