kintoneの通知機能を活用してみた

通知機能って設定されていますか?

bozu
何か分からないけど、通知が来てるっぽい?

必要なタイミング、レコードのフィールド値が変更されたときに通知が入ることで、

新しいレコード追加されたかな?判定終わったかな?っていちいち確認しなくても、通知が来たら動くでOK!!の方が効率いいですよね?

と言うことで、kintoneの通知機能について書いてみます。

通知の種類

レコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどを、アプリの利用ユーザーに通知する機能がkintoneの標準機能としてあるんです。

設定は、アプリごとに設定できます。アプリ設定に

  • アプリの条件通知
  • レコードの条件通知
  • リマインダーの条件通知

をそれぞれ設定することができるので、1つずつ設定してみます。

kintone通知設定場所

アプリの条件通知

アプリの条件通知の条件とは

  • レコード追加
  • レコード編集
  • コメント書き込み
  • ステータス更新
  • ファイル読み込み

それぞれチェックが可能で、ユーザーやグループごとに設定が可能

管理者はレコード追加時に通知が入るとか、ファイル読み込み時は全員(@everyone)に通知が入るようにする。

とか設定できます。

kintoneアプリ条件通知

通知はポータルの左下に通知内容が表示されたり、左上の通知一覧に通知数が表示されます。

kintone通知場所

次のユーザーには、通知は送信されません。

  • アプリを操作した本人
  • アプリやレコードに閲覧権限を持たないユーザー 

ということで、自分自身がレコード追加しても「レコード追加されたよ」と通知は来ない(当然か)

情報閲覧権限がないユーザーに「レコード追加したよ」って通知は来ない(当然か)

通知先はユーザー/組織/グループを設定できるほかに、「フォームのフィールドを追加」からレコード作成者や更新者 フォームに配置したフィールドで選択されたユーザー/組織/グループも設定できます。

例えば新しく申し込みが入った時に

新しく申し込みが入ったときに通知できるようにしたい

アプリの条件通知で、新規申し込みがあったことを伝えたいユーザーを追加してレコード追加にチェックをしておく。

通知を見るかどうかはユーザー次第ですが、いちいち

kinbozu
新しい申込情報レコード追加したので見ておいてください

って電話やメールはしなくて良い(強制的に見せることはできないから、通知を見て確認するかどうかはユーザー次第)

指定したユーザーがアクション起こさないと次のステップに進むことが出来ないというワークフローを設定したい場合は「プロセス管理」という機能があります。もうすぐプロセス管理についてもアップ予定

レコードの条件通知

例えば、ラジオボタンで「通知する」を選択したときに指定したユーザー/組織/グループ等の通知をする。

  • フィールドの値が特定の条件を満たすレコードを登録したとき
  • レコードを編集した結果、フィールドの値が特定の条件を満たしたとき
kintoneレコード条件通知

レコードの条件通知、個人的には結構便利と思いガンガン利用しています。

レコードを編集する前に、フィールドの値が条件をすでに満たしていた場合は、通知されないので注意が必要です。また、次のフィールドの値を使用した条件は、指定できません。

  • 文字列(複数行)
  • リッチエディター
  • 添付ファイル
  • 関連レコード一覧

アプリの条件通知と同様に、次のユーザーには、通知は送信されません。

  • レコードを操作した本人
  • アプリやレコードの閲覧権限を持たないユーザー

例えば、判定結果が出た時

ドロップダウンフィールドで初期値を「判定中」にしておく。

判定が終わり、判定済みにフィールドの値を変更した際通知が来るように設定する。

kintoneレコード通知

上記の画像の様に設定しておけば、判定済みになったレコードを「通知されたぞ」という味気ないメッセージと共に通知されます。

通知される内容は変更できますので、

kinbozu
判定結果がでたよ~♪

とかでもありでしょう。

リマインダーの設定

日時項目の値を基に、日時の条件を指定して、リマインド通知を設定することができます。リマインドの条件には、「通知のタイミング」と「通知の条件」の2つを指定します。

例えば、作成日時から1日後の午前10時の段階で、判定フィールド(ドロップダウンで作ったフィールド)のフィールド値が判定中のままであれば、

kinbozu
まだ判定されていません!!

と通知することができます。(勿論通史内容は変更できます)

kintoneリマインダー条件通知

定期メンテナンスでkintoneの停止中にリマインド条件を満たした通知があった場合、メンテナンス終了後にまとめて通知が送信されますので注意が必要です。

まとめ

スペースやスレッドでも条件に対して通知されます。詳細はkintoneヘルプご確認ください

通知が送信されるタイミングと宛先

kintoneのポータル画面をいちいち確認している時間はない!!そんな方は、kintoneアプリやメール通知で気付けるようにする

apple-watch-kintone

kintoneからの通知をapple watchで確認

2019年3月4日

F5を押して更新されたかソワソワするのではなく、通知機能を上手く使ってみると仕事がしやすくなるかも!!

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kintone通知機能を活用してみた

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