kintoneからメールの送信 管理が可能なkMailer

情報拡散にはメールも有用だと思っています。

SNSも便利ですし、様々なサービスが展開されています。しかし相手側もそのツールを利用していることが前提となるサービスが多い。

そう考えると、メールアドレスの普及率は高いはずだからメールはまだまだ有用(今後はどうなるか・・・)

bozu
メールの管理をできるだけ簡単にしたい

送ったことは共有しておきたい。BCCとかではなくて・・・

ということで、kintoneでメール送って管理もしちゃいましょう!!

kintoneからメールが送れる kMailer

bozu
そもそも、kintoneからメールなんて送信できるのかい?
キンボウズ
送りたいと思えば、知らない間に連携サービスがはじまっている

そんなことはないんですが、kintoneからメールを送信できる連携サービスは存在します。

今回使ってみる連携サービスは、トヨクモさんkMailerです!!

設定~送信まで簡単にまとめてみました。

今回のミッションは、契約中の顧客に休業期間のお知らせメールを送る!!kintoneから!!

kMailerの設定

超ざっくりした流れは、

  1. kMailer申込
  2. メールサーバー設定
  3. 差出人設定
  4. アプリテンプレートダウンロード&設定
  5. 宛先管理アプリ作成
  6. メール送信!!

まずは、kMailerの初期設定を行います。これは公式に詳しく書いていますので、そちらを見て進めていきましょう。

初期設定説明ページを参考にポチポチしていくと、こんな感じでアプリが作成できました。

宛先管理アプリ

  • メールテンプレートアプリ
  • 送信履歴アプリ
  • ログアプリ

この3つのアプリはkMailer公式サイトでアプリテンプレートをダウンロード可能です。

宛先管理アプリだけ自身で作成する必要がありますが、送信先名とかメールアドレスを入力するフィールドがあればOK!!

ってことで、簡単にアプリを作成してみました。

bozu
契約中の顧客にだけメールを送りたい!!その管理を可能な限り楽に!!

ということで、別アプリ(会社リストアプリ)から会社名や契約状況を引っ張ってこれるように、ルックアップで繋げておきます。

  • 会社名・・・ルックアップ
  • 契約状況・・・ラジオボタン
  • 送信先名・・・文字列(1行)
  • メールアドレス・・・リンク(To)
  • メールアドレス先方共有・・・リンク(CC)
  • メールアドレス会社共有・・・リンク(BCC)

では、試しにメールテンプレートを1つ作成してみましょう

試しにメールを作ってみた

テンプレートは複数作成が可能です(当然か・・・)

kintoneではなく、kMailerの設定でメールテンプレートを作成していきます。全体図はこんな感じですね↓

フィールドの差し込みが可能

kintoneのフィールドに入力した値をメールの本文に差し込むことが可能です。

送付先によって文章内容を変えることができるので便利な機能です。顧客管理アプリがあれば、設定すればすぐにメール管理をkintoneでできそうです

添付ファイルも対応

kintone添付ファイルフィールドにデータをいれておく。そのデータをメールに添付することが出来る・・・

bozu
新しいパンフレットが出来ました♪データ添付しておきますね~

的なメールをワンクリックで送ることもできるし、添付データの管理も一緒にできるので一石二鳥かと

署名機能あり

ビジネスメールに署名はかかせません。

複数署名テンプレートを作成することが出来ますので、送信する内容によって使い分けることも可能です。

では、試しに1度kintoneからメールを送ってみます

試しにメールを送ってみた

作成した宛先管理アプリを開くとこんな感じです↓

「メールを作成する」はその名の通りメールを作って送ります。
「メール送信を予約する」は事前に作成した送信予約設定を使って送信予約を行います。

すぐに送信する場合

メールを作成するをクリックします。するとメール作成画面が表示されます。

kMailerの設定でメールセットとメールテンプレートを作成していますので、それぞれ選択します。メールテンプレートを選択した後利用するをクリックすると作成したテンプレートが反映されます。

プレミアムコースを契約しているのであれば、送信予約が可能です。次に説明する送信予約は「今日から◯日後の◯時」の様な条件予約であり、こちらの予約は日時指定となっています。

