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面会予約をkintoneで管理 Zoomリンク生成もkintone

医療介護の現場でオンライン面会での対応が増えています

私自身現場で働いていた時、ご家族が遠方で中々面会に来れないとのことで当時はSkypeを利用しました。最近だとZoomが多いのかなって印象ですが、管理が大変だという声をよく聞きます。

面会予約→予約内容を確認して時間決定→Zoomのリンクを家族に送付

この流れをkintoneと、一部連携サービスを用いることで再現してみたので書いていきます

kintoneでZoomのミーティングURLが生成できる?

kintoneでZoomのミーティングURL生成できるんです

cybozu developer network

Zoom API を使って、Zoomミーティングを kintone で管理しよう

手順通りプラグインにして、たまに使っております。操作イメージなどは動画をご参照ください

YouTube

管理がしやすい

Zoomのアカウントを複数の個人で使い回すことは規約で禁止されています

そもそも、今回の話はオンライン面会なので、個人のアカウントをオンライン面会に使うこと自体色々と無理があります。(面会予約が入ったから使えないとか・・・)

オンライン面会専用のアカウントを作ったとして、何時にどんな予定が入っているかZoomにログインしないと確認できない。予定を入れたらどっかに転記するのも面倒くさい。

bozu
kintoneに予定入れたら、Zoomのリンク生成も自動でする。これで管理もできるじゃないか・・・

お申し込みは口頭でもオンラインでも

医療介護現場での面会予約は必ずオンラインってルールでも、イレギュラーを想定しておく必要があります。例えば、着替えを持参した時に

「来週月曜日のオンライン面会予約取りたいんですけど」

オンラインフォームからでも、口頭で聞いた時でも対応できるようにしておきます

オンラインならフォームブリッジ

オンライン予約ならトヨクモのフォームブリッジが相性良いかと思います。

予約したい日時や氏名、メールアドレスを入力するフォームを作っておきます。

フォームに回答があったら登録するアプリをAとします。もう1つBアプリを作ります。BにはZoomのプラグインを設定しておきます。なぜアプリを2つ作るのか

フォームに回答があったらZoomのリンクを作成するって訳にはいきません

お風呂の予定や、リハビリの予定が入っているかもしれません。現場に確認してから発行する方がいいと思うので、アプリアクションを使ってみます

希望日時を見て、日時を決定したらアプリアクションを使って別のアプリに情報をコピーします
(アプリアクションでワンクリックコピー!)

コピーした状態では、まだZoomのリンクは生成されていませんが、レコードを保存するとZoomのミーティングURLが登録されます(レコード保存のタイミングでZoomのリンク生成)

フォームブリッジ→アプリA→アプリアクション→アプリB→Zoomリンク生成って流れですね

Zoomで確認すると、しっかり登録されています

kintoneに情報は保存されているので、カレンダー形式で表示させればすぐに今日のオンライン面会に必要なミーティングURLに辿り着けますね

口頭はなら直接登録 伝達はメール?

口頭で予約を聞いた場合、フォームブリッジを経由せず直接アプリに保存すればOK

kintoneカレンダー機能を使って、空いている時間帯に登録できます。伝達はメールを送ればいいです。メールワイズやkMailerを使うとメール送付までの工程が楽になると思います。

kintoneからkMailerでメール送信

フォームブリッジでメールアドレス入力されているので、そのデータを用いてメールをテンプレで送るとか・・・楽が色々できそうですね

フリーで登録できる部分を制限したい場合、javascriptを書いて今日から3日以降の日付からしかせんたくできないようにしたり、kViewerを使ってあらかじめ予約できる枠を作っておくことも可能です

予約だとこちらが参考になるかな

bozu
オンライン面会の管理に疲れている施設があれば、この際業務改善をがっつりやって、その流れでオンライン面会システムも自分で作ってしまいません?

シェアどうぞ宜しくお願い致します