サイボウズ製品を家族で利用できるか検証した

僕はkintoneしか使ったことがなかったんですが(昔サイボウズofficeパッケージ版は使ったことある)

株式会社MOVEDにJoinして、サイボウズパートナーとしてサイボウズ製品を全て触ることが可能となりました。

仕事とキンボウズとMOVEDと リモートワークやってみる

2019年9月7日
  • kintone
  • サイボウズoffice
  • Garoon
  • メールワイズ

全部触れるから全部をマスターしたい!!とはならず、kintoneをもくもくと勉強する日々

kintoneと連携できるGaroonは便利だと聞いていて、勉強したいと考えていましたが

bozu
覚えるには実際に利用するのが一番なんだけど、職場で導入はまだまだ先だろうしな・・・

実際に利用しながら覚えていく方が効率的だけど、kintoneデモ環境を本利用することはできないし、Garoonのデモ環境はないし(MOVEDにはあるけど)そもそも職場はサイボウズoffice導入しているし・・・(無理か)

個人事業主としてkintoneとGaroonを利用したいと考えましたが、kintoneは最低5ユーザーでGaroonは最低10ユーザーから契約って小遣いが飛ぶというか消滅する(小遣い制じゃないけど個人で支払うには結構な金額になる)

個人で利用するにはサイボウズの製品は壁が高めだと感じた

個人事業主として使えないとしても、サイボウズofficeとかGaroonとかのスケジュール管理を家族で利用すると便利じゃないかと考えました。

家族も立派なチームでありグループである

グループウェアを家族が使うことで、情報共有が楽になり家庭円満に繋がる気がする。

しかし、個人事業主と同じくkintoneは最低5ユーザーでGaroonは10ユーザーからの契約。

スケジュール管理だけでもとサイボウズofficeを利用したくても最低5ユーザーからの契約が必要となるので、年間約3万円の支出となります。

bozu
やはりプライベートでサイボウズ製品を利用することは困難なんだろうか、、、
3万払うか・・・

便利なので払う価値はあるのは理解できている。ただ、費用面で自分だけではなく家族のことだしなと悩んでいたらサイボウズには「チーム応援ライセンス」があるよと情報をいただきました。

チーム応援ライセンス

まず、チーム応援ライセンスを家族で利用することは可能なのか呟いてみたところ

チーム応援ライセンス

チーム応援ライセンス?
業務効率化ツールへの投資が困難で、サイボウズ製品の利用が財政的に難しい団体が、

サイボウズ製品を利用してチームワークを高めることができるよう応援するライセンスです。
 

サイボウズ製品を年額9,900円(税抜)で300ユーザーまで利用可能という太っ腹!!

ただ、結構審査は厳しいと聞いたことがある。

そもそもNPO法人でも任意団体でもなく「家族」というのは大丈夫なのかという悩みに関しても先行事例がありそう!!

ということでキンボウズ ファミリーをチームとして申し込むことにしました

申し込んでしばらくすると・・・

2019年10月に開設されたばかりのサイボウズ✖️NPOというツイッターアカウントからコメントをいただきました。これは心強いと言うか期待感が高まりますね

チーム応援ライセンスGET!!する前でざっくりサイボウズ製品でやりたいことを妄想しました。いや、妄想する前にアプリを作ったり設定変更して実際使ってもいいじゃないか・・・だって

bozu
サイボウズ製品は30日間試用期間がある。
そして、正式契約したら試用環境は引き継がれるのだから

もし、サイボウズの製品を家族で利用することができたのなら、何をしたいか?

