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固定費と変動費をkintone(キントーン)で管理

固定費用と変動費用を計算するような業務をしているわけではないんです。

同僚
こんなことがしたい!!

って相談受けた時に使ったネタを紹介します。

基本的な使い方ですので〜

固定価格と変動価格をルックアップしたい

常に決まっている費用と変動する費用を同一レコードで管理して、固定費の合計と変動費の合計を知りたいし、両方の合計も知りたい。

固定費はルックアップ機能を使えばいいんじゃないか?

決まった価格であれば、別アプリとして固定費用アプリみたいなアプリを作成して、決まっている金額と費用名をレコード登録しておく。

レコード登録した内容を、費用入力を行うアプリでルックアップ機能を使う。そうすればいちいち固定費用を手打ちしなくても、ルックアップ機能で簡単に固定費が入力できて、テーブル機能を使えば合計が計算できる。

しかし、水道代とか電気代とか金額が変動する場合ルックアップで一度金額を入力するフィールドをほかのフィールドのコピーと設定すると入力できない!!

ルックアップのほかのフィールドのコピーを設定しちゃうとレコード編集時に設定したレコードには情報を入力できない・・・

どうにかならないか試してみます。

費用名一覧kintoneアプリ

とりあえず費用を入力するアプリを作成しておきます。

  • 固定or変動(ラジオボタン)
  • 費用名(文字列1行)
  • 費用金額(数値)

至ってシンプルなアプリにしています。

変動費用はいくらになるか分からないので、金額を入力しません。

もし、間違って入力しても問題ありません。次に作成するアプリでは変動の費用は参考にしない設定にするので。

一覧表示すると、こんな感じですね。水道代は月によって変わるから変動で費用も空欄。

費用全体を管理するkintoneアプリ

実際費用を入力するアプリのレコード編集画面は以下の画像を参考にしてください。

固定費用を入力するテーブルと、変動を入力するテーブルを作成します。

固定は固定、変動は変動しか選択できない

固定費は固定だけを表示

費用に固定単価をコピー

変動費は変動だけを表示

費用にはコピーしない

 

変動の場合、費用をコピーしないようにしています。固定も変動も費用名一覧をルックアップの関連付けるアプリに設定しています。

固定も変動もほかのフィールドのコピーを設定していますが、変動は費用名と固定か変動かという種別のフィールドデータしかコピーしないので、変動費用は自由に入力できます。

また、ルックアップの絞り込み設定で固定費用を入力する時は固定費だけを絞り込むように設定しておきます。少しでも楽がしたい・・・

金額の計算

計算フィールドも特に難しい設定はしていません。

合計金額(税込み)は、計算フィールドで 計算式 契約数*固定単価 として、契約数×固定単価を計算させているだけです。

契約数は初期値1としていますが、複数契約がある際には数を変更できるようにしています。

合計金額(税込)のフィールドコードを固定日は固定合計、変動費は変動合計としています。複数の費用を入力できる様、テーブル入力できるようにしています。

テーブルに入力した固定費用の合計をSUM(固定合計)変動費用の合計をSUM(変動合計)とすることで、テーブルの合計値を計算することが出来ます。

最後に固定費用の合計値と変動費用の合計値を合算する計算フィールドを配置して終了!!

実際のkintoneアプリイメージ

ルックアップは本当に便利だけど

まぁまぁ制約も多い

コピーしたいのにルックアップに対応していないフィールドもあります。

例えばレコード再利用で対応できないのか?
アプリアクションで別のアプリにコピーじゃだめなのか?

例えば、固定費用アプリと変動費用アプリをそれぞれ作成します。固定費用入力時には、固定費用アプリをルックアップで関連付けるアプリに設定する。変動も同様って方法もありますね。

答えはkintoneヘルプに書いていないんですよね・・・汗

日々情報収集と試行錯誤の連続です!!もしくはSNS活用!!

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