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kintoneを含めた業務改善を部署にしたいと思った3年間

「kintoneは仕事ですか?」
「業務改善は仕事ですか?」

仕事をしながらkintoneで業務改善

これがおそらくスタンダードではないかと思います。僕自身この考えにずっと疑問を持っていました。

人の仕事を改善して、自分の仕事が増える一方に・・・これはおかしい話ですよね

以前こんな記事を書きました

kintone仕事にしたい

今回、仕事にしたいではなく、部署にしたいって話です

bozu
業務改善職への道ですね。相当失敗したので、何かしら参考にしてもらえたら・・・

現場で業務改善ができるメリットと、兼務になるデメリット

kintoneは現場職員でも業務改善が可能なサービス

ここは間違っていないと思います

ちょっと勉強したらkintoneアプリは作れます(業務に適したアプリを作るには少し時間がかかるかもしれない)

bozu
最初に作ったアプリがフィールド数500超えて、どうにもならないアプリになったことを覚えております・・・

業務に適したアプリを作るにはkintoneを理解する必要がありますが、現場職員であれば現場のことはある程度熟知していると思います

あとはその現場の知識をkintoneでどう表現するか・・・

ここに関しては、kintoneの機能を理解して、たくさんのアプリを作ることで経験値を稼ぐしかないと思います。いかにフィールドの機能を理解したとしても、現場の業務に沿ったアプリが作成できないと使えない知識

僕自身はひたすらアプリを作ってたくさん削除しました。ここまでで「そんな時間はない!早くアプリを作りたい」

そんな方には研修?プロに開発?その辺りはまた別の記事を参考にしてください

kintone構築は自身か他者か

kintoneは片手間?kintone扱える職員は改善しつつ自己負担を増やす

さて、ではkintoneで業務改善をするとしましょう

パートナーなしで、サイボウズから直販という設定(僕のスタートと同じ)

  • 勉強はいつしますか?
  • 各部署への聞き取りは勤務時間ですか?
  • アプリ作る時間は勤務時間ですか?
  • kintone運用の責任は?

kintone管理者ではあるが、どうにか時間を捻出してkintoneを運用する人が大多数ではないでしょうか?

  • 勉強は勤務時間外
  • 要望の聞き取りは時間見つけて
  • 責任はしっかりとある

それでも前に進むのは業務改善したい!!(楽して暮らしたい!!違うか)

結果として業務は改善するが、kintone担当者の業務は増える一方で嬉しいやら悲しいやらw

ドMですよね、kintone界隈の方々は…

さて、普通に仕事をしている中で色々と業務改善は行われるものだと思います

「業務改善は当然のことで、仕事?部門?」と感じる方もいると思います

喜ばれるが、表彰される訳でも、給与がグンと上がる訳でもない(まぁ上がる場合もあるんだろうけど)そもそも、それが目的でやる訳ではないですし、業務を改善させることは当然こと。

息をすることと同じですが、その比率が増えてくると通常業務と業務改善の両立がキツくなってきます。

業務改善は立派なお仕事

「業務改善は立派なお仕事です」(よね!?)

通常業務+業務改善という式が理想かもしれませんが、業務パンパンの人に

キンボウズ
業務改善もよろしく〜♫

は無茶ぶりですよね?

でも多いのが

bozu
業務パンパンだけど・・・このままでは倒れてしまう・・・その前に業務改善しなければ・・・

こんな状況・・・

つまり、業務改善を必要と感じている時点で、業務改善できていない環境にあるのだと思います

社内に業務改善窓口や、担当者がいればいいのに…業務改善課とか(業務課は聞いたことあるけど)

