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私が考える業務改善支援

自分が所属している法人の業務改善以外でも、複業で他社の業務改善を行っています

今回は、私が考える業務改善支援の理想について語ってみようと思います

社内で全て賄えるのが理想

社内で業務改善全てを賄えることが1番の理想でしょう

  • 速度
  • 費用
  • 教育

3つの点で、社内完結型が理想となります

bozu
この業務のフローをもう少しスマートにできないかな・・・

ここで、外部業者に頼むと見積もりやら、開発やらで時間がかかります。勿論そこには必ず費用が発生します。更に、外部に委託すると楽なんですが、そのノウハウを蓄積することが難しくなります。

似たような課題が発生しても、社内で解決することができない。速度/費用/教育の3点から考えた場合、業務改善は社内で完結することが理想だと考えます。

プロの速度と技術力

では、業務改善コンサルや、業務改善支援という仕事がなぜ存在するのか。

社内に業務改善のプロが(まだ)いないから、頼る

今からツールの勉強をして、業務改善を行い場合、改善までに時間を要します。僕自身kintoneでアプリをガンガン作成できるようになるまで、時間かかりました(今も勉強中)

キンボウズ
いずれ社内で完結するかもしれないが、今はできない。そこで、改善までの時間短縮にコストをかけるってイメージですね
bozu
そう!!なので、ずっと支援に入るってイメージではなく。

  • 必要な期間
  • 必要な支援
  • かけられるコスト

この辺りを話し合って、期間を決めて支援に入ることで自立するんだよ〜とプレッシャーをかける

どうしても、お金払っているんだからずっと助けてくれる。ってイメージが出てきちゃうんですよね。僕もそうでしたが、それだと勿体ない

全てを社内には難しくても、一部でも社内で解決できる、改善できるようにしておくことはコストの面だけでなく、業務改善のスペードアップにも繋がります。

顧問契約
僕の考えを具現化しているのが、MOVEDの顧問契約。開発とは別に、困った時に聞ける一緒に考える。開発を全て託せば楽だけど、一緒に考えるってのがオススメポイントです。

bozu
キンボウズはGoogle先生ともに、時間をかけて勉強してきました。支援を受けてもいいし、自分で頑張ってもいい。環境に合わせて、考えていきましょう。

教育だけではなく、自習の環境

教育を受けたいと考えたら、研修参加やセミナー受講が思いつきます

サイボウズ製品であれば、様々な企業が研修やセミナーを開催しているので、すぐにでも学ぶ環境は整っていると思います

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研修やセミナーに参加した瞬間、すぐに業務改善が実行できる訳ではありません。業務改善に必要な知識を取得しただけであって、その知識を使って

  • 課題抽出
  • 課題分析
  • 改善提案
  • 改善実行
  • 再度課題抽出
  • etc

研修やセミナーはスタート地点に立つ準備であり、職場に戻ってきたらじっくりと考える時間が必要です

業務の中に考える時間をとっているか?

さて、考えながら業務を遂行する。これが当然だと思っていないでしょうか?

じっくり考える時間って業務の中でありますか?

手を身体を動かしていないのであれば、それはサボっていることだ!!みたいな考えが多いように感じます

bozu
委員会や会議が検討する場だと思っている人もいますが。検討した結果から複数名で考える場。それまでにじっくりと考える時間が必要です。アフター5で考えるべきものでもない。

1日中「う〜んう〜ん」と唸りながら業務を終えることも時には良いかと思います。日々ルーティンワークに追われて、自身の業務に向き合えない、研修やセミナーで学んだことを実行できない。

業務フローや人員の兼ね合いもあるとは思いますが、業務改善においてじっくりと考える時間を作ることは最重要課題であり、業務改善の結果として多くの考える時間を見つけることも可能となります。

失敗することが当然と考える

大なり小なり業務改善で失敗は発生します

自分でやっても、プロに頼んでも完璧はないと考えます。なぜなら、課題は常に変化します。関わる人の考え方も変わります。

正解だと思っても、改善の途中で正解が不正解になることなんてしょっちゅうです。

一度の失敗を許さないって考え方が嫌いです。一度稟議を失敗すると、二度と(当面)同様の稟議が出しにくいとか、すぐにツールの使用を中止させるとか・・・僕自身もそうですし、同様の話をよく聞きます。

PDCAとか、トライアンドエラーと言いつつ失敗は許さない風潮。今までチャレンジしたことがないんだから、失敗なんて当然です。システムエラーが出て、さほど重要なエラーでないのに

「エラーエラーエラーエラーエラー!!壊れた、危ない、危険危険だ。やはり手書き手書き、紙が一番!!」

キンボウズ
一言だけ、あなたは失敗したことないんですか?

手取り足取りが良いとは思わない

冷たいとか、厳しいとか言われますw

業務改善支援の先には自立があると考えているので、なんでもかんでも支援するという訳ではないです。

いずれは支援が終わるので、その時困らないように・・・

まぁ、ずっと支援を受けてくれた方がマネー的には嬉しいですが、現場としては

bozu
あの人の支援・・・もういいでしょう

ってよく感じていたので、適度な支援を心がけています。

そんな自立支援型業務改善のパートナーをお探しであれば、ご連絡ください 笑

シェアどうぞ宜しくお願い致します