  • スケジュール共有
  • ToDo共有
  • 晩ご飯メニュー共有
  • 家族稟議
  • 家計簿の共有

すぐに思いついた課題は5個 むしろ全て早く解決したい課題

5個の課題についてkintoneとGaroonで対応できるか検証してみました。(折角だからkintoneを活用できるGaroonを使いたい)

スケジュール共有

元々家族のスケジュール管理にはGoogleアカウントを夫婦で共有できるように設定してGoogleカレンダーの情報を共有していました。

子供の予定をどちらかに入れておいて、共有していましたが共有を忘れたり、先日iPhoneを買い替えてから設定を忘れていた部分があって、ダブルブッキングが頻繁に発生しちゃう状態・・・

子供の予定をママは把握しているけど、パパは把握していないことがあったり逆もあり

個人事業主としての働き方も最近追加したこともあって、予定が今まで以上に入るようになり情報共有と管理が重要課題となりました。

kintoneでもカレンダー機能はあるのですが、サイボウズofficeやGaroonと比較すれば標準機能は限られるイメージがありました。(カスタマイズや連携サービスを使えば高機能になるかもしれないけれど、費用面や利用するのが自分だけではなく嫁ちゃんも使うのであまり複雑なものは避けたい

そこで、Garoonを使って家族の予定を登録してみました。どんな風に画面で確認できるのか?

Garoonスケジュール画面

今回申請したチームはパパママ夫婦だけでなく、娘ちゃんや息子くんも家族でありチームであると考えました。

そこで、娘ちゃんと息子くんはまだ自分で予定を登録できる年齢ではないのですが、Garoonは相手の予定を入れることも可能ですので、それぞれcybozu.com共通管理でユーザーを追加しました。

これで、パパもママも娘ちゃんや息子くんの予定が登録することは勿論のこと、一緒に出掛ける予定も登録可能。つまり家族共通の予定を登録することも可能です!!

いちいち家族全員分予定を1人ずつ登録しなくても予定に参加する家族を予定に追加するってことができるのです!!

複数名の予定管理も簡単

例えば、予防接種に行く予定を入れるとしましょう。当日はパパが息子くんを予防接種に連れていくとしましょう。Garoonの予定登録に関しては、パパと息子くんを参加者にして予定を登録するだけでパパと息子くんの予定に反映されます。

公園で遊ぶ約束したから、パパと娘ちゃんと息子くんを参加者にして登録しておけば、パパは予定を見て行動できる。ママも娘ちゃんとの予定を入れてダブルブッキングする可能性は低くなります。

Garoon予定登録

このまま予定を入れるとダブルブッキングすると分かっていても、この予定はどうしても入れないといけない時もありますよね?

「ここの予定変更できる?その日荷物が届く予定」と言ってくれれば全員自宅待機の予定に変更すればいいので、家族全員の予定が1画面で確認できるのは有難い

予定に関しては無料アプリでも共有できると思います。

点の予定ではなく、お互い抱えている締切とか、この辺り私忙しいんよって状況も共有しておきたい。

やるべきこと、ToDoリストを共有することで家族の将来の予定を更に強化共有できるのではないかと考えました。

ToDo共有

夫婦互いに締め切りのある案件をどの程度抱えているのかを共有したい。

「締め切りが近い案件が来週多そうだぞ」ということが視覚的に確認できたら

bozu
今週の家事はお任せしてちょーだい♪
さぁ!!仕事をするんだ〜〜〜

って声掛けも自然にできるはず

更に、二人のどっちかがやっておけばいいよね?って内容がどちらもせずに

bozu
あと5分で締切やん!!

ってことも多々あります・・・

Garoonには共有ToDoって機能があるので、夫婦共有ToDoリストを作ることが可能ですので、活用すればお互い置かれている状況の共有や家族としてやるべきリストの共有が可能かも?

夫婦共有ToDo(共有ToDo)

まず、ポータル画面に共有ToDoを配置することができるので、夫婦共有でしなければいけないことが一覧として確認できるということは便利だし、締切日が近づいてきても互いに動いてなさそうなら

bozu
ふふっ!!一肌脱ぐか!!
共通ToDo

登録も簡単ですし、担当者の割り振りによっては将来的に子供を担当者として追加することで役割意識をもってもらえるかも・・・

共有ToDo詳細

後で書く「家庭内稟議」で承認された案件の買い物に関して共有ToDoを追加したい場合は、稟議のリンクを内容に貼っておくことで

bozu
なんでこれ購入する予定だったっけ?

