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サイボウズ製品のアカウントは使い回し禁止 複数人で共有不可

サイボウズ製品はアカウントの使い回しを禁止しています。

2021年8月30日適用の、サイボウズ サービス利用規約にユーザーアカウントについて、以下の文章が追加されました。

(2)お客様は、一つのユーザーアカウントを複数人で共有して利用させる ことはできません。

つまり、サイボウズ製品の使い回しについて、禁止であるとしっかり明記されました

2021年8月30日適用 サービスご利用規約

【社外にkintone情報限定公開】限られた相手にkintone(キントーン)情報を共有 Chobiit for kintone認証機能を利用してみた

サイボウズの使い回し問題 今まではどうだったのか?

今までの利用規約について、確認してみましょう。

変更前
・第3条 利用ユーザー
第2項
お客様は、別途サイボウズが承諾した場合を除き、一つのユーザーアカウントを複数人で共有して利用させることはできません。
bozu
サイボウズが承諾したらセーフだったのか・・・これは知らなかった

アカウント共有はコスト以外はデメリットだらけ

アカウント共有することで、コストを抑えることができます。しかし、それ以上にデメリットが多い。

bozu
契約した方がいい・・・

例えば、人事情報が入力されたkintoneアプリを作るとします。そのアプリの権限を

  1. 人事部長
  2. 人事課長
  3. 総務部共有アカウント

に閲覧や編集権限を付与します。

総務部共有アカウントです。なので、アカウントでログインする人全員が、人事情報を閲覧することが可能です。。

kintoneはユーザー毎や、グループ毎に権限設定が可能

個別のアプリやレコードにパスワードをかけるといった機能はありません。

bozu
レコードにパスワードかけれないかとよく聞かれるんですが、そもそもアカウントの考え方からして、細かく権限設定をしたいなら共有アカウントって運用はダメ
キンボウズ
そして、今回の規約変更で曖昧だったアカウント使い回しについて、禁止であると明確化されたんですね
bozu
月に数回しかkintoneの情報を見ることがないユーザーがいるので、1ユーザー分アカウント付与するのは・・・・

kintoneの情報を共有したい場合、他に方法はないのか?

連携サービスを利用することでサイボウズ製品のアカウント使い回しを防ぐことが可能です。

  • kintone内の情報を共有
  • 外部フォームから情報を入力

kintoneアカウントを付与するのは一番楽ですし、運用もやっぱり楽です。ただ、別会社の人と情報共有とか、ほぼ利用しないユーザーに付与すると考えたら、こういったkintone連携サービスを利用するのも選択肢の1つかと思います。

社員情報は社員が変更更新する】YouTube

kViewer

トヨクモ社が提供しているkintone連携サービス

kintone内のレコード情報やグラフを外部に公開可能。IP制限やIDパスワード認証など一般公開から、会員限定の公開など様々なケースに対応している。

フォームブリッジ

こちらもトヨクモ社が提供しているkintone連携サービス

外部公開可能なフォームを作成し、作成したフォームに入力された情報をkintoneに保存することが可能。

kViewerと連携することで、入力された情報毎にURLを発行することも可能である(MyPage)

じぶんページ/じぶんフォーム

ソニックガーデン社が提供しているkintone連携サービス

情報を公開したり、入力された情報をkintoneに保存するなど、先に紹介しているサービスと似ている。

ただ、kintone同様にコメント機能が利用できたり、利用する人数や利用する回数によって料金が追加される。

Chobiit for kintone

ノベルワークス社が提供しているkintone連携サービス

こちらも情報を公開したり、入力された情報がkintoneに保存可能。他のサービスと違い、従量課金制であり使った分だけ支払いとなる。コメント機能が利用できたり、レコード保存した位置情報を保存することができるなど、機能豊富。

bozu
1人1アカウントが明確化され、複数の利用者がひとつのユーザーアカウントを共有して
利用することはできなくなりました。契約数を増やすか、外部に情報を公開するサービスを利用するなどして、規約をしっかり守りましょう!!

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ABOUT US
Koichi Takimurakinbozu株式会社 代表取締役
【経歴】
体育大学→医療介護→起業
サイボウズ公認kintoneエバンジェリスト
【興味のあること】
筋トレ/業務改善/動画撮影/キャンプ
3児のパパで、基本在宅勤務

業務改善支援相談など、1時間相談無料