内容に問題がなければ、メールを確認する→メールを送信するという流れでメールをkintoneから送信させます。

送信予約の場合

送信予約からメールを作っていく場合は、事前にkMailerの設定で送信予約を設定しておく必要があります。

タイトルを分かりやすく設定しておくことで、後ほど選択するときの作業がスムーズになるかと思います。

予約をセットした後は、宛先管理アプリからメールを送信予約するをクリック。今回設定した送信予約を選択してメールを作成→送信という流れです。

自動送信も可能

kintoneの条件によってメールを自動送信することも可能です。こちらはkMailerの設定で条件を設定しておきます。

送ったメールを確認してみる

今回3つのメールアドレスを宛先管理アプリに登録してメールを送信してみました。そのうちの1つブログ用のメールアドレスにメールが送信されたか確認してみます。

発信者はkMailerの設定でブログ用のメールアドレスを設定していました。そして送信先も同じアドレスとなっています。

しっかりメールが送れてることが分かります↓

メールの送信履歴が確認できる

メールソフトであればメールの送信履歴が確認できます。kMailerでも送信履歴アプリから確認できます。仕組みは分かりません!!笑

え!?開封されたかも確認できる!?

outlookには開封通知機能がありますが、kMailerにもログアプリから相手が開封したのかを確認することが可能です。

契約中の顧客にメールしたい

ここまでkMailerの機能をざっくり書きましたが、通常のメールソフトでも可能なじゃないかと考えていませんか?

kintoneを絡ませることで色々と可能性は広がるのです!!多分・・・

例えば、メーリングリストをkintoneだと簡単に共有できますし、制限もかけられます。

部長以上が利用可能なメーリングリストってのもアプリで作成できますよね?

顧客情報をリアルタイムに送信先に反映させるには?

では、契約中の顧客にだけメールを送信したいとしましょう。契約終了後の1つ1つメーリングリストを修正するのは非常に手間です。

kintoneであれば、ラジオボタンフィールドで契約中と契約終了選択できる様にしておけば、契約中の会社の担当者だけを一覧表示することは可能です。簡単に

やり方は色々とあると思いますが、今回はルックアップとCustomineを組み合わせて簡単に契約中方にだけメールを送れる様に設定してみます。

ルックアップ&Customine

やろうとしていることは、会社リストアプリを作って契約の有無を管理する。契約終了したらラジオボタンフィールドを契約中から契約終了に変更する。

会社リストアプリを関連づけるアプリとして、宛先管理アプリの方でルックアップフィールドを配置する。宛先管理アプリは常に会社名を入力する際はルックアップフィールドを用いる。

会社リストアプリは簡単で、

  • 会社名・・・文字列1行 値の重複禁止
  • 契約状況・・・ラジオボタン

2つのフィールドで構成しています。

会社名は複数存在しませんので、値の重複を禁止しておきます。

会社リストアプリフォーム

重複禁止!!

通常会社リストアプリで契約状況を変更しても、宛先管理アプリの契約状況は自動で値が変更するわけではありません。再度手動で取得する必要があります。

これだとAという契約中の会社に10名メールを送信する相手がいる。Aと契約終了した時点で10人分ルックアップ再取得・・・面倒臭い

ということで、Customineなら1行でルックアップ先の値が変更になった場合、ルックアップコピー先を自動更新することが可能です!!

参考ページ→ルックアップコピー先の自動更新をするkintoneのカスタマイズ

これらの設定をすることで、会社リストアプリでキンボウズという会社の契約状況を契約中から契約終了に変更すると、宛先管理アプリのレコードにも反映され、契約中のメール送信先がなくなります。(レコード一覧の設定で契約中を絞り込んでいるから)

これで、契約管理を会社リストアプリでやって、契約中の方にだけkintoneからメールを送信することが可能となりました。

キンボウズ契約中

キンボウズ契約終了

kintoneを絡めるとやれることが増える

kintoneを活用することでkMailerで出来ることがどんどん増える(気がします)

実際、トヨクモさんからの請求書はkMailerですし、その他のkintone連携サービスからのメールも時々kMailerが使われている時がありますしね

kintoneだけでも便利だけど、もっと有効活用するには・・・まだまだまだまだ勉強が必要ですね

連携サービスさんでサービス紹介していいって会社さんはいつでもご連絡くださいませ〜笑

シェアどうぞ宜しくお願い致します