って疑問も解決できるかもしれません。

予定もですが、やることリストも言った言わない問題も記録に残るから公正に判断できるのではないかと思います。

予定の共有とやることリストの共有も他のシステムでも可能かもしれませんが、個人的にいつも悩むのが

bozu
今日の晩御飯何を作るつもりなんだ~~~

晩ご飯メニュー共有

私は共働きなので、先に帰った方が晩ご飯を作ると言う家族ルールが存在します(いや、当然だろうけど)

ママが朝早起きして晩御飯作ってくれていたり、材料の下処理とかを終えた状態で出勤してくれているので毎日助かっています。

ただ、先に帰った時「どんな調理をするつもりだったんだろう?」と悩むことが多く、LINEで聞いて調理方法を書いたサイトのリンクをもらう流れが結構ありました。

「事前に情報として残せるなら楽じゃない」と嫁ちゃんから提案

bozu
なるほど・・・
仕事で遅くなりそうな時は晩御飯のメニューを共有することができれば・・・

ちょいと実現可能か考えてみました。

晩ご飯もチームの一員!?

チーム応援ライセンスだからできることなんですが、チーム応援ライセンスは年額9,900円で300ユーザーまで利用可能

晩ご飯もチームの一員としてユーザー追加しました。晩ご飯の予定に晩御飯の予定を登録する(ややこしい 笑)

bozu
晩御飯があるから昼以降の仕事が頑張れる。今日は刺身かうししし・・・
晩ご飯ユーザー

ただ、晩御飯のメニューを予定として登録する際に、いちいちレシピのリンクを貼ったり料理に必要な材料を入力するのは面倒くさい・・・

kintoneのルックアップみたいに数クリックでメニューが入力されたら便利なのに・・・

bozu
kintoneとGaroonを連携させることで実現可能かもしれない・・・

kintoneと連携 レシピをGet

晩ご飯もチームだろう?

同様にGaroonの想定された使い方とは完全に違う気がします。

本来は予定の訪問先情報を入力する際にkintoneのレコード情報を飛ばしてくることでルックアップみたいに入力作業を簡素化しようというのがGaroonとkintoneの連携の1つかと考えていますが

その機能を「料理情報」として活用することにしました。kintoneに登録しておいたレシピ情報を参照できるようにすることで晩御飯のメニューを簡単に登録することができるし、必要な情報を予定に記載することも可能

晩ご飯料理情報登録

とりあえず2個ほどメニューをkintoneに登録してみました。

料理情報の追加をクリックすると↓の様な画面が表示されます。これはkintoneのアプリに登録した料理情報です。

Garoon側情報選択画面

予定に登録したい料理を選択して取得するボタンをクリックすると

  • 料理名
  • 材料
  • レシピのリンク

といった情報がGaroonの予定に登録されます。また、kintoneレコードのリンクも登録されるので、詳細情報はkintoneで確認!!ということも可能です

kintoneとGaroonを繋ぐ

では、さくっとkintoneとGaroonを連携させてみましょう。

今回はkintoneのアプリに登録した料理情報をGaroonのスケジュール登録の際に活用したい。まずは料理情報を登録する為のkintoneアプリを作ります(簡単に・・・)

いつも通りkintoneアプリフォームに配置したフィールドをご紹介

  • 料理名(文字列1行)
  • リンク(リンク:Webサイトのアドレス)
  • 材料目安(文字列複数行)
  • チェックボックス(チェックボックス星で採点)
  • スペース(要素ID:Garoon)
kintone料理情報

美味しかったら星をたくさんつけて、星の高い料理を一覧で表示させます。ある程度星がついてきたら星の低いメニューを削除していけば家族の人気メニューが揃った料理情報アプリの完成♪

スペースフィールドの要素IDをGaroonにしておきます(別に何でもいいけど分かりやすいから)

Garoonのスケジュール連携というプラグインが初期状態からkintoneプラグインとして待機しております(メールワイズ も)

