電子契約をkintone✖️OPROARTSで試してみた

kintone✖️連携サービスの組み合わせはすごい!!

僕のブログで色々と取り上げていますが、今回は電子契約をkintoneでやってみました!!

特に新型コロナウイルスの影響もあって、電子契約については興味がありました

今回は利用した連携サービスは、株式会社オプロさんの製品!!

まずは利用した製品を紹介していきます

実現したいこと

  1. 契約書の雛形をkintoneで作成、管理
  2. 作成した契約書をオンライン送付
  3. オンライン確認、電子署名
  4. 署名された契約書をkintone保管
bozu
さらっと書いたけど、こんなことkintoneで実現できるのか?電子署名サービス単体は利用したことあるけど、、、

え!?可能なの!?

利用したサービス

kintoneだけだと電子契約に必要な「電子署名」機能がないので、電子署名の機能を持たせた契約書の作成を、kintone連携サービスの組み合わせで実現しました(そういうサービスが元々ある 笑)

  • kintone
  • OPROARTS Connector for kintone
  • D3W Connector for kintone
  • DocuSign

それぞれのサービスについて、ざっくりと説明しておきますね

kintone(サイボウズ)

kintoneについて説明は不要かもしれませんが・・・

開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです

かんたんにアプリが作成可能ですが、javascriptやAPIを活用することも可能

かんたんアプリから複雑アプリまで様々な用途での利用可能です

OPROARTS Connector for kintone(オプロ)

OPROARTS Connector for kintoneはkintoneのプラグインで、OPROARTSと連携してkintoneから帳票出力を行います。

今回kintoneへレコード登録を行い、その情報を元に契約書を作成します。

そこでOPROARTSが活躍するわけですね!!

bozu
OPROARTS・・・確かオプロさんってドキュトーンって言う帳票出力サービスなかったかな?

オプロさんの提供しているサービスの1つドキュトーンとOPROARTSの違いですが

OPROARTS

  • 初期費用10万円〜
  • 月額3万円〜
  • 高機能

 

ドキュトーン

  • 初期費用0円
  • 月額980円(1ID) 5ID~契約可能
  • Excel/Word帳票ダウンロード

 

bozu
用途によって選択が必要ということですね。

今回は電子署名サービスと連携させたいからOPROARTS一択!!

kintone連携サービスドキュトーンとは

ドキュトーン kintone連携サービス使ってみた

D3W Connector for kintone(オプロ)

もう1つオプロさんのサービスを利用します

ちょいと専門外な部分もあるので、公式から引用します

D3Worker?
D3Worker(ディースリーワーカー)は、WebAPI経由で膨大なシステムデータから様々なサービスへの連携を自動化します。
OCRと連携した紙文書のデータ活用や、電子契約サービス連携による法的効力を持たせた文書管理など、柔軟なデータ連携を実現するマルチクラウド基盤として機能しています。
bozu
つまり今回は電子契約サービス連携による法的効力を持たせた文章管理って部分で利用している訳ですな

電子署名サービス

今回利用したのはDocuSign

D3Wokerは2020年6月時点で以下の電子署名サービスと連携が可能となっています

契約書発行から署名、回収までの流れ

それでは実際の画面キャプチャーを使って流れを説明していきます。

契約書発行から送付、契約書の回収まで!!(最後に説明動画もつけておきます)

kintoneで準備したアプリは4つ

  1. OPROARTS Connector for kintone
  2. D3W Connector for kintone
  3. 顧客リスト
  4. 業務委託契約書

①②はプラグインの設定に必要なアプリですね

③は契約書に送付先(相手先)の情報を集約するマスターアプリで、ルックアップに利用します

④の業務委託契約書アプリをメインで利用します

kintoneアプリで契約書の文章を作成

契約書の文面はkintoneに入力するだけ

bozu
kintoneだから

  • レコード情報をコピーすることも
  • 初期値として入力しておくことも
  • ルックアップで情報を引っ張ってくることも

可能

アプリイメージ

入力後イメージ

情報が入力できたらPDFでプレビュー可能です

PDFプレビュー可能

レコード詳細画面の上部に2つのボタンが表示されます

  • 業務委託契約書(電子署名)
  • 業務委託契約書(PDFプレビュー)
bozu
電子署名を押すと相手先に送信されるので、まずはPDFプレビューで内容を確認しましょう

メールで書類を送信(kintone操作のみ)

業務委託契約書(電子署名)のボタンを押すと、相手先情報に記載したメールアドレスに契約書を送付することが可能

今回はキンボウズブログのメールアドレスに送付してみました

DocuSignを利用したので下記の様なメールが相手先に届きます

内容を確認し、問題なければ署名欄に情報を入力します

入力するとしっかり署名欄に反映されます

署名前

署名後

署名された内容は、自動でkintoneのレコードのPDFファイルが登録されます(添付ファイルフィールドへ)

契約ステータスも

  1. 準備中
  2. 電子契約送信済み
  3. 締結済み

と状況に合わせて自動で値が変化するので、kintoneの一覧を絞り込み条件で設定することでステータス管理も楽々ですね♬

映像で確認することでよりイメージがしやすいと思いますので、いつも通り説明動画つけておきます!!

契約書作成→送付→電子署名→回収までの流れを動画で確認

家から契約書を送付可能!!受け取る側の整備も必要

  • 出勤しないと契約書を作成できない
  • 職場でないと契約書を確認できない
  • 郵送されてくるから出勤する必要がある

新型コロナウイルスの影響で、働き方にも大きな影響が・・・

bozu
双方自宅でも法的根拠を持たせた契約書のやりとりは可能!!kintoneなら管理も楽々!!

しかし、送る相手が電子署名NGで

bozu
契約書は紙で郵送してください

って感じであれば全然前に進めない・・・

送る側だけでなく、受け取る側の意識改革も必要ですね

そう言えば!!

今回書いた設定について、自分でできるか不安って人多いと思うのでオプロさんに問い合わせたら設定代行サービスも存在するそうです!!

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