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プロセス管理に連動した添付ファイル削除

kintoneの添付ファイルフィールドってみなさんよく利用されますか?

色々なデータを保存して共有することができるんですが、kintoneって1ユーザー5GBって要領決まっているんですよね

なので、10ユーザー契約したら50GBまでの容量となります。そもそも添付ファイルフィールドは最大1GBまでなので、4K動画とかを共有するものではないですが・・・

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でも、全てURLで共有できるかというと運用の中で面倒くささを感じることもあります。折角添付ファイルフィールドがあるので活用したいですよね?4Kの動画を共有しなくても、画像や書類を大量に保存していると、将来kintone容量の壁にぶち当たるかもしれません。

添付ファイルだけを一括削除したい

添付ファイルは不要だけど、文字列とか数値とかはグラフや集計に利用しているから削除したくない。

レコード一括は可能ですが、特定のフィールドだけクリアーとなるとプラグインや、csvで該当するフィールドの値を空白にして上書きは可能ですが、添付ファイルを書き出したり読み込ませることはできません。

集計用にアプリを作って、出力可能な情報をcsvで書き出して集計用アプリに読み込ませる。読み込ませたらレコード削除って方法でもいけますが、面倒くさかったり、ミスで消してしまう可能性もあります。

皆さんの運用方法を見てみようと「kintone 添付ファイル 一括削除」って検索したら・・・

bozu
キンボウズw
kintone添付ファイルを複数レコード分削除

一括削除は便利なんですが、定期的に実行しないといけないのが面倒です。

ということで、プロセス管理を活用して「特定のステータス」になったら添付ファイルを削除するカスタマイズをCustomineで作ってみました

アプリイメージ

状況(ラジオボタン)は、添付ファイルを空にするカスタマイズを特定の状況のみ動作するようにしたいので配置しています。

(ステータスをキーに添付ファイルを空にするので、空にしてからステータスを変更する訳ではない。そうすると永遠に添付ファイルを空にするカスタマイズがループで実行されるので注意)

プロセス管理はデフォルト設定の表現を少し変えた程度にしてます

ステータスが完了になったら該当の添付ファイルを空にします

Customineのカスタマイズ例です

まず、プロセス管理のステータスはレコード詳細画面で操作しますよね?(標準機能であれば)

詳細画面を表示したときに、特定のステータス(今回なら完了)更に、状況(ラジオボタン)の値がありって条件を満たしたら、キーを指定してレコードを取得する

取得するレコードは今詳細画面表示しているレコードなので、キーとなるフィールドキーの値レコード番号にしておきます

レコードを取得して、そのレコードに対してレコードを書き出すを実行します。状況(ラジオボタン)をなしにしておきます。そして、添付ファイル(空)のフィールド値を添付ファイルに書き出します。

こうすることで、添付ファイルを空にしたレコードは状況(ラジオボタン)がなしとなるので、キーを指定してレコードを取得するの実行条件からは外れるレコードとなります。つまり、ループで何度もカスタマイズが実行されることを防ぐことができます。

添付ファイルフィールドを空にしたらリロードします。リロードしても、ループしないように設定していますので、添付ファイルが空になった詳細画面が確認できると思います。

bozu
これで、削除するって作業が一つ減りましたね!ステータスと削除を連動させるってことは色々と応用できますしね〜

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