Garoonスケジュール連携プラグインをインストールし、作成した料理情報アプリにプラグインを追加します。

作成したスペースフィールドの要素IDを選択し、後は好きなように設定してkintoneの設定は終了です。

Garoonスケジュール連携プラグイン

kintoneの設定が終わればGaroonの設定を行います。

Garoonシステム管理→各アプリケーションの管理→スケジュール→kintone連携をクリック

Garoon kintone連携

スケジュール登録時に表示する項目名(今回は料理情報)kintoneのアプリID(cybozu.com/k/8/ 赤字の部分)を入力しスケジュールに登録したいフィールドコードを選択します。

これで、スケジュール登録する際にkintoneからレシピをGetすることが可能となります。

kintone連携設定画面

↑ではすべての予定で使用することになっていますが、Garoonには予定メニューを設定することが可能です。

予定メニューが家事の場合だけ料理情報が選択できるって設定もできるので、色々な使い方がkintoneとGaroonの連携でできるんじゃないかと感じています。(この予定メニューを選択した時には〇〇アプリの情報を参照するってことか可能)

これで、予定もToDoも晩御飯のメニューも共有管理が可能となりました。

ただ、Garoonは予定管理機能のみのツールではありません!!

家族のことは家族の承認を得よう!!

続いて家族稟議をGaroonのワークフローで実現しましょう。

家族稟議

家のお金で何かを買う時は、基本的に相談することになっています(暗黙のルールというかこれも普通ですけどね)

ただ、5000円以下はお互いの采配で決めてもいいんじゃないか?

5000円以上は家族稟議案件としてパパママ双方の承認が必要とすればお互い納得できるんじゃないか?

何を買うかは相談するけども、金額によっては好きにしていいよ(ただし報告はしといてね)

ということで、Garoonのワークフロー機能を利用して条件分岐とかの設定もしながら家族稟議をやってみました。

Garoonワークフロー

Garoonシステム管理→各アプリケーション管理→ワークフロー→申請フォームの一覧から申請フォームを追加します

申請フォーム情報を入力します。(細かいことはスルーしています 笑)

Garoon申請フォーム情報

申請フォームの項目一覧では必要な項目を1つずつ設定していきます。

今回は家族間と言うか今のところ夫婦間ですので可能な限り簡素化して

  • 購入案(文字列1行)
  • 金額(数値)
  • 購入理由(文字列複数行)

(kintoneと類似している部分が多いので設定方法が既に染み込んでいる気がする。)

Garoon申請フォーム項目

承認経路としては、申請時はパパママどちらかが承認すればOK。経路の分岐情報で金額を設定し、分岐条件として5,000円を超えた場合は家族承認ルートに移行し、パパママ両方の承認が必要となる。

5000円未満はパパママ両方の承認は不要だが、5000円以上はパパママどちらかが却下したら家のお金で買うことは出来ないぞという設定にしました。

Garoon承認経路設定

金額は自由に設定できますので、ご家庭に沿った条件を設定してくださいませ(1円から双方の承認が必要でもいいと思いますけどね)

実際の画面としては↓みたいな感じです。

Garoonワークフロー例

承認時にコメントを記載することも可能ですので、ここもしっかり活用していきたいと思います。(本来は物品購入稟議で部長とかから「購入後の活用状況を定期的に報告すること」みたいなコメントが入るんですけどね)

ちなみに上記の事例はリアル事例であり、嫁ちゃんの承諾は得ております

何にお金を使うかって情報は共有できたので、最後の課題として家計簿をつけて、支出状況を共有できる様にしました。

家計簿 kintone Garoonで共有

家計簿アプリを使っていた時があったんですが、入力はママばかりで負担をかけていました。パパが買ったものは申告しない限り家庭の支出に反映されない。家族カードを作って可能な限り支出状況を共有できる様にと努力はしましたが・・・

