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【kintone導入失敗後にやって良かった、動画マニュアル作成】

kintone導入がうまくいかない原因は色々あると思います。私が導入に最初失敗した原因は「操作方法がわからない」

操作方法がわからない→怖い→利用しない

この流れで、新しいツールを導入しても利用ユーザーの広がりを得られませんでした。そこで操作方法を動画にすることで、利用ユーザーを増やすことができた話を書いてみます。

ログインはしたけどキントーンは触らない人多数

kintoneにログインはする。しかし、操作しない。怖いから

  • 説明会はやった
  • 操作方法のマニュアルも作った

それだけでは足りない。自分自身がここがポイントだと思っていても、他者は違う。操作ログを見ても他のメンバーは触っていない。

Excelの運用からkintoneに移行すると決まっても、レコードが増えない。当然ですよね、初回ログイン以降使っていないから。

とりあえず、「わからないことがあれば連絡してね」と各ユーザーに声をかけていく。一部使うようになってきたけど、使う人と使わない人にどんどん差が出てくる。立ち止まって考えてみました。

キントーンを使わないのか、使えないのか

敢えて使わないのか、それとも何かが理由で使えないのか?答えは後者でした。

最初の勉強会から時間も経って、今更わからないって聞きにくくて・・・

わからない点を聞いてみると、既に他のメンバーから聞かれた内容がほとんどでした。

1対1でやりとりをしていると、どうしても同じ回答を何度もするケースが増えてきます。

使っていくと不明点があがってくる。キンボウズに聞けば答えてくれる。まずこの流れでうまれる情報を共有することにしました。

キントーン情報共有と自信アップ作戦

キントーン質問アプリ作成

わからないポイントを聞けるようにキントーン質問アプリを作りました。

誰かが聞いた内容を見て、「こんなことも聞いていいんだ」「これ聞きたかった内容」

質問した内容を他のメンバーに共有することに抵抗感がある人もいました。そこで、閲覧対象を宛先のみにする。これで、質問者と回答者(自分)しか質問内容を確認できない。

回答後、こんな質問もあったよ〜って匿名で共有するようにしました。

テキスト説明+動画でキントーンをもっと知る

テキストだけでは伝わらないこともでてきて、直接担当者に画面を見せて説明することも増えてきました。またまた1体1での情報共有ですね。

これはまずい・・・

「説明動画を作ってしまえばいい!!」

PC画面をキャプチャー録画して、最初は音声なしでキントーンの添付ファイルで保存して共有しました。すぐにキントーンの添付ファイルを利用する方法はやめました。1人5GBという貴重な空き容量がすぐに埋まってしまったからです。

【kintone容量落とし穴】kintone変更履歴で添付ファイルデータのバックアップ

少し調べて、YouTube限定公開にしてリンクをkintone内で共有するようにしました。

  • 一覧と詳細画面で編集ボタンのレイアウトは少し違う
  • 再利用とアクションの違い
  • ルックアップのやり方
  • 関連レコードってなに?
  • ラベルはこうして使うと便利

その後、YouTubeからVimeoに保存先を変更。

最近はZoomとVimeoをVimeo – all-in-one video hosting and collaborationでで連携。Zoom録画データを自動的にVimeoに保存しています。デフォルトで非公開になるようにしておき、必要時パスワード共有してリンクとパスワードをキントーンアプリに登録。

動画だと、どれだけ見ているのか数がとれるのでニーズ調査が簡単にできました。

まだキントーンは使っていないけど、どんなことができるのか知りたい。

興味を持った人の後押しができるように、契約していたトヨクモのkViewerを使い、キントーン内に保存している動画のリンクやパスワードをキントーンユーザー以外の職員が確認できるようにもしました。これで結構ユーザー追加依頼が増えた気がします。

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誰でもわからないことには恐怖感を感じる

私も新しいツールを使う時はドキドキします

わからない操作方法、ここをクリックしても大丈夫だろうか?消えたらどうしよう。

恐怖感をとって、成功体験を作る。

動画撮影は難しい?そんなことはないです。キャプチャー動画で検索してみてください。簡単に画面動画を撮影することができます。Zoomのローカル保存を共有してみてもいいでしょう。そこから、本格的な動画に発展させても面白いかもしれない。

動画の質を求めるよりも、まずははじめることが大切!!

さぁ、キャプチャー動画の共有からやってみませんか?

【キントーンマニュアルは動画で共有】ツールの使い方は、動画で共有すると伝わりやすい。決して資料作りたくないからではないんですよ

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ABOUT US
Koichi Takimurakinbozu株式会社 代表取締役
【経歴】
体育大学→医療介護→起業
サイボウズ公認kintoneエバンジェリスト
【興味のあること】
筋トレ/業務改善/動画撮影/キャンプ
3児のパパで、基本在宅勤務

業務改善支援相談など、1時間相談無料