医療介護業界でそんな部門に所属している人ほとんど見かけたことがない

大きな病院ではシステム担当とかいるけど、業務改善とはまた違う感じですよね?そのあたりは、kintone医療介護の始祖であられる前田さん前島さん・・

ムダな残業で優秀な人材を失うな 医療現場の非効率を改善したkintone活用法

医師不足の地方都市で、無理なく24時間対応を実現 kintone導入5年目の医療法人の試行錯誤

しかし、職場に二人はいない・・・なぜいないのか・・・

誰かがやってくれるのを待っていても、誰もしてくれない

  • 誰かがしてくれる
  • 新しい人が入ってきたら
  • 制度が変わったら

そんな他人任せに仕事していたら義勇さんに怒られますw

bozu

業務の改善を他人に期待するな‼
惨めったらしく待っているのはやめろ‼
そんなことが通用するなら既に業務改善は行われている
奪うか奪われるかの時に主導権を握れない弱者が業務改善?仕事を楽にする?笑止千万‼

弱者には何の権利も選択肢もない 悉く力で強者にねじ伏せられるのみ‼

業務改善の方法は他人なら知ってるかもしれない だが他人がお前の意志や願いを尊重してくれると思うなよ 当然俺もお前を尊重しないそれが現実だ

なぜ毎日業務改善のことを考えている

それで仕事をしているつもりか?

なぜ稟議を書かなかった なぜいつもやるそぶりだけ見せる‼

そのしくじりで今停滞している お前ごとそのほぼ活用されていないパソコンを串刺しにしても良かったんだぞ

そう!!

いま改善されていないのであれば、自分がやるしかないんです。だって、既に改善されていないってことは誰も手をつけていないし、つける気もないんです

待っていても何も改善しない!!

注意点としては、業務改善=完全正解とは限らない

bozu
よし!業務改善に取り組むぞ!!

さて、周りが全員万歳しながら受け入れてくれるでしょうか?

  • 今の環境を変えたくない
  • 改善されると仕事が減る→残業代が減るから困る

意外と多いのが上記2つのモンスター

現状維持モンスター
今覚えた仕事を変えたくないんです。きっと改善すると良くなる、やり易くなることは理解できます。でも、今覚えた仕事を変える必要があるんですか?今私は困っていません。業務改善には反対です
残業大切モンスター
業務が改善されると、早く仕事が終わりますよね?ってことは今15時間ぐらい調整して残業しているんです。それが減るのは困ります。残業代も含めて計算して生活しているんです。残業が減るのなら業務改善には反対です
bozu
ナニヲイッテイルノカワカラナイ

訳でもないですが、現状に対して常に課題を持つ姿勢は大切ですし、残業ありきの計画は見直すべきだと思います

これが外部コンサルなら介入も色々とやりようがあると思いますが、現場職員発信の業務改善は波風立てずに遂行したいものです・・・

なので仲間をしっかり見つけておくこと

  • 影響力のある人
  • 上司
  • お金を管理している人

色々な方と意見交換をし、組織として業務改善を行う方向性にします

個人で業務改善と叫んでも、壁が多く

「君一人の意見だろ?」

業務改善をしたいのに、こんなこと言われたら心がポキポキ折れます

業務改善を行える環境づくり

kintoneを導入するとか、slackでやり取りするとか・・・そんな会話ができる様になり、何かした業務改善が行える環境づくりができれば・・・

そう!!おそらく貴方は楽しく業務改善をしながら大量の業務に追われていると思います。兼務ですからね・・・

僕もそうでした

  • 1つの業務に対して、要する時間が短くなりました
  • 1日でこなせる業務量が増えました
  • そして、業務がたくさん増えましたw

RPGと同じで、レベルが上がるとマップ上の敵も強くなっているんですね

始まりの街には戻れませんし、戻っても経験値は得られません。ラスボスを倒しても、2・・・3と続編が、新しいボスが湧いてきます

勇者にでもなってしまったら大変です!

