kintone添付ファイルを複数レコード分削除したい

kintoneで添付ファイルは削除したいけどレコードは削除したいと言う時がありました。

文字列1行や日付フィールドに入っている情報は残しておきたいけど、添付ファイルの動画データを容量削減の為に削除したい・・・

利用終了したことのデータで、紙で保管しているから添付ファイルのデータは削除したい

利用終了した人を絞り込んで1レコードずつ削除していくのは大変なので、楽できる方法を考えてみました。

標準機能で検討

bozu
ゴールは一括添付ファイルだけ削除!!
添付ファイルを一括削除したい

標準機能でも一括削除は可能ですよね?

アプリ設定の高度な設定から「レコード一括削除を有効にする」にチェックを入れると一括削除が可能となります。

高度な設定で一括削除

ただ、ピンポイントに

bozu
このフィールドを削除したい!!と言うときに使うものではないですよね?

添付ファイルのデータを全て削除するのであれば、フォームに配置している添付ファイルフィールドを削除してやればいい

kintoneフィールド削除

今回は、アプリ内にある全ての添付ファイルデータを削除するのではなく、絞り込んだ条件に該当するレコードの添付ファイルデータを一括削除したい!!

と言うことで、標準機能では難しそうな気がしますので、プラグインや連携サービスで可能かどうか検討してみます。

プラグイン&連携サービス

いくつか対応できそうな物で挑戦!!

一覧レコード一括更新/クリアプラグイン

TIS様一覧レコード一括更新/クリアプラグインを使うとクリアーできるんじゃないか?

プラグインで添付ファイル非対応
bozu
添付ファイルフィールドは表示されない・・・非対応か・・・

他にも一括更新プラグインがあるけど、有料なのでスルーしておきます。

では、Customine大好きユーザーとしてカスタマイズを試してみます。

Customine

まず、やることで「フィールドの値をクリアする」とか「フィールドに値をセットする」では選択可能でないフィールドに添付ファイルフィールドも含まれます。

フィールドの値をクリアするで選択できないフィールド

  • レコード番号
  • 作成者
  • 作成日時
  • 更新者
  • 更新日時
  • カテゴリー
  • ステータス
  • 作業者
  • スペース
  • グループ
  • 計算
  • 添付ファイル
  • 関連レコード一覧

 

フィールドの値をクリアする
フィールドに値をセットする
bozu
これは詰んだかもしれない・・・
多分できるだろうと記事書きながら試してみるとこうなるんだよな・・・諦めぬ!!

結論としては「レコードを書き出す」で空っぽの添付ファイルフィールドを組み合わせることでどうにか実現しました。

成功事例

シンプルなフィールド配置

添付ファイル空は普段使わないのでグループフィールドの中に配置しておき、グループフィールドのフィールド名は非表示にしました

カスタマイズは以下の通りです

ちょっとだけ解説します

ボタンをメニュー位置に配置する

ボタンを押すことをキーにしたいので配置します。(一覧画面表示したことをキーにすると毎回バンバン消される 笑)

確認ダイアログを表示する

間違ってボタンを押した時に削除されると悲惨なので、本当に削除していいのか確認します。3回ぐらい確認してもいいかもしれない

一覧の条件でレコードを全件取得する

レコードを書き出すの対象となるレコードを設定したいので、やることに配置しました。これで条件を設定した一覧でボタンを押すとその条件にあったレコードの添付ファイルだけが削除される仕組みです。

レコードを書き出す

一覧の条件でレコードを全件取得するで対象となったレコードの添付ファイルに添付ファイル空を書き出します。こうすることで添付ファイルを空っぽにします。

画面をリロードする

空っぽにしたらリロードすることで削除できたことを視覚的に確認する!!

bozu
挙動を動画で確認!!

やり方は色々とあると思いますし、1レコードずつ開いて削除すればいずれはゴールに辿り着けます!!

ただ、数千レコードが相手になると・・・

情報!!

仕事柄結構一括更新とか、一部更新や変更したいことが多々あるのでその瞬間だけ使えるプラグインやCustomineを今後も紹介していきますね〜

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