kintoneで色々と業務改善できてきたので、社内でプレゼン発表を２回ほど実施。
そんなことをしなくても
「なにか便利なものを使っている」
というのは噂で広まっていきます。
すると「うちでも使いたい」って言われるのも時間の問題ですよね？
kintoneを契約することができそうな予算がとれた。さて、次に何をしていきますか？
既にkintone導入の先行事例がある
新しく導入するのはそこまで難しくありません。必要分ユーザーアカウントを契約する。
基本的な使い方は既に社内にkintoneを触って、実際業務で使用している職員に直接kintoneの操作方法を聞くことが可能です。
０から学んでkntoneの仕組みを理解し、アプリを作ってセキュリティを設定して・・・
導入検討～といった、同じ道を歩まなくても大丈夫ですよね
また、同じグループや法人内の介護事業所であれば、管理方法や業務スタイルは共通している事項が多いと思います。
業務マニュアルも類似した内容だと考えられますので、１つアプリを作っておけば使いまわしが出来ると考えます。
作成済みのアプリを有効活用
kintoneアプリは新しく作る以外に
- テンプレートファイルを読み込んで作成
- ほかのアプリを再利用
という手段があります。
テンプレートファイルを活用
テンプレートファイルを違うドメインで作成されたアプリをファイルを読み込み展開させることで、自身が利用しているドメイン内に同様のアプリを作成することが出来ます。
勿論レコードは引き継がれませんし、プラグインに適用している設定も含まれません。
→アプリテンプレートに含まれない設定（公式）
ほかのアプリを活用
独自ドメイン内で既に作成され、管理権限を持つアプリについては再利用が可能です。
今回の様に、新しくkintoneを導入して、別の事業所の作成したアプリを再利用しようとした場合、再利用したいアプリの管理権限は持っていないことが多いでしょう。
管理者と相談してアプリを再利用してもらう感じですかね？
ほかのアプリを再利用の場合でも、いくつか注意点があります。
①アプリコード
②APIトークン
③プラグインに適用している設定
①〜③は引き継がれません。また、登録したレコードデータもコピーされません。
ゲストスペースで作成したアプリはゲストスペースでしか再利用できない。
まぁ、色々と制限はありますが、１からアプリを作成することを考えればかなりの時間短縮に繋がります。
既存のアプリをそのまま使用
個人的には、複数の事業所が複数のアプリを作成するよりも、１つのアプリを複数のユーザーが使用するほうが楽だと考えます。
ユーザー選択を利用して、事業所ごとにアプリの閲覧制限をかければ、アプリ内には5つの特別養護老人ホームの入居者情報が入っているが、閲覧できるのは自事業所に入居している利用者のレコードのみと・・・
kintoneユーザーが増えるとお得？
kintoneの連携サービスはユーザー数に応じて課金されていくものもあれば、ドメイン単位の請求サービスもあります。
トヨクモさんのプリントクリエイターのライトコースが月額6,000円。
kintoneのドメイン1つにつき、プリントクリエイターを1つご契約ください。
（kintone の ユーザー数には関係していません）
と公式サイトに書いているように、ドメイン内で利用するユーザーが増えても支払う額が変わらないのは嬉しいことです。
また、「三人寄れば文殊の知恵」という言葉があるように、法人内やグループ内にkintoneを扱う職員が増えればアイデアも集まることになるでしょうから良い相乗効果が生まれると考えます。
使いたいなら使えばいい
先行して導入した事業所や人間がkintoneを導入したことによって、どの程度業務改善が出来たのが、残業は減ったのか？
kintoneを利用することで得られるメリットを定量的に示すことが出来ていれば、ユーザー数を増やすことについても、財務担当や経営陣も喜んで増やしてくれるでしょう。逆も然りですが・・・
kintoneライトコースであれば月額780円
導入してみて合わなければ契約ユーザー数を減らせばいいだけです。1時間の残業代にもならない額で社員のやる気を削ぐ経営者はいないでしょう？笑
