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日程調整業務の自動化 Dr.Worksとzapierとkintone連携

Dr.Works利用していますか?

リモートワークだろうが職場出勤だろうが日程調整はやります。自分の空き予定を確認して、先方に連絡する。1つではなく、複数の予定を送っているけど調整がつかず、再度メールを送るって面倒くさくないですか?最近日程調整ツールが増えてきています。僕もいくつか試してみたしたが、便利ですね。

空いているところに予定を入れてくれるので、何度もやり取りする必要はない。

今回、Dr.Wokrsで調整した予定をZapier経由でkintoneにレコード登録してみたので、ちょっと内容をご紹介します。

日程調整後にカレンダーへ二度打ち発生

Dr.Worksでは、自分の空き情報を見て相手が日時を選択することで訪問日が確定したり、Zoomのリンクを自動生成します。双方のメールアドレスに情報を送信までしてくれます。Googleカレンダーの同期していたら、予定をGoogleカレンダーにも登録してくれます。至れり尽くせり

ただ、仕事では議事録とかメモとか打ちますよね?Zoomの録画を見ればいいと思いつつも、さっとメモ打ちたい。メモを打つには

  • ミーティング日時
  • ミーティング相手情報

ぐらいは入力しますよね?せっかくDr.Wokrsは色々と日程調整支援してくれているなら、調整情報をメモ帳にも反映させたい。じゃないと入力作業が発生して面倒臭い。

サイボウズのkintoneに議事録アプリとか、ミーティングアプリを作ってDr.Woksの情報をZapierで自動保存することが可能でした。

Dr.Works Zapier kintone設定の流れ

kintoneアプリは事前に作っておきます。特にルールはないですが、Zoom情報を登録するなら

  • ミーティング開始時間、終了時間
  • ミーティングリンク
  • 相手の名前
  • 相手の会社名

上記の情報がセット可能なアプリ作成と、APIトークンを設定しておきます(レコード追加は必要ですね)

kintoneアプリが作成できていれば、Dr.Wokrsの連携設定からzapierのAPIキーを発行します。

zapier画面からCreate Zapをクリックして設定を進めていきます。

Trigger選択画面で、Dr.Worksを検索して選択します。

トリガーとなるイベントを選択します。今回はDr.Worksで作成されたZoomリンクをkintoneに登録したいのでNewMeetingを選択します。

Dr.Wokrsで発行したAPIトークンをセットします。

APIトークンをセットできたら、対象となるDr.Worksのアカウント選択が可能となります。

Dr.Worksとzapierが繋がっているかテストを行います。接続できていたら次のステップ(kintone)

Actionを選択します。kintoneのKが大文字なところは海外だからかな?

Dr.Worksの情報をもとにkintoneのレコードを生成するので、Create Recordを選択します。

ドメインやアプリIDなどkintone情報をセットします。Basic認証を設定していたらここでセットしておきます。

情報に間違いがなければ、対象となるkintoneアプリのフィールド情報が表示されます。Dr.Worksの情報をどのフィールドにセットするか選択していきます。

セットできればテストを行います。既に画像ではテストは終わっている状態です。全ての設定がしっかりできれいれば、Dr.Wokrsの調整内容がkintoneに反映されます。

動作を簡単な動画にしておきました

【日程調整自動化方法】 調整やZoomリンク生成、会議議事録準備までを自動化してみた

日程調整はURLを送るだけ

調整した内容は、自動でkintoneに登録され、それを議事録やメモとして使えばいい

楽ができています。中の人ありがとう

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ABOUT US
Koichi Takimurakinbozu株式会社 代表取締役
【経歴】
体育大学→医療介護→起業
サイボウズ公認kintoneエバンジェリスト
【興味のあること】
筋トレ/業務改善/動画撮影/キャンプ
3児のパパで、基本在宅勤務

業務改善支援相談など、1時間相談無料