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kintone(キントーン)を導入時にやるべきこと

前回はkintoneのライトコースかスタンダードコースどっちにするよ?

的なことを書かせてもらいました。

導入するコースも決まり、セキュリティも調べた‼

kinbozu
よし‼導入しよう‼

と考えても、個人事業主でない限り、勝手にkintoneを導入することは難しいですよね?

【kintone最低限のコストで考えるな】kintoneでやること、やりたいことを実現できるコストは?

kintone導入前に確認しておくこと

まず最初に

kinbozu
kintone導入を失敗すると二度と導入検討できない

これは医療法人や社会福祉法人などに限ったことではないと思いますが、準備不足で新しいシステムや物品を購入しようと稟議をだして失敗すると、二度ととは言わないまでも次に提案できるまでどうしても期間が空いてしまいます。

運動も仕事も準備が大切ということで、一発合格できるように準備運動をがっつりしましょう

kintoneにかかる予算は?

kintoneは無料で30日間利用できますが、その後は勿論のことお金がかかります。

有料サービスです。最低5ユーザーからの契約が必要になります。

重要なことはkintoneの値段ではなく、kintoneの標準機能で目的を達成する機能があるのか?

  • 外部フォームから入力された情報をkintoneに登録したい
  • kintoneからメールを自動送信させたい
  • 複雑な集計を定期的に実行したい

kintoneの標準機能ではできないこと、カスタマイズや連携サービスを利用することでできること。この部分をしっかり押さえておく必要があります。

価格をしっかり出したとしても

「よし導入」とは中々なりません。

kintoneで改善したい業務フローを作成し、どの作業をkintoneが導入されることで簡素化出来るのか資料を作成しました。

また、kintoneの公式サイトで他の業種や事業所の事例が載っていたので参考にしました
【おすすめ】kintone事例実績

特に社会福祉法人は1年の予算がガチガチに決まっていますので、イレギュラーな出費を嫌う傾向にあると思います。

予算提出前に出すのか、通信費の予算が余っていないかなど、確認する必要も出てきますよね・・・

上司への説明(kintone導入してくれ!)

kintone提案資料を作成し、決済権のある上司たちに説明行脚へ出発‼

kinbozu
印鑑ください‼

とストレートには行かず、30日間無料で利用できるkintone環境で1つアプリを作成しました。

EXCEL管理とkintone管理の違いを伝えるには、kintoneの画面を実際に見せることが早いと考えます

  1. 資料を作り
  2. アプリを作り
  3. 熱弁する

結果、導入することでのメリットが伝わり導入許可がでれば勝利

【キントーン説明会 【キントーン説明会】kintoneって何ができるの?

他部署への説明(kintone使いましょうよ~)

一気に全ての部署に導入したいと考える人もいるでしょう

30日間の無料期間では他部署との連携までアプリ作成や活用イメージを形にすることができない可能性があります

その為、同時に各関係部署全てに導入ということは断念ってことありませんか?

実際自分自身が活用してみて、どういった風に説明すれば良いか、各部署での利用イメージを最初に作った業務フロー等を作成する

便利だとは言え、触ったことがない聞いたこともない新しいシステムを入れるとなると、自分自身でも

kinbozu
また仕事が増えた

と感じてしまいます。

kintoneで便利だと感じることの1つに【1つの業務以外で利用できる】

電子カルテでも介護系ソフトでも、それに関する業務はある程度行えます。

自由にアプリを作り、営業日報を管理したり、自分自身の学会資料を作成することまで出来るソフトは少ないと思います。

幹となるアプリがあるが、枝アプリも各々の業務に活かせる可能性のあるものが作成できる。

アプリを追加する度に料金はかからないとなれば、利用に前向きにならないかと考え、その辺りを各部署連携していく際に話をしていくといいかもしれません。

他施設への説明(kintone使うけどどうする?)

株式会社や合同会社で介護事業を展開している場合、1種類のサービスだけを提供している会社は少ないのではないでしょうか?

  • 居宅介護支援事業所+訪問介護事業所
  • 住宅型有料老人ホーム+居宅介護支援事業所+訪問介護・看護

様々な組み合わせがあるでしょうし、

◇病院+特別養護老人ホーム+介護老人保健施設+地域包括支援センター

会社内や法人内、グループ内に様々な機能を持った施設や事業所を有していると思います。

ここまでくれば、ある程度1つの事業所内で成功事例として提案できる形になっていると思いますし、噂で

「kintone便利らしい」

や実際に運用している画面や操作方法を見せて伝えることが出来ます。

導入したいと考えれば各担当者が説明していきます。

グループ内に事例がある場合、他事業所の事例よりもより詳細な情報となるのでスムーズに進むのではないかと思います。

月、年単位での契約であり、初期費用もかからないので

「駄目だったら辞めれますよ‼」

も検討材料として大きいですね。

導入後のフォロー (kintoneどうですか?)

各部署、各施設に導入したけれども

「アプリが作れない」
「保存できない」
「ルックアップしたい‼」
「〇〇できない‼」

この辺りのフォローに関しては、各担当者のスキルが上がってくるまでフォローをする必要があります。

場合によっては閲覧制限などをかけて個人情報を保護していく必要も出てくるでしょう。

上記のことを考えると、kintone担当者として1人任命しておく必要があるかもしれません。

kintone導入準備 まとめ

どの業種にも言えることでしょうが、お金がかかることは慎重に進めないといけない。

  • 費用面
  • 利便性
  • 将来性

の3点を中心にプレゼンしてみます

勿論、更に良いシステムが出てくるかもしれませんし、知らないだけで既にkintoneよりも自身の業務にあったシステムがあるのかもしれません。

簡単に乗り換えられるものでもないので(実際CSVでデータ抽出して簡単に移行できそうな気もしますが)

「システム選びは慎重に‼」

しかし、悩んでばかりいても何も変わりませんからね・・」