kintone(キントーン)自動採番を標準機能と連携サービス

kintoneに自動採番機能はありますか?

レコード番号というフィールドは存在しますが、運用を考えるとデメリットも多いです。そこで、標準機能とkintone連携サービスを用いて、色々とkintone自動採番を試してみたいと思います。

kintoneで自動採番する方法は色々ある

kintoneで自動採番をする方法は色々あります。

  • 番号だけで良い
  • テキスト+番号
  • 特定の条件で採番したい

実現したい内容は、運用によって異なると思います。いくつか自動採番方法を考えました。

レコード番号で自動採番は、番号の値を変更できない

kintoneのフィールドにはレコード番号というフィールドがあります。

レコード番号フィールドは、レコードを追加するたびに1から連番で自動的に番号が振られます。

  • レコード番号の変更はできない
  • レコードを削除しても、レコード番号は欠番となるだけで、新しく番号は振り直されない
  • フォームに配置していないくても、番号は振られる
  • 計算式に利用できない

レコード番号は自動で番号を振ってくれるので、一見便利なフィールドだと思いますが、実は色々と曲者フィールドなのがレコード番号フィールドです。条件によって番号を振る振らないとかもできないですし、文字列1行とレコード番号を文字列結合させることもできません。

計算式フィールドには利用できなフィールドがある
bozu
No.0001みたいな表示方法はできないし、番号を手動で変更することもできない。安易に自動採番としてレコード番号を利用するのは検討が必要ですね
キンボウズ
ただ、必ず番号が振られるから、一旦csvで出力して編集。編集したデータを読み込ませる時のキーとして使うとか便利なフィールドでもあるんだけどね

日時フィールドで自動採番は同じ番号が生成される可能性あり

日時フィールドの値を文字列1行の自動計算や、計算フィールドにセットするとUNIX時刻として扱われます。

UNIX時刻とは?
UNIX時刻とは、1970年1月1日午前0時(協定世界時)からの経過秒数のことです。UNIXタイムスタンプとも呼ばれます。たとえば日時が2016年4月1日午前0時(協定世界時)の場合、UNIX時刻は「1459468800」です。

なので、日時フィールドの値が1分でも違えばUNIX時刻としてセットされる値も変わってきます。

bozu
つまり、同じ日時のレコードは同じ番号になるので、自動採番としては大きな欠点となる運用
日時フィールドを数字データに変換

自動採番プラグイン

kintone 自動採番プラグインってのが公開されています。

kintone Developer Networkで公開されている自動採番プラグインはすごく便利なプラグインです。このプラグインについては、別記事に詳しく書いています。

kintone自動採番プラグイン
自動採番kintoneプラグイン設定画面
キンボウズ
レコード番号ではできなかった、テキストや日付を組み合わせた採番も可能
自動採番kintoneプラグインで値をセットした場合
bozu
自動採番プラグインはレコード生成時に採番されるので、フィールド値やステータスによって採番はできない。見積もりは採番せず、受注したら採番みたいなことはできない

Customineで自動採番の条件設定

フィールドの値やステータスの値など、条件によって自動採番をするかしないかって設定はCustomineを利用すれば簡単に実現できます。

フィールドの値が検討中だと自動採番しない

Customoine自動採番kintoneアプリフォーム

フィールドの値が受注だと自動採番を行う

Customoine自動採番kintoneアプリフォームセットイメージ

Customineのカスタマイズは下記の画像を参照。これで、検討中はレコードは裁判しないが受注になれば採番するという運用も可能になります。

Customine自動採番値セットカスタマイズ
bozu
自動採番のためだけにCustomineは勿体ないので、利用するなら色々とカスタマイズをアプリに実装しましょう

フォームブリッジで条件つき自動採番

ちょっと番外編みたいな感じですが、外部フォームから入力された情報で、一定の条件の内容であれば自動採番を行うということも可能です。

今回利用したのはフォームブリッジ

Customineの時と同じで、検討中であれば回答を受け付けても自動採番はしない。

フォームブリッジ自動採番フォーム 検討中であれば採番されない

受注になったら自動採番を行う

今回は

  1. フォームブリッジで入力
  2. kViewerでMyPage表示
  3. MyPageから編集
  4. 編集された内容で、状況が受注になると自動採番
受注になれば採番される

フォームブリッジの回答後の自動処理で、自動採番処理という設定があります。処理条件などを設定すれば、フィールドの値によって自動採番処理を実行するかしないかを制御可能となります。

フォームブリッジ自動採番処理イメージ フォームブリッジ自動採番イメージ

kintoneで自動採番の方法は色々あり、実現したい裁判処理によってはカスタマイズが必要となります。ただ、手動で採番することを考えれば、カスタマイズの労力やkintone連携サービスの活用の方はコストパフォーマンス良いかと思います。

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