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kintone(キントーン)プロセス途中のステータスを記録

kintoneのプロセス管理は非常に便利な機能だと思います

レコード経緯をステータス履歴で確認することができますので、アプリの運用としてレコードで業務の状況を把握することも可能です。

例えば病院や介護施設の場合、入院判定や入所判定をkintoneのプロセス管理で患者利用者毎に把握することも可能です。

プロセス管理フロー

判定可であれば、入院→退院(厳密には判定可であっても、キャンセルや保留などプロセス管理の設定を作り込む必要がある)とステータスを進めていくことで入院申込から退院までの流れをkintoneで管理することが可能となる

プロセス管理設定イメージ

kintoneプロセス管理 ステータスはグラフに活用できる

ステータス・・・今回であれば判定中や入院中の人が何人いるかを集計やグラフ化することが可能です

例えば申込日を月毎にステータスを集計すれば月毎の状況確認が簡単にできます

ただ、ステータスの途中部分を集計することはできません

ステータスの途中部分を集計する意味

なぜステータスの途中部分を集計する必要があるのか?

最初に説明した図を見てもらえると分かりやすいと思いますが、上記の運用だと最終的に

  • 退院
  • 医学的
  • 満床

のどれかのステータスで終結しますね

では、判定可と判定不可が何件ずつあるか知りたい場合どうすればいいでしょうか?

予め条件を設定したグラフを作っておくと便利

条件を

  • 判定可
  • 入院
  • 退院

全て判定可ですので、それぞれのステータスにあるレコード数=判定可のレコード数になります

予め条件を設定したグラフ

この方法であれば判定可と判定不可の数を確認することが可能です。

見比べたい時は、スペースにそれぞれ判定可と判定不可のグラフを貼り付けます。そうすることで、1画面で双方のデータを確認することが可能です

複雑なプロセス管理の集計はCustomineを活用

複雑なプロセス管理を設定し、途中経過を集計したい場合・・・

そのためにいくつもグラフを作成して対応することも可能ですが、グラフが増えすぎるのは運用上どうでしょうか?

bozu
可能であれば、該当するステータス(今回であれば判定可、判定不可)にステータスが変更された時にフィールドに自動で記録してくれればいいな・・・え?できるの!?
キンボウズ
kintoneで困ったら、大抵はCustomineで解決できる・・・気がする
判定可判定可 フィールドに値セット
判定不可フィールドに値セット
  1. ステータスを進める
  2. ステータスが特定の値かつ、フィールドの値が空ならば
  3. 空のフィールドに値をセットする
  4. セットできたら画面をリロードする

判定に合わせて説明すると

  1. ステータスを判定可に進める
  2. レコードが判定可かつ、判定結果(文字列1行)のフィールドが空である
  3. ②の条件を満たした場合、判定結果に判定可って値をセットする
  4. セットが完了したら画面をリロードする

これで判定可から入院→退院になっても、判定結果のフィールドには判定可とセットされているので、判定結果の値をグラフにすれば・・・

判定グラフ

ちなみに値をセットする条件に、フィールドの値が空ならばって条件をつけないとリロード→セットの永遠ループが発生しますので注意が必要です

bozu
Customine使い出した頃は結構永遠ループさせて慌てた記憶がありますね・・・

ステータスを変更したタイミングで、ドロップダウンフィールドを使って判定可か判定不可を選択することで集計は可能です

ただ、面倒くさいし確実に入力漏れが発生します・・・

プロセス管理と連動させることで入力漏れを防ぐ(業務上ステータスは進めますし、進んでなかったら確認する・・・よね?)

今回はシンプルなカスタマイズにしましたが、ステータスが〇〇になった時に複数の処理を自動で行うこともCustomineで可能です

bozu
集計するためのクリックや入力はできるだけ省きたい・・・面倒くさいから!!

ドロップダウンと無料プラグインの組み合わせでも実現可能

ドロップダウンで選択した値を、別のフィールドに残しておくことも可能です

TISさん項目選択フィールド連動各種設定プラグインを使います

項目選択フィールド連動各種設定プラグイン

判定可を選択したら別のフィールドの判定可がセットされます。セットされた後入院とか退院を選択しても値は変わりません(判定不可を選択すると値は判定不可になる)

なので、設定が重要!!

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