kintoneに慣れてくると色々な業務とkintoneを絡めるようになり、kintoneのアプリはどんどん増加していきませんか？
増え続けるkintoneアプリ
- 患者申し込み管理
- 入居申し込み管理
- 利用申し込み管理
- FAX印刷
- 封筒印刷
- 面会記録
- 会議資料
導入3ヶ月ぐらいで30個ほどのアプリを作成しました。
ほとんどが既存のExcel管理の情報をkintoneに読み込ませてアプリにしたものですが、アプリの数が増える度に思うのが
申込時に居宅介護支援事業所の情報を入力し、FAXを送るときにも居宅介護支援事業所の情報を入力し、面会記録にも居宅介護支援事業所を入力するという手間がかかっていました。
特に医療介護業界の連絡手段で利用頻度が高い「FAX」は作成の手間が少しでも省ければ業務負担軽減に繋がると考えます。
入力間違いがデータに影響
kintoneはデータが蓄積されて、会議資料にも使える
そんな感じにkintoneが周知されていたので、出来るだけ情報を蓄積しようとチームはkintoneを使う。
少しずつ個々にアプリを作成していく。
非常に良い流れが生まれてきているのに、二度打ち問題に加えてもう1つ問題が発生した
- ABC居宅介護支援事業所
- 居宅ABC
- ABC居宅
全て同じ居宅のことを指しているが、入力する人や事業所によって呼び名が違ってくる。
ドロップダウンで指定しておけばいいのかもしれないが、100以上の事業所をドロップダウンで管理することは現実的ではありません。
選択したい事業所名を探すだけで一苦労ですからね・・・
そんな時こそプラグイン‼でもいいかもしれませんが、標準的な機能に「ルックアップ」があります
kintone ルックアップフィールド
A事業所が入力している事業名と、B事業所が入力している事業所名が違うとどういったことが起きるのか？
事業所単体のデータでは不具合がないものの、法人全体のデータとし活用するために統一した事業所名にするための作業が発生します。なんて面倒くさい・・・
同じ情報の二度打ちや、誰が打っても同じ事業所名になるようにルックアップ機能を使います。
今回は、事業所情報アプリにABC居宅介護支援事業所の情報を入力したレコードを作成し、別のアプリにルックアップでABC居宅介護支援事業所の情報を飛ばしてみます。
設定に関してはそこまで難しくないのですが、とりあえず動画にしてみました
サイボウズドメイン内ルール
「どこの病院から、居宅介護支援事業所から当グループに紹介が多いのか？」
もっと言えば
「どのMSWから、ケアマネジャーから紹介が多いのか？」
「地域は？エリアは？」
それぞれが文字列に入力すると集計時に無駄な作業が入る。そうならないように
- 事業所名
- 地域名
- 疾患名
この辺りは、kintoneアプリを共有してルックアップのコピー元として使うようにしました。
〇〇市と打つ人もいれば〇〇しか打たない人もいますからね・・・
いちいち事業所名をググって電話番号検索しなくてもルックアップでコピーされている
個々のレコードに担当居宅介護支援事業所の詳細な情報が入力されていると打つ作業もですが、日々の業務にも役立ちます。
プリントクリエイター
kintoneを導入して、情報の管理や共有が出来たとしても、送付する書類や申請書類についてエクセルや－ワードで作成しているという方も多いのではないでしょうか？
入力した情報を帳票やFAXに利用しようとしても、kintoneの通常印刷機能は・・・
そもそも、kintoneは情報を共有するために導入、わざわざ紙に印刷する必要はないのですが、lineの様に日本中kintoneを入れているわけではない。
特に医療介護はどの程度kintoneが導入されているのか分かりませんが、キンボウズの周辺では病院がと介護施設が１つずつぐらいですね
ってことで、サイボウズスタートアップ社のプリントクリエイターを使えば今使用しているFAX用紙や帳票用紙をkintoneでも使える様になります。
詳細は下記の記事を参考にして下さい。
Qiita様でkintoneをもっと便利にしてくれるブックマークレットの活用ってライトコースでもkintoneの印刷レイアウトを変更する方法が書かれていました。
２度打ち防止まとめ
FAXを作る度に
帳票を作る度に
「〇〇居宅介護支援事業所 TEL00000000 FAX00000000 担当○□」
と入力するのが面倒くさいし、事業所名を少しでも間違うと集計時に修正が必要
ということで今回はルックアップを利用して事業所アプリの情報を共有利用できるようにしました。会議でもkintoneを取り上げるようになり、想定していた業務をほぼkintoneに移行出来ました。
- 同じ情報を何度も入力する必要が無くなる
- 入力ミスが減少
- ネットで事業所名検索するよりもkintoneで検索する方が情報が確か
「後はアプリの質を高めていくだけ・・・」
