電話の内容が伝わっていない?電話メモを共有してみる

電話伝達ミス4kコマ漫画

その話聞いてないけど、とりあえず謝る

相手からしたら、伝えてから時間経っているのに連絡がない。こっちからしたら連絡あったのかもしれないけど、聞いてない。

bozu
なんで聞いてないの?
キンボウズ
知らんがな

なんてやりとりも難しい。メモだと、失くしちゃったり処理したかどうか分からなくなったり

bozu
用事で半日席を外して、戻ってきたら
メモ貼りすぎのPC

ちょっと席外したぐらいでは大丈夫でも、休み明けとか付箋の処理で1日終わることもありました

サイボウズ製品の電話メモ機能を使ってみませんか?

グループウェア(サイボウズOffice)で電話メモを共有する

例えば、サイボウズOfficeには、電話メモアプリってのがあります。

サイボウズOffice電話メモ

同じドメイン内(つまり社内)でサイボウズOfficeユーザーであれば、電話メモをオンラインで共有することができます。こんな感じで登録します

サイボウズOffice電話メモ登録画面

結局メモを書くか、入力するかなんで忘れてしまうこともありますが、メモ書いたか忘れたらメモを貼ったかどうか確認に行くとかしますよね?グループウェアならブラウザ上で確認できるので便利だと思います。

そもそも、リモートワークだとメモを貼りにいくことができない・・・

見ていただければ分かるように、電話メモを登録すること自体は難しくありません

  1. 電話メモアプリをクリック
  2. 電話メモを共有したい相手を選択
  3. メモの内容を書いて登録

これだけで、近くにいようが遠くにいようが関係なく電話メモを渡すことができます。

グループウェア(サイボウズOffice)で電話メモを確認

メモを渡された側は、通知されるのでブラウザ上で電話メモを確認して対応します。

サイボウズOffice電話メモ通知確認

確認を押すとかアクションをしないと通知内容は処理されないので、対応漏れが発生しにくくなっていますね。

サイボウズOffice電話メモ確認画面
キンボウズ
付箋だったら枚数を数えることって少ないけど、通知であれば数が表示される。
bozu
あと何件残っているか確認できるのは良いですね。

同じサイボウズ製品のグループウェアGaroonの電話メモも、機能としてはサイボウズOfficeと同じ感じです。

Garoon電話メモアプリ

kintoneで電話メモアプリを使ってみる

kintoneのアプリストアに電話メモ管理ってアプリはあるんですが、法律事務所向けの電話メモ管理アプリらしいので、サイボウズOfficeの電話メモアプリをkintoneで作ってみました

kintone電話メモアプリ

kintoneだと、プロセス管理を活用することでメモを書いてる途中に保存しても相手には伝わらない。ステータスを進めることで、対象となる相手にメモを伝達することができたりします。

kintone電話メモアプリステータス変更画面

通知も色々と検討できますが、プロセス管理を使えば下の画像のように確認していない電話メモは未処理として表示されます。

kintone電話メモ通知画面

ステータスを完了にする。完了になっているかどうかはメモを書いた人も確認できるので、ステータス進んでなかったらコメントとか使って後追いできます。

kintone電話メモ確認後処理

と言った感じで、紙のメモをペタペタと貼っているのであれば、1ユーザー月額500円(税抜)から利用可能なサイボウズOfficeを利用してみませんか?

電話メモは機能の1つであり、できることはたくさんあります。コスパは宜しいかと。。。

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