勇者が国からいなくなる(退職)すると、国民はまたボスの恐怖に怯える日々が・・・

属人化!!w

属人化は完全な悪ではないと思います。その人にしかできないことはあるし、オールラウンダーも素敵ですが、スペシャリストも素敵です

問題は、自分がいなくなると成り立たない環境ですが、そんなことに悩むのはもっと後です。まずは動かなければいけない。

  • 退職できない
  • 引き継げない
  • 休みの日も気になっちゃう

しかし、その業務改善は業務として認識されていないかもしれません

「何かいつも頑張ってるけど、何をしているか分からない。評価の対象ではない」

これもまぁまぁ辛いことです

他人事ではなく、自分のことなんですけどねw

業務改善を仕事として認識してもらいたい

kintone導入直後から上記の考えを持っていた私は

bozu
僕じゃなくてもいいから、誰か担当者を!!業務改善の担当者を設置して欲しいです!!部署作ってぇぇぇぇ

と言い続けてきました

現場としては、kintoneを使うことで色々とをできることは分かった

楽をすることで、もっと手をつけたい業務に着手可能となるし、余裕を持って仕事をすることは大切

  • 今後も継続して業務改善を行う
  • 専任担当がいることは相談窓口として機能する
  • 新しい業務として確立
  • キンボウズ が消えても引き継げるように・・・

しかし変わらない

そう!人は(会社は)簡単に変わらない

実績だな!これは実績が必要なんだな…さて業務改善の実績とは?

残業時間が減ればいいのか?働きやすくなったという抽象的な意見で良いのか?可能な限りアプリ導入前後の比較数値を発表しますが、中々上はその実感を感じられないものです。

うむ、詰んでいる…

出口のない野良業務改善?

ちょうど良いタイミングでMOVEDにジョインすることになり、業務改善を仕事としてできるようになりました

外部を業務改善とは何とも不思議な感覚ですが、非常に良い経験ができています。自社以外の業務改善ってなかなかできないですからね

  • スタートラインが違う
  • ゴール設定が違う
  • 使える予算が違う

異なる環境を体験することで、経験値も蓄積されやすい気がします。ただ、外で培った経験を社内ではそこまで活用できない。外では色々しているが、社内ではそれを活用する場も立場にもない。

bozu
色々やれること増えたんだけど、勝手にやる訳にもいかないから、自分が許された範囲からコツコツコツコツコツコツ
  • kintone hive 大阪会場代表
  • kintone AWARD登壇
  • サイボウズデイズ全会場登壇
  • kintoneエバンジェリスト

色々ありましたが、特に職場では変わりなしでした

まぁ個人の活動も多く、それによって何かを変えたいって訳でもないですが、なんというかですね。

変わらないんですw

敢えてそこを推して処遇改善の望んだわけでもなく、できるだけ自然を考えていましたが、自然体を求めていたらなんでもやってくれる良い人材になってましたw

業務命令編

そんな中で、腐りかけつつも業務改善業務改善&アウトプットを続けました

そんな時、ホームページを変更したいって話題が社内であがりました

  • スマホ対応にしたいな
  • ブログページが欲しいな
  • ドメインを変えたいな
  • コストは抑えたいな
  • etcetc

数百万の見積もりがポツポツ・・・

月に数十万PVで、集客がホームページメインのECサイトならまだしも、月1万にも満たない&集客メインではないなら

(キンボウズ)のクオリティでいいなら作れますよ

そもそも、まずはコンテンツを増やして、ホームページが活用できるレベルになったらコストをかければいいのでは?と提案し、、、

ホームページ作成を兼務として業務命令が出ました(ここまでで、提案して約3年かかった)

辞令などはなく、あくまで指示でしたけど、今まで誰の指示もなくkintoneを使って業務改善をしてきた自分としては

bozu
遂に社内の業務として、自分のスキルを活用するチャンスが来たぜ・・・

まぁキンボウズレベルで十分とのことでしたので、サクッと作ってPV数も半年で5倍くらいに伸びました(落ちなくて良かった・・・)

大きな一歩でその時は大満足でしたが・・・

結局自分がしたいことは総合的なアプローチ

命令があったのはホームページに関してなので、それ以外の案件については指示がないので、動けない・・・って訳ではないですが

指示のあった範囲以外には手を出せない(他部署、他施設・・・他法人はMOVEDで手を出せるか)

