職員食堂の管理をkintoneと連携サービスで試した①

予約からの当日確認をkintoneでと言えば、参考になるのがこちらのシリーズ(サイボウズ社員さんnote)

最初サイボウズのイベントに参加した時

bozu
きっとkintoneなんだろうな・・・kintoneで色々やっとんだろうな・・・

さて、今回は職員食堂予約システムを作ってみます 笑

僕の中で職員食堂の業務改善がトレンドなんです

  • 申込を大勢が共通の用紙に○をつけたりしていると、新型コロナウイルスの感染リスクがあるかもしれない
  • それを毎日目視して数を数える作業ってどうにかならないのか?
  • キャンセルは用紙に×をつけるしか対応できない
bozu
アナログ過ぎることが多く、運用上改善が必要

今回はタイトルに①がついていますが、②があるからです

ざっくり①②の違いを説明すると

  1. 1回の注文で注文できるのは1日のみのちょい複雑アプリ
  2. 複数日まとめて注文できる比較的簡易アプリ

今回は①!!

今回kintoneで実現したいこと

流れとしてはこんな感じ

  1. 自身の注文履歴を確認するページがある
  2. ページから予約注文を行う
  3. 予約は変更できる
  4. 当日食堂で予約した内容をQRコードで提示
  5. QRコードを読み込むとレコードを更新
  6. 請求に必要な集計楽々

これをkintoneと連携サービスで実現したい!!

作っていきますkintoneアプリ!!

食堂予約のイメージ

  1. 食堂予約アプリ
  2. 職員リストアプリ

の2つのアプリを準備しました

食堂予約アプリ
職員リストアプリ
職員リストアプリがある理由
職員はkintoneユーザーではないことを前提に作っていますので、注文はトヨクモ のフォームブリッジで受付

毎回職員名やIDをしっかり入力できるとは限りません(全角スペースとか、ID間違っているとか)

そこでkViewerルックアップという機能を使うので、職員リストアプリが必要となります

(kViewerルックアップについては書いてたはず!!)

保育園休みますをkintoneで連絡

保育園今日休みます 保護者とWEB連携

 

kViewerで自身の予約状況を確認

基本予約はkViewerで確認

bozu
今日は・・・Aランチ頼んでたか!

リストビューよりカレンダービューの方が確認しやすいかな・・・

簡易認証で追加絞り込み条件を設定しないと、職員全員のランチ予定を出力することになります 笑

個々の内容だけを確認できるようにしておきます(1000人以上の運用となればビューを増やせばいいだけなんですが、管理が大変だろうな〜)

設定しておけばユーザー名とパスワード入力が必要となります

bozu
これであなた専用の食堂申込管理ページができますぜ

予約したいときはフォームブリッジ

kViewerのヘッダー部分フォームブリッジのリンクを貼っているので、そこから注文へGo

kViewerルックアップ(今回はID検索)で職員IDを入力すればOK!!

予約日は初期値を入力している日に設定していますが、明日や明後日の予定もOK

毎日食堂行くんで一気に予約したい人・・・次の記事で書くことにします

予約変更もフォームブリッジ

カレンダービューで注文したメニューをクリックすると、レコード詳細画面に飛びます

フォームブリッジと連携しているので、予約変更をクリックすればkintoneユーザーでなくてもレコードを編集することが可能です

kintone全社員導入は無理だけど

全社員にkintone導入は無理だが活用したい

食堂ではプリントクリエイターでQRコード提示

注文していたら、当日のレコード詳細画面を開いてQRコード表示させます

以下の内容だと10時以降に注文してるからアウトですね 笑

これを食堂側が読み込むことでkintoneの処理をしていきます(QRコードはキンボウズブログリンクに差し替えています)

ここからはCustomine!!

食堂側の管理も楽々

そもそも注文してから作るのか?
既に大量に作ってメニューが選べないか?

で運用が変わってきます

今回は注文見てから作る(温める)ということで・・・

QRコード読み込み注文確認

プリントクリエイターで発行されたQRコードは、レコードページがリンクとなっています

読み込んだらkintoneのレコード詳細画面に飛びます

bozu
QRコードの上にメニューや注文日時記載しているんだから、そもそもQRコードの必要性はあるの?
キンボウズ
なりすましかもしれない!!
まぁまだ来てない人いないかな?(食べなくても請求するけど)一応チェックしておこうよ

注文確認時に顔写真も確認(ダブルチェック)

なりすましは許さない!!
(今回の内容としてはあまり重要じゃない機能)

Customineを使って、レコード詳細画面を表示した時に

  • 状況を未から済に変更して食堂に来た人をチェック
  • 顔写真で本人か確認できる

職員リストアプリに顔写真を添付ファイルへセット!!

したくても、ルックアップは標準では添付ファイルは適応されません!!

なので、Customineで設定しておきました(内容は下記参照)

永遠リロードを防ぐ為に、発動条件は状況がの場合にしておきました

添付ファイルが増えて容量圧迫問題
注文受ける度に顔写真コピーしてたら容量圧迫するんじゃない?

すると思います

なので、一括削除できるようにしておきました

kintone添付ファイルを複数レコード分削除

kintone添付ファイルを複数レコード分削除したい

集計簡単なので、集計業務がなくなる?

価格って数値フィールドの初期値に価格300を設定しておきました(メニューによって違う場合はIF関数とか使わないといけないけど、うちは統一価格だから)

あとはkintoneの標準機能で今月注文数とか支払額とか出せますわね

説明動画(YouTube)

この為に契約するのではなく、こんなことにも使う

  • kintone
  • フォームブリッジ
  • kViewer
  • プリントクリエイター
  • Customine

食堂予約システムの為に全て契約するのは勿体ないですが、色々な業務を改善させる中で食堂運営も改善しようって流れなら納得できると思います

 
  1. 1回の注文で注文できるのは1日のみのちょい複雑アプリ
  2. 複数日まとめて注文できる比較的簡易アプリ

今回は①を紹介しましたので、次回は②を紹介させもらいます!!

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