夫婦双方が簡単に情報入力できて、リアルタイムに近い支出状況が共有ができればいいな・・・

bozu
kintoneで家計簿をつけて、支出状況はGaroonのポータルに貼り付けることで日々予定を見るときに家庭の支出状況を確認できるんじゃないか・・・多分

kintoneアプリ

kintoneアプリフォームに配置したフィールドは↓

  • 日付
  • 食費
  • 雑費
  • 光熱費
  • 通信費
  • 保険
  • 子供

この辺りは家庭によって呼び方や必要な項目が変わってくると思います。(自由に項目を作成できるのはkintoneのメリット)

スマホやタブレットでレシート(領収書)を撮影して保存するかもしれないと添付ファイルフィールドを配置しています。

各項目別の支出以外に「支出の合計」ってのが必要だと考え、各項目の数値を合計しています。(月毎の食費推移も欲しいが、全体の支出の推移も知りたい)

kintoneアプリの設定で集計やグラフを設定すれば家計簿アプリの完成!!

それでいいんですけど、Garoonは恐らく毎日予定管理で開くと思うので、Garoonのポータル画面にkintoneのグラフを貼り付けたい

Garoonのポータル画面にkintoneアプリの集計やグラフを貼り付けることができるので試してみました。

Garoonで家計の情報を共有

まずは、kintoneでグラフや集計を作成しておきます。

そして・・・から埋め込み用タグを表示させてコピーしておきます。

グラフ埋め込み用タグ

Garoonシステム管理→各アプリケーション管理→ポータル→HTMLポートレットから先ほどコピーした情報を貼り付けてHTMLポートレットを追加します。

後はポータル一覧から先ほど作成したポートレットをポータルの好きな部分に表示すればGaroonのポータル画面でいつでも家庭の支出を把握することが可能です。

kintoneグラフをGaroonポータルへ

家族とサイボウズ製品の相性は抜群

Garoonとkintoneを試用して3日間で上記の設定をしてみました。

まだサイボウズ応援ライセンス申請してから連絡が来ないので、ドキドキですが・・・

家族のアプリは自分で作る!!

既存のアプリは世の中に大量に出回っています。

無料有料アプリが大量であってもカスタマイズ出来るアプリは少ないのではないでしょうか?

〇〇家族専用アプリ

これがサイボウズ製品だと作成することが可能と言ってもいいのではないでしょうか?

kintoneでアプリを作り、Garoonで予定を共有し、将来を一緒に設計する・・・最高

費用感も応援ライセンスが適用されれば家庭価格

  • kintone
  • サイボウズoffice
  • Garoon
  • メールワイズ 

上記のサービスが300ユーザーまで利用できて、年額9,900円(税抜き)ってことは

4人で利用すれば年額2,500円=1ヶ月 280円で利用することが出来るという計算なので、有料のスマホアプリを利用すると考えたら家族でチーム応援ライセンスと言う選択肢もアリかも知れない(審査が通ったらの話)

今回の利用方法はほんの一部というか一例であって、kintoneやGaroonだけでも様々な使い方ができ、組み合わせるともっとすごいことになります。

今回の記事には書いていませんが、メールワイズ も設定してみました。個々のメールアドレスとは別に共有のメールアドレスを使ってメールワイズ で管理する。家族のことだけど誰かのメールアドレスにばかり情報が集中して、メールを転送したりスクショを取らないと共有できないというのは地味に面倒くさい・・・

チーム応援ライセンスが家族で利用できれば最高ですが、チーム応援ライセンスのすごいところは利用できるサイボウズ製品はそれぞれ上位コースが利用可能

  • サイボウズoffice プレミアムコース
  • kintone スタンダードコース
  • メールワイズ  プレミアムコース
  • Garoon (上位コースなし)
bozu
kintoneスタンダードコースだったら色々とできるのに〜

って嘆きもなく、いきなり最強レベルからスタート気分♪

審査通れ!!

補足
kintone以外の製品については今回初めて使ったので使い方や設定方法が間違っているかも知れません。今後しっかり勉強するので許してちょーだい

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kintoneの導入支援

キンボウズが実際にkintone導入支援を致します。そのほか色々と・・・

詳しくはMOVED公式ページ