環境を変えたくない→変えないとダメ!!な環境にするには・・・根回しと実績が必要です(ここでも実績)

一部の部署だけkintoneを使っても意味がないんですよね。共有したい相手はたくさんいるのに、kintoneを使っていないから紙で印刷したりPDFをメールで送ったりでまぁ面倒臭い

部門や担当として責任を持って動きたいんです。働かせてください!そういう道を作らないと、僕が辞めたり別の仕事をメインにすると流れが途絶えてしまう

流れを作るのは大変でも、止めるのは簡単です

「そんなことまでしなくてもいいのに」

「そこまでやってくれるの?」

周りも相談できないんですよね・・・

「こんなことまで頼んでいいのかな?」
「こんな質問誰にしたらいいのだろう?」
「忙しそうだし・・・」

言ってくれたら時間作るんだけど、そもそも僕の動きは社内の一部の人間が認識しているだけで、周りの認識は、

いつも怒った顔している坊主

そもそも、自分が今のポジションにずっといても、後任は育成できない。だってそういう部署ではないし、ここにいる限り1人マイナスみたいな感じなんです

bozu
自分が消え去ることで、1枠余って補充可能となるんです!!私とどうかお飛ばしください!!!

2年くらい人事異動の時期になると、話題としてあげては消えあげては消え

辞令交付編

そんなこんなで新型コロナウイルスで医療介護業界も色々と変化が必要となりました

  • オンライン会議
  • オンライン面会
  • リモートワーク
  • YouTubeなど動画コンテンツ活用

今までやったことがないことを、実施しないといけない

誰もしたことがないんだから、やり方がわからないんですよね。Zoom?ミュート?画面共有?どこ?

bozu
ふふふ、フルリモートで働く坊主がここにいるぜ!!

再度辞令辞令と叫びましたw

肩をポンポンと叩かれるのを待っていても、叩かれないのは理解しました

それは社会人になって何度も味わいました。自分の望む人事は待っていても出ない(出る会社が理想だけど、人の心が見える人間なんていない)

そして、僕がやっていることは分かりにくいし分からないことは評価も難しい(自分自身も未だに自分の提供する内容に値段をつけるのは苦手です)

結局は声を出すしかないんですよね

  • 声の継続性?
  • 坊主の将来性?
  • コロナ禍の影響?

遂に辞令が出ることになりました

当面は兼務の解除を目指して

かといって、今のポジションを全て任せて異動は難しく「兼務辞令」

正直、今自分が離れても特に支障がないまでに自分がいる部署はプロ集団だと思っています

遠くない未来兼務ではなくなると思いますが、多分遠くない未来にまた兼務になっている気がしますw

結局やりたいこと、やるべきことは状況によって変わってくるので、部門や役職なんてあってないようなもの

「臨機応変部」

これを目指してやっていきたい

ずっと同じことをしなくて、後任を育てて次の課題に取り組んでいきたいですよね 何歳になっても

実際部署とか役職とかは不要だと思う

最後に部署にしたいとか、〇〇部を目指すとか書きましたが・・・

年功序列で順番待ちをしている役職とか、業務を縦割りにする部署って考え方はいらないんじゃないかと感じています

専門職の集まりだからって、医療介護は別だって意見もありますが

他業種も皆さん専門職の集まりだと思いますし、医師だから経営企画していけない訳ではなく、看護師が地域連携を担っている病院も多いでしょう?

役職がついたから責任感を持って仕事をするのか?いや、役職の有無に関係なく責任感持って仕事するだろう?

欲しいのは部署とか役職とかではなく、決定権かな?

沢山の判子を集めないと、新しいこと1つ進められないのは面倒くさい

色々課題があるので、kintone以外も沢山活用して働きやすい環境を作り、それが法人にとっても自分にとっても家族にとっても、そして社会にとっても少しは良い影響を与えられると良いなと

ってことで、ちょっぴり環境を変えて今後もマイペースにやっていきます

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