事業者との面会情報管理共有システム作り

先日〇〇さんに相談した件聞いています？

・・・はいはい
（全く聞いていないぞ）

共有したほうが良い情報なのかどうか迷う時ありませんか？そもそも共有した方が良いかどうかという判断を個々が判断することは後々問題に繋がる可能性もあります。

服薬内容が変更している
〇〇施設の男性ベッドが空いている
△△さんが退職された

とりあえず報告する為にメールを送っておこうと思っても、業務用メールアドレスを配布されている職員ばかりではありません。

でも共有はしたい・・・どうしましょう？

【記録や予定をkintoneで共有してみる】共有しないと喧嘩になっちゃうぞ

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【Zoomとkintoneでオンライン面会受付システム構築】YouTube

情報は資産である

誰が誰と面会したのか？
面会時にどういった話をしたのか？

Aさんにとっては、〇〇居宅の△△さんが退職しても、関りがないから特に気に留める必要もない事案。しかしBさんにとっては、△△さんが退職するということは紹介数が多い担当が外れてしまうということで大事になる。

そういった人によって重要か重要ではないかの判断が違ってくる情報の取り扱いは難しいですよね？

最近、名刺情報を共有しよう。

名刺は企業の資産だというCMが流れていますが、外部職員とどういった話をし、聞き取った情報も非常に高い資産と考えることが出来ます。特に、医療介護業界は外勤する職員と現場の職員とで外部から得られる情報の質も量も異なってきます。

外勤を行う職員が得た情報をどう現場の職員に伝達するか。周辺介護施設の運営状況や、今後の介護報酬改定予測などは現場職員も把握しておく必要があると考える幹部や経営者の方も多いと思います。

勤務時間内に知った情報で、有力な情報を口頭で説明できる人だけに伝達する。伝達するには時間がかかりますし、その情報を必要とするかしないかは個々それぞれです。

不必要な情報の伝達に時間を割くのは個人的に・・・

勿論、不必要な情報などないかもしれません。しかし、

あとで確認しておきたい
文章として残しておきたい
情報はすべて知りたい

そういった場合、情報を共有できるノートがあれば欲しい情報をじっくり読む。

不必要な情報は途中で読むのを辞める。何処からの情報なのかで読むか読めないかを決める。

紙のノートは多く職員への情報共有には不向きだと私は感じています。4月1日に印刷して、回覧板の様に回して確認印をさせます。職員全体までに情報が回るのに、規模にもよりますが数日はかかるでしょう。

kintoneでアプリを作って情報報共有してしまえばいいのです。

医療現場では数年前から他病院や介護施設の事業所担当者と面会や情報共有をしたことを記録として残しておくと加算というメリットに繋がる場合があります。

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入退院支援に対して加算の算定

2016年度に退院支援加算が見直されました。

【退院支援加算1　施設基準抜粋】

〇20以上の保険医療機関又は介護サービス事業所等と転院・退院体制についてあらかじめ協議し、連携を図っていること。

〇連携している保険医療機関又は介護サービス事業所等の職員と当該保険医療機関の退院支援・地域連携職員が、3回／年以上の頻度で面会し、転院・退院体制について情報の共有等を行っていること。

平成28年度診療報酬改定について　個別改訂項目について（P103）厚生労働省PDF資料

そして、2018年の診療報酬改定では、入退院支援加算という加算に変わりました。

【入退院支援加算】

入退院支援加算１については、当該病棟又は入退院支援部門の入退院支援職員が、他の保険医療機関や介護サービス事業所等を訪れるなどしてこれらの職員と面会し、転院・退院体制に関する情報の共有等を行う。

【参考】

Ａ２４６入退院支援加算（今日の臨床サポート）
平成30年度診療報酬改定の概要-医科-P61-P67　厚生労働省PDF資料

解釈は色々とありますが、ざっくり言えば多くの医療機関や介護事業所サービス等と情報共有をする必要があり、「共有したよ」と言える記録が必要となってくる。特に記録は重要ですよね

「うちは多くの医療機関と情報共有していますよ！！」

と言われても、根拠となる数字がなければ

「はいそうですね」とは言えませんからね・・・

近隣の医療機関に聞くと管理やルールは様々ですが、病院の規模によっては様々な病院や事業所の担当者と面会面談する件数も多く、エクセル管理ではとてもじゃないが追いつかない。

面談したということを担当者にメモで貼って、そのメモを担当者がエクセルに入力する。
それだけで点数貰えると嬉しいですが、入退院支援加算の本質は患者さんや家族さんに寄り添い関わる事です。面会や面談の数を稼いで数を報告することではありません。

しっかりと入退院について関りができているかに対する質の評価だから、加算を算定するために業務改善をしなければいけない訳ではないのですけどね・・・

診療報酬に対する労力と対価

入退院支援加算（退院時１回）

【入退院支援加算１】
イ一般病棟入院基本料等の場合600点
ロ療養病棟入院基本料等の場合1,200点

【入退院支援加算２】
イ一般病棟入院基本料等の場合190点
ロ療養病棟入院基本料等の場合635点

【入退院支援加算３】1,200点

色々とやって、退院時に1200点＝約12,000円です。

患者さんや家族さんに関わることは重要です。記録に出来るだけ時間を割きたくない！！そうだkintoneでアプリ作らないと！！

まぁ、今回の事例に限らず医療も介護も改定の度に事務作業だけが増える。今まで当然やることだと業務と言うよりも入退院支援の１つとして行っていた業務を

「やっています」

と報告出来るように記録をつける必要が出てくる。

記録がないと加算が算定できない、加算が算定できないと

「あの事業所は〇〇をしていないらしい」

という情報が地域に流れる。流れると評判が下がる。

同じように支援をしても、記録がなければ評価されないというのは辛いところですが、評価する為には物的証拠が必要ですからね。

面会記録kintoneアプリ

難しい設定は全くありません。

病院介護事業所情報アプリ
面会記録アプリ

人によって病院名や事業所名の入力パターンが違う、全角半角の違いなどで集計時に混乱が起きない様にルックアップ機能を使います。

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エクセル管理だと、面会後に記録を打とうとしたら誰かがエクセル開いていて読み込み専用で入力できないってことが多々あります。

kintoneで作った面会記録アプリなら、面会ごとにレコードを作成するため同一レコードを複数のユーザーが編集することはが無いため、誰かが開いているから記録入力できないということは起きないでしょう。

1日に数十件の面会は？

そもそも、1日に数十件営業はしても、数十件面会するかと言うと・・・

するかもしれませんが、30分単位で流れ作業のように退院支援しない限りは毎日数十件の面会記録を入力することはないでしょう。

もし1つのレコードで複数記録を入力したいならフィールドをテーブル化すればいいだけですからね（集計が少し面倒くさいけど）

疑似解釈では、「それぞれの連携保険医療機関等の職員と、直接に対面して業務上の意思疎通を行うことが必要」とし、「会合や研修で一同に会することでは、当該要件を満たすことにならない」と明確にされました。定期的な事例検討介護や地域ケア会議は含めて良いことから、完全な個別ではなく小さな集団での議論は可能となっていますので、必ずしもレコード1件1件で対応できるわけではないかもしれません。

〇問8　退院支援加算　疑似解釈資料の送付について（その2）厚生労働省保健局医療課資料