kintoneで在庫管理 消費と補充を管理してみた

折角kintoneを利用しているのだから、色々な業務をkintoneでしたいと考える方は多いと思います。

私も同じで、医療介護に拘らず色々なことをkintoneでできればいいのな(スタンダードコースの場合1000アプリまで作成可能なので使い倒さないと勿体ない精神)

今回は備品管理や在庫管理をkintoneでやりたいなと考えました。

備品管理(仮)アプリやりたいこと

  • 購入製品リストを作成
  • 使用と補充の数を入力すると在庫数が増減
  • 在庫が一定数下回ったことを把握

製品管理アプリと使用補充管理アプリの2つのアプリを作成する

倉庫から製品を出したときに在庫数から引く、発注して製品を倉庫に補充したら在庫が増えるってことをkintoneでやってみます

製品管理アプリ

まず在庫数を管理するマスターアプリを作成します。

製品コードや製品名などを入力することで、在庫を把握しておきたい製品を全てレコード登録しておきます。

kintone製品管理アプリイメージ
配置フィールド
種別・・・ドロップダウン
製品管理コード・・・文字列1行
製品名・・・文字列1行
単価・・・数値
在庫・・・数値

製品管理コードや製品名は値の重複を禁止しています。管理する製品が多くなると同じ製品をレコードに登録してしまう危険性があるのでね

プロセス管理(ループ?)

最終的に在庫数が少なくなると通知をする。通知を受けて、補充のために発注するという流れを想定

発注済と補充済をループするプロセス管理を設定して、ステータスは補充済みなのに在庫が減ったら発注するって流れ。

kintone製品管理アプリのプロセス管理イメージ

ドロップダウンやラジオボタンでも管理することは可能ですし、変更履歴を確認すればいつ発注したのか分かります。

ただ、プロセス管理だとステータス変更した日時を一覧で確認することが可能であり、かりんこラボさんプロセス管理履歴記録プラグインを利用すれば、補充してから発注までの期間を記録することが可能です。

発注スケジュールを立てるエビデンスとして活用できるかも!?

プロセス管理テーブル入力イメージ

使用補充管理アプリ

こちらのアプリは倉庫から製品を出すときや補充する時にレコードを登録するアプリです。

オムツ庫から出す度に毎回数値を入力するのは面倒くさいので、倉庫から箱単位で出し入れすることを想定しています。

使用補充管理kintoneアプリイメージ
配置フィールド
種別・・・ラジオボタン
製品名・・・ルックアップ
製品管理コード・・・文字列1行
単価・・・数値
使用数・・・数値
費用・・・計算
kintone関連レコード設定イメージ

多くの製品情報を1つ1つ入力することは負担が大きくなるので、ルックアップフィールドを使って製品情報入力負担軽減!!

これで、製品マスターと使用・補充した製品の情報を入力する2つのアプリを作成しました。このままでは使用補充管理アプリの情報を製品管理アプリの在庫数に反映することはできません。

やりたいことは、倉庫から出した(使用)数を在庫数から引く。倉庫に入れた(補充)数を在庫数に足す。この動きをCustomineを利用して実現させてみました。

Customineで在庫数の増減をkintoneで実現

参考にしたのはCustomineのテンプレート2つのkintoneアプリを連携して在庫引当を行うカスタマイズを参考にしました。

公開されているテンプレートでは在庫を減らすことができたので、

やること:レコードを更新する(キーの値をフィールドで指定)のマッピングの計算式をプラスマイナス入れ替えたカスタマイズをもう1つ作りました。

これで、

  • 在庫を消費して、レコードに消費した数を登録すると在庫数から引く
  • 在庫を補充して、レコードに補充した数を登録すると在庫数に足す

ということをkintoneで実現することができました。

消費分を在庫から引くCustomine在庫管理カスタマイズ
補充分を在庫に足すCustomine在庫管理カスタマイズその2

便利な点としては、このカスタマイズだと消費や補充時にレコード登録した。何かの理由で修正したいから一旦レコードを削除した際も反映される。

bozu
発注しようと思ったけど、別の製品に変更するから発注する予定のレコードを消しておこう

ってことも可能

注意点として
テンプレートでは

やること:レコードを更新する(キーの値をフィールドで指定)にフィールドの値が特定の値ならばってのが設定されていません。

このレコードは使用したのか補充したのかを分けておく必要があり、分けたことをCustomineの条件として設定しておく必要があります。この設定をしっかりしておかないとエラーでちゃいますので・・・

作成したkintoneアプリの動き

さて、ここまでで必要なkintoneアプリはほぼ出来ました。

一度動作を確認していきましょう。

例としてS,M,Lサイズのパッドの在庫管理をやってみます。在庫は全て2,000個あるとします。

在庫消費パータン

パッドSを1500から倉庫から出したとしましょう。

種別を使用にして、ルックアップで製品情報を取得。使用数に1500と入力してレコード登録してみます。

すると、製品管理アプリのパッドSのレコード情報が(在庫数が2000-1500=500)という計算が自動的にCustomineがやってくれたおかげで在庫数500と表示されます。

文字の色は新条件書式プラグインを利用しています。後程簡単に説明しますね。

消費した数をレコード登録製品情報ルックアップ
在庫数に反映在庫数反映イメージ

次に補充した際のアプリの動きを確認します。

在庫補充パターン

流れは同じ

使用補充管理アプリで種別を補充に、ルックアップで製品情報を取得、使用数に補充した数を入力する(使用数だとややこしい場合はフィールド名をだけにしてもいいかも・・・

補充した数をレコードに登録する製品情報ルックアップ
在庫数に反映

在庫数補充イメージ

これで在庫数の増減をkintoneアプリで実現することが出来ました。

では、在庫数が少なくなった時に担当者が気付いて発注する環境を整えてみます。

在庫が少ないことに気づくために

在庫が1000以下になった際

  • 在庫数の表示色を変える
  • 通知する

をkintoneで設定してみます。

プラグインで色を変えてみる

cybozu developer network で無料公開されている新デザイン版 条件書式プラグインを利用して在庫数が1000以下になると文字色とに、文字背景を黄色にしてみました。

ただ、種類や製品によって発注する在庫数のラインが違ってくると思います。

細かく設定するにはレコードの条件通知を設定する方がいいかもしれません。

kintoneの通知機能を活用

kintone標準機能のレコード条件通知では、

オムツ系は在庫数が1000以下になると通知とか、パッドSは500以下になると通知とか設定できるので便利です。

kintone通知機能を使って在庫状況を把握

動画でイメージ(youtube)

アプリの動作イメージ動画をアップしておきます。

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