サイボウズ製品のアカウントは使い回し禁止 複数人で共有不可

2021年8月30日適用の、サイボウズ サービス利用規約にユーザーアカウントについて

(2)お客様は、一つのユーザーアカウントを複数人で共有して利用させる ことはできません。

とサイボウズ製品の使い回しについて、禁止であるとしっかり明記されました

2021年8月30日適用 サービスご利用規約

今まではどうだったのか?

今までの利用規約は

変更前
・第3条 利用ユーザー
 第2項
 お客様は、別途サイボウズが承諾した場合を除き、一つのユーザーアカウントを複数人で共有して利用させることはできません。
bozu
サイボウズが承諾したらセーフだったのか・・・これは知らなかった

アカウント共有はコスト以外はデメリットだらけ

アカウント共有することで、コストを抑えることができますが、それ以上にデメリットが多く

bozu
契約した方がいい・・・

例えば、人事情報が入力されたkintoneアプリを作るとします。そのアプリの権限を

  1. 人事部長
  2. 人事課長
  3. 総務部共有アカウント

に閲覧や編集権限を付与します。総務部共有アカウントですから、そのアカウントでログインする人全員が人事情報を閲覧することが可能です。

kintoneはユーザー毎やグループ毎に権限設定が可能ですから、個別のアプリやレコードにパスワードをかけるといった機能はありません。

bozu
レコードにパスワードかけれないかとよく聞かれるんですが、そもそもアカウントの考え方からして、細かく権限設定をしたいなら共有アカウントって運用はダメ
キンボウズ
そして、今回の規約変更で曖昧だったアカウント使い回しについて、禁止であると明確化されたんですね
bozu
月に数回しかkintoneの情報を見ることがないユーザーがいるので、1ユーザー分アカウント付与するのは・・・・

kintoneの情報を共有したい場合、他に方法はないのか?

kintoneであれば、連携サービスを利用することで

  • kintone内の情報を共有
  • 外部フォームから情報を入力

kintoneアカウントを付与するのは一番楽ですし、運用もやっぱり楽です。ただ、別会社の人と情報共有とか、ほぼ利用しないユーザーに付与すると考えたらこういったkintone連携サービスを利用するのも選択肢の1つかと思います。

kViewer

トヨクモ社が提供しているkintone連携サービス

kintone内のレコード情報やグラフを外部に公開可能。IP制限やIDパスワード認証など一般公開から、会員限定の公開など様々なケースに対応している。

フォームブリッジ

こちらもトヨクモ社が提供しているkintone連携サービス

外部公開可能なフォームを作成し、作成したフォームに入力された情報をkintoneに保存することが可能。kViewerと連携することで、入力された情報毎にURLを発行することも可能である(MyPage)

じぶんページ/じぶんフォーム

ソニックガーデン社が提供しているkintone連携サービス

情報を公開したり、入力された情報をkintoneに保存するなど先に紹介しているサービスと似ている。ただ、kintone同様にコメント機能が利用できたり、利用する人数や利用する回数によって料金が追加される。

Chobiit for kintone

ノベルワークス社が提供しているkintone連携サービス

こちらも情報を公開したり、入力された情報がkintoneに保存可能。他のサービスと違い、従量課金制であり使った分だけ支払いとなる。コメント機能が利用できたり、レコード保存した位置情報を保存することができるなど、機能豊富

bozu
1人1アカウントが明確化され、複数の利用者がひとつのユーザーアカウントを共有して
利用することはできなくなりました。契約数を増やすか、外部に情報を公開するサービスを利用するなどして、規約をしっかり守りましょう!!

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