住宅型有料老人ホーム kintone活用事例

大阪府寝屋川市にある、住宅型有料老人老人ホーム”スマイルらいふ寝屋川“へkintone導入支援させていただきました。今回は、介護施設でkintoneを担当している職員の方にインタビューした内容をご紹介します。

kintoneを介護施設に導入した経緯と進め方

kinbozu

今日はお時間いただきありがとうございます。

まず、kintone導入しようと考えた経緯についてお聞かせいただけますか?

はい、私が会社に入社したタイミングの前から、そういう話はあったみたいなんです。医療介護業界は紙の運用が非常に多い保管スペースや運用のことを考えていくと、クラウドサービスを導入して、紙からのデジタルへ移行をしていきたい。色々とサービスがある中で、代表の知人に医療介護業界の業務改善を得意としている方がいると聞いて、kinbozu株式会社に問い合わせさせていただきました。

kinbozu

kintone導入してから運用までどのような手順で進めていきましたか?

私自身、システム系はそれなりに前職でやっていました。ただ、kintone自体を運用し、メンテナンスするってのが初めての経験でした。1から自分たちだけでやるっていうのは中々難しいだろう、一旦パートナーさんに依頼をかけて、勉強しつつアプリ構築を行っていけば、慣れてきた時点でその先のことも考えることができるんじゃないかと思いました。なので、導入当初は一部アプリを作成いただき、途中からはテキストやオンラインミーティングで相談するという形で支援いただきました。

kinbozu

今kintone導入して何ヶ月でしたっけ?

ちょうど半年になります

kintoneを介護施設でどの様に活用しているのか

kinbozu

半年で色々なアプリ作成支援してきましたが、業務支援のメインとなるアプリいくつか聞いてもいいですか?

事故の報告書であったり、各職員 の申請関係に関わるアプリ、あと稟議書の3つがメインになってくるかとは思います。

稟議書に関しては、以前紙に書いたものを各職員が施設長に持っていく。そのあと社長までもって行くにあたって、社長が施設で稟議書を確認してハンコをもらっていました。kintoneを導入したことによって、社長が施設に来なくても対応できるので、稟議決済までの期間短縮に繋がりました。

事故報告書に関しては、紙に書いた報告書を全て職員に物理的に回覧し、捺印で閲覧状況を確認していました。kintoneに移行してからは、作成回覧の運用をkintone上で行っています。申請書に関しても同様なんですが、誰で止まってるかってのがオンライン上で確認できますので、そういった点も利点かと感じています。

業務改善にかかるコストの考え方について

kinbozu

kintoneを申請系で活用する場合、職員1人1アカウント持たないと運用が難しいと思いますがいかがでしょう?

全職員がkintoneアカウントを持っている状態です。

kinbozu

職員全員となると、コストが気になる部分ですよね。社内で反対とかなかったんですか?

全員がアカウントを持つことによって、運用コストは確実に上がります。ただ、メリットとして業務効率が非常に良くなる点について話をしました。上司からは、全員入れてメリットがあるならコストとしては微々たるものだろう。職場の環境が良くなるんであれば、すぐに全員入れるようにって指示でした。特に反対とかは全くなかったですね。

kinbozu

正直言って羨ましいです 笑

kintone連携サービスの1つCustomineも、導入早々に1000スロットを決めていただいたと思います。Customine導入後、kintoneの浸透スピードも上がったと思いますがその辺りいかがでしょう?

確か 1番安いプランだと4スロットからですよね。それから10スロットプランと1000スロットプランがある。初めは使うアプリ内でスロットを切り替えて使うっていう方法を考えました。代表との話の中で、試用期間中に作ったものだけでも、30スロット分あったので、今後も使うだろうしと1000スロットで契約しました。

アプリを作る側としては、正直1000スロットないと無理ですね 笑

帳票の出力もそうですし、定期実行やwebhookなど利用してしまうと、ないことが考えにくいです。特に担当が多いわけでもないので、考える時間や構築する時間の短縮に繋がると瀧村さんからお話を聞いていた通りですね。

kintoneを活用した介護施設業務改善の今後について

kinbozu

そうなんですよね。色々と考えるより、Customineで組んだ方がはやい。それってコストを考える上でも大切だと思います。

既にアプリ数は100を超えていますが、ひとりだけkintoneの運用は厳しくなっていると思います。今後の展開など聞けますか?

新しい介護施設が2024年にオープンします。おっしゃる通り、今後kintoneを活用する場面が増えてきます。私以外に若いメンバーが1人いるので、kintoneも触ってもらっています。

私は介護現場で勤務したことがないので、介護現場から1名kintone担当という形で、現場の意見を集約したり、業務改善に関する問い合わせを受けてもらう役割の職員がいます。週に1回その職員と私と上司で1時間ほどでミーティング行っています。今後の課題は、kintoneを実際にアプリ作成までできるメンバーを増やすところなので、またご支援お願いします。

kinbozu

ありがとうございます。

引き続きよろしくお願い致します。

介護施設でスピード感を感じる業務改善事例

色々な病院や介護施設に業務改善に関わってきましたが、スマイルらいふ寝屋川様はその中でもかなりスピード感を感じる支援でした

kintoneを担当する職員

ここをしっかりと決めておくだけでなく、介護現場からの意見を介護現場の職員が担当となって収集する。それをkintone担当に伝えるフローがkintoneや業務改善が現場に浸透した要因の1つと考えます。

2024年には新しい介護施設をオープンさせるということで、引き続き支援しながら私も学ばせていただきます。

スマイルらいふ寝屋川 について

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連絡先:072-812-7956
受付時間:9